研究档案工作制度

PAGE研究档案工作制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司/组织的各项工作提供有力支持，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则档案应全面涵盖公司/组织各项工作活动，包括文件、资料、图表、数据等，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，满足公司/组织各项工作的需要。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定本公司/组织档案工作制度、办法和标准，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁公司/组织各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供参考依据。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供档案利用服务。6.对公司/组织各部门的档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。8.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施和设备，确保档案的实体安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。3.项目档案针对公司/组织的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.声像档案包括公司/组织的照片、录音、录像等声像资料，记录公司/组织的重要活动、会议、工程建设等情况。5.电子档案存储在电子介质上的各类文件、数据、图表等，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、数据库文件等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查询。2.行政档案编号：采用“年份+类别代码+流水号”的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政档案类别代码，“001”表示流水号。3.业务档案编号：根据业务类别进行细分，采用“年份+业务类别代码+流水号”的方式，如“2023SC001”，其中“2023”表示年份，“SC”表示生产管理业务类别代码，“001”表示流水号。4.项目档案编号：采用“项目编号+档案类别代码+流水号”的方式，如“XM202301ZL001”，其中“XM202301”表示项目编号，“ZL”表示项目档案类别代码，“001”表示流水号。5.声像档案编号：采用“年份+拍摄（录制）日期+主题代码+流水号”的方式，如“20230508SJ001”，其中“2023”表示年份，“0508”表示拍摄（录制）日期，“SJ”表示声像档案主题代码，“001”表示流水号。6.电子档案编号：与相应纸质档案编号一致，在电子档案管理系统中进行标识和管理。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的各类档案收集齐全，并移交档案管理部门。收集范围包括但不限于以下内容：上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、通知、指示等。本公司/组织制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。本公司/组织在生产、经营、管理等活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料等。本公司/组织员工的人事档案、培训记录、考核材料等。本公司/组织的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。本公司/组织的声像档案，如照片、录音、录像等。本公司/组织参与的各类项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。2.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，确保档案的真实性和原始性。对于重要文件和资料，应实行跟踪收集，确保不遗漏。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括对档案进行分类、编号、编目、装订、装盒等。2.分类：按照档案分类方案，将档案分为不同的类别，如行政档案、业务档案、项目档案、声像档案、电子档案等，并在分类的基础上进行细分。3.编号：根据档案编号规则，为每一份档案赋予唯一的编号，确保档案编号的准确性和系统性。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于档案的查阅和检索。5.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和利用。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息，便于档案的存放和管理。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案的保管环境符合要求。2.档案库房应配备必要的设施和设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，以保证档案的安全保管。3.档案库房应设置不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，由档案管理部门会同相关部门共同研究决定，并在档案整理过程中予以标注。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。发现问题应及时报告并采取相应措施进行处理。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和完整。5.严格遵守档案库房的安全管理制度，严禁无关人员进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源，确保库房安全。六、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定办理相关手续后进行利用。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案的，应按照国家有关规定和本公司/组织的相关要求，经档案管理部门负责人批准，并办理查阅、借阅手续后，方可进行利用。查阅、借阅档案的范围应严格限定在与查阅、借阅目的相关的档案内容。3.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案的利用，应严格按照国家有关法律法规和本公司/组织的保密制度进行审批和管理，确保档案信息不被泄露。（二）利用手续1.本公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、查阅目的、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案查阅/借阅申请表》后，应进行审核，对符合要求的申请予以批准，并按照规定提供档案查阅、借阅服务。3.外单位查阅、借阅本公司/组织档案，应提前向档案管理部门提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、编号、查阅目的、查阅期限等信息，并加盖单位公章。档案管理部门收到申请函后，应进行审核，经本公司/组织主管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。4.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应按照档案管理部门的规定，在指定地点进行查阅、借阅，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。5.查阅、借阅档案的期限应根据查阅、借阅目的和档案保管期限等因素确定，一般不得超过规定的期限。如需延期查阅、借阅，应提前办理延期手续。6.查阅、借阅人员查阅、借阅档案完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究查阅、借阅人员的责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人员姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称、编号、查阅期限、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。2.档案鉴定的内容包括档案的真实性、完整性、准确性、系统性以及档案的保管期限是否已满、是否仍有利用价值等。3.鉴定小组应根据鉴定结果，提出档案存毁意见，填写《档案鉴定意见书》，报本公司/组织主管领导审批。（二）档案销毁1.经批准销毁的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁工作应由档案管理部门指定专人负责，在指定地点进行销毁。2.档案销毁时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、档案名称、编号、数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。3.档案销毁记录应妥善保存，以备查询和审计。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息与公司/组织其他业务系统的互联互通，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供实时、准确的档案信息支持。3.加强档案信息化安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准和档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对电子档案应进行规范整理和存储，确保电子档案的格式统一、内容完整、存储安全。3.在数字化采集过程中，应建立质量控制机制，对扫描图像和电子档案进行质量检查，确保数字化档案的质量符合要求。（三）信息化管理系统1.选用适合本公司/组织档案管理需求的信息化管理系统，系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。2.建立档案数据库，对档案信息进行集中管理和存储。档案数据库应定期进行备份，确保数据的安全和完整。3.在信息化管理系统中，应设置严格的用户权限管理机制，不同用户根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息，防止档案信息泄露。（四）信息化利用与共享1.利用信息化管理系统，为公司/组织内部员工提供便捷的档案查阅、借阅服务，员工可通过网络终端随时随地查询和利用档案信息。2.建立档案信息共享平台，与公