地名档案管理制度

PAGE地名档案管理制度一、总则（一）目的为加强地名档案的科学管理，充分发挥地名档案在社会经济发展、文化建设、行政管理等方面的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的各类地名档案的管理，包括地名普查、地名命名更名、地名标志设置、地名文化研究等工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各种载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则地名档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则地名档案应如实反映地名的形成、演变过程及相关信息，保证档案内容的真实性和准确性。3.科学分类原则按照地名档案的形成规律、特点和内容进行科学分类，便于管理和利用。4.方便利用原则建立健全地名档案的检索体系和利用制度，提高档案的利用效率，为公司/组织各项工作提供有效服务。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的地名档案管理制度，制定具体的实施细则和操作规程。2.负责地名档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立地名档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。4.开展地名档案的编研工作，编写地名资料汇编、专题概要等，为公司/组织提供决策参考。5.负责向有关部门和单位提供地名档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记和反馈工作。6.指导和监督本公司/组织各部门的地名档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）业务部门职责1.负责本部门在地名工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好地名档案的整理、编目、数字化等工作，提供相关业务信息和资料。3.按照档案管理规定，正确使用和保管地名档案，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失档案。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅地名档案的申请，并在规定时间内归还。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业知识和技能，保守档案机密。2.负责地名档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案的整齐有序。3.做好地名档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全完整。4.熟练掌握档案管理软件和信息系统，负责地名档案数据库的建设和维护，及时录入和更新档案信息。5.按照规定办理地名档案的查阅、借阅、归还等手续，做好利用登记和统计工作，对利用效果进行跟踪反馈。6.参与地名档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁的档案进行清点、登记，报经批准后实施销毁，并做好销毁记录。三、档案收集与整理（一）收集范围1.地名普查工作中形成的各类文件、表格、数据、照片、音像等资料。2.地名命名更名的申报文件、审批文件、相关会议纪要、公示材料等。3.地名标志设置的规划方案、设计图纸、安装记录、维护档案等。4.地名文化研究的成果报告、学术论文、调研报告、历史资料等。5.与地名管理相关的法律法规、政策文件、标准规范、业务往来函件等。6.其他具有保存价值的地名文件材料。（二）收集要求1.各部门应在地名工作完成后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，移交档案管理部门。2.收集的地名档案应真实、完整、准确，字迹清晰，载体完好，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类地名档案按照地名普查、地名命名更名、地名标志设置、地名文化研究等业务类别进行一级分类，在一级分类下再根据档案内容的特点和形成时间等因素进行二级分类。例如，地名普查档案可分为综合文件、地名调查表、地名成果图等类别。2.编号为便于管理和检索，对每一份地名档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构形式。全宗号为本公司/组织档案全宗代码；目录号按照分类方案设置；案卷号根据同一类别的档案数量顺序编制；件号为每份档案在案卷内的排列顺序号。3.编目编制地名档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目。题名应准确反映档案的主要内容；责任者为文件材料的形成部门或个人；日期为档案的形成时间；页数为档案的实际页数；保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定。同时，建立电子目录，方便档案的查询和利用。4.装订对纸质地名档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修补。装订应整齐牢固，便于翻阅和保管。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的地名档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，实行双套备份，一套异地保管。同时，建立电子档案的存储目录和索引，确保电子档案的安全存储和快速检索。3.对重要的地名档案，如珍贵的历史资料、照片、音像等，应采取特殊的保管措施，如复制备份、加密存储、专人保管等。（三）保管期限地名档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括：地名普查的综合成果资料、地名命名更名的重要文件、具有重大历史文化价值的地名资料等。2.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括：地名普查中的一般性资料、地名标志设置的相关资料、地名文化研究的阶段性成果等。3.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括：地名工作中的临时性文件、一般性业务往来函件等。档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行，确保档案既能满足工作需要，又不过度占用存储空间。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对地名档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.检查周期为每年一次，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.对检查结果进行记录，建立检查档案，作为档案管理工作的重要依据。五、档案利用（一）利用范围本公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅地名档案。外单位因特殊情况需要查阅、借阅地名档案的，须经本公司/组织档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内部人员查阅地名档案，应填写《地名档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅外单位查阅、借阅地名档案，应提前向本公司/组织档案管理部门提交书面申请，说明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经档案管理部门负责人审核，报本公司/组织主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还。（三）利用登记档案管理部门应建立地名档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门、利用人员、查阅或借阅档案名称及数量、利用目的、归还时间等。利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。（四）利用反馈档案管理部门应定期对地名档案的利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率、利用效果等，及时向档案形成部门和相关领导反馈。同时，根据利用反馈情况，对档案管理工作进行调整和改进，提高档案的服务质量和利用价值。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则地名档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格标准的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立地名档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对到期的地名档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的地名档案，由鉴定小组逐卷逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.鉴定档案时，应重点审查档案是否反映本公司/组织地名工作的历史面貌，是否对当前和今后的工作具有参考价值，是否涉及国家机密、商业秘密等。3.对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，经鉴定小组评估后，可延长保管期限继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的地名档案，由鉴定小组编制《地名档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、责任者、日期、保管期限等信息。2.《地名档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核