慈善分会档案管理制度

PAGE慈善分会档案管理制度一、总则（一）目的为加强慈善分会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在慈善工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本慈善分会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本慈善分会及所属各部门在开展慈善活动、行政管理、项目运作等各项工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指慈善分会在工作中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：慈善分会档案工作实行集中统一管理，由综合部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映慈善分会的工作过程和历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集慈善分会各项工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本慈善分会档案管理制度，并组织实施。2.负责档案工作的日常管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责组织开展档案的利用工作，为慈善分会各项工作提供档案信息服务，依法依规提供档案查阅、借阅等服务。6.负责对各部门档案工作进行监督、指导和检查，定期组织档案工作培训，提高档案管理人员业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定时间向综合部移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和与综合部的沟通协调，确保档案工作顺利开展。3.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门暂存档案，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。4.积极配合综合部做好档案的利用工作，按照要求提供有关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.慈善项目档案：包括项目策划书、立项审批文件、项目实施方案、捐赠协议、项目执行报告、项目评估报告等。2.行政管理档案：包括会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、审计档案等。3.宣传活动档案：包括活动策划方案、宣传资料、新闻报道、照片、视频等。4.志愿者工作档案：包括志愿者招募信息、培训记录、服务记录、表彰奖励等。5.捐赠档案：包括捐赠人信息、捐赠协议、捐赠物资清单、捐赠款项收支记录等。6.其他具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本部门工作中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案收集应做到真实、准确、完整，不得遗漏重要文件和资料。对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保档案质量。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。电子文件应按照规定格式和命名规则进行存储，定期进行备份，防止数据丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.区分不同价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限，分别进行整理和保管。3.分类科学、编号规范、排列有序，便于查找和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、项目管理、宣传工作、志愿者工作、捐赠工作等类别，再根据需要进一步细分二级、三级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式，便于档案的标识和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、责任者等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐美观。装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜（架）存放档案，档案柜（架）应坚固耐用，便于分类存放和查找。2.对不同保管期限和类别的档案，应分别设置档案柜（架），并进行明显标识。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案有序存放于档案柜（架）中，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。2.档案应竖放，避免平放和倒放，防止档案受损。对于特殊规格的档案，应采取相应的存放措施，确保档案安全。（四）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映慈善分会主要职能活动和历史面貌的，对本慈善分会、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映慈善分会一般工作活动，在较长时间内对本慈善分会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映慈善分会短期工作活动，在较短时间内对本慈善分会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至10年。（五）档案定期检查1.综合部应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。2.在检查过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施，确保档案的安全和完整。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时整改，并将检查结果向慈善分会领导报告。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和本慈善分会档案管理制度的规定，提供档案利用服务。2.服务至上原则：以服务慈善分会各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.慈善分会内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.有关部门、单位因工作需要查阅与慈善分会相关的档案。3.司法机关、纪检监察部门等依法查阅档案。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应在现场提供协助，确保查阅工作顺利进行。查阅档案时，利用者应遵守档案库房管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取或污损档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报综合部负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向利用者当面清点档案数量，并办理借阅登记手续。利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、数量、用途、归还时间等。2.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同，以便日后查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：综合部应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.科学准确原则：依据国家有关档案鉴定标准和本慈善分会档案保管期限规定，对档案的价值进行科学分析和准确判断。3.严格审批原则：档案鉴定工作应严格按照规定程序进行，鉴定结果须经慈善分会领导审批。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合部负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定工作，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与慈善分会的职能活动、历史发展、工作重点等进行分析比较，确定档案的重要性和利用价值。3.效益评估法：从档案对慈善分会工作的现实作用和潜在效益等方面进行评估，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，报慈善分会领导审批。2.慈善分会领导批准后，由综合部负责组织实施档案销毁工作。档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并确保销毁过程的安全和环保。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等内容，保存期限与档案保管期限相同。七、电子档案管理（一）电子档案定义电子档案是指慈善分会在工作中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）电子档案收集与整理1.各部门在工作中应及时收集形成的电子文件，并按照档案管理要求进行整理。电子文件的收集应确保其完整性和真实性，同时收集相关的元数据信息。2.电子文件应按照分类方案进行分类整理，建立电子文件夹结构，确保电子文件存储有序、便于查找。电子文件的命名应规范统一，便于识别和管理。（三）电子档案存储与保管1.采用专用的电子档案存储设备，如磁带库、磁盘阵列、光盘库等，对电子档案进行集中存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。备份周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每天进行增量备份。3.电子档案存储环境应保持适宜的温度、湿度，防止电子设备受损。同时，应采取防病毒、防黑客等安全措施，确保电子档案的安全。（四）电子档案利用1.建立电子档案管理系统，实现电子档案的在线查阅、借阅、下载等功能。利用者可通过网络远程访问电子档案管理系统，按照规定权限查阅和利用电子档案。2.在电子档案利用过程中，应严格遵守保密规定，防止电子档案信息泄露。对涉及敏感信息的电子档案