纪实档案管理制度

PAGE纪实档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织纪实档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司/组织的各项工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的具有保存价值的纪实档案。（三）基本原则1.真实性原则：纪实档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理与公司/组织工作相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善纪实档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的纪实档案，对各部门档案工作进行监督、指导。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。（二）各部门职责1.负责本部门纪实档案的收集、整理、立卷，并定期向档案管理部门移交。2.配备兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，接受档案管理部门的业务指导。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整和安全。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体管理工作，严格按照档案管理流程进行操作。3.保守档案机密，不得擅自提供、抄写、公布、销毁档案。4.定期对档案进行整理、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。三,档案的收集（一）收集范围1.公司/组织各类会议记录、纪要、决议等文件材料。2.工作计划、总结、报告、请示、批复等文书档案。3.业务活动中形成的合同、协议、订单、报表、统计数据等资料。4.财务文件、凭证、报表等档案。5.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。6.基本建设项目档案，如项目立项、设计、施工、竣工验收等文件。7.设备仪器档案，包括设备购置、安装、调试、维修等记录。8.声像档案，如照片、录音、录像等反映公司/组织重要活动和事件的资料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照归档要求进行分类、编号，确保档案的准确性和规范性。3.对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并及时移交档案管理部门。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在次年上半年整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.重大活动、项目结束后，相关部门应在活动或项目结束后一个月内将形成的档案整理归档，并移交档案管理部门。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，进行科学分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类等。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和日后的整理、查阅。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等项目，以便快速检索档案。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案后，首先对档案的完整性、准确性进行检查。2.按照分类原则对档案进行分类，确定每类档案的编号。3.根据编号顺序对档案进行排列，同一类档案按照时间顺序或重要程度排列。4.对排列好的档案进行装订、编目，形成规范的案卷。5.将整理好的档案上架存放，并建立相应的档案检索工具。五、档案的鉴定（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，准确判定档案的保管期限。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行逐卷审查，确定其保管期限。3.对于保管期限难以确定的档案，应组织相关人员进行讨论，必要时可征求上级主管部门或档案行政管理部门的意见。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为5年以下。（四）鉴定周期档案鉴定工作应定期进行，一般每五年进行一次全面鉴定，对保管期限已满的档案进行重新鉴定，确定其存毁。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，异地存放。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.对档案的借阅、归还等情况进行详细登记，确保档案的安全。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。3.档案库房的温湿度、安全设施等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成档案统计报表。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报或漏报。（三）统计周期档案统计工作应定期进行，每月对档案的收集、整理情况进行统计，每季度对档案的保管、利用情况进行统计，每年对档案的整体情况进行全面统计。八、档案的检索（一）检索工具1.编制档案目录，包括案卷目录、全宗目录、分类目录等，方便查找档案。2.建立电子档案检索系统，利用计算机技术对档案信息进行存储、检索和管理。3.制作档案检索卡片，按照一定的分类方法和索引规则，将档案的相关信息记录在卡片上，便于快速查找。（二）检索方法1.根据档案的编号、题名、日期等信息，在档案目录中进行查找。2.利用电子档案检索系统，通过输入关键词、分类号等方式进行检索。3.根据档案检索卡片上的索引信息，快速定位所需档案。（三）检索要求1.档案检索工具应准确、完整、规范，便于使用人员快速、准确地查找档案。2.定期对档案检索工具进行更新和维护，确保其有效性。3.档案管理人员应熟练掌握档案检索方法，为利用人员提供优质的检索服务。九、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、合作等需要查阅档案，须经公司/组织相关领导批准。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案，并按照相关法律法规办理手续。（二）利用方式1.查阅：利用人员可直接到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：对于重要档案或不宜外借的档案，可采用借阅方式，借阅期限一般不超过[X]天。借阅人员应填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、用途、归还日期等信息。3.复制：根据利用人员的需求，可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，须提前向公司/组织提交查阅申请函，注明查阅目的、内容、范围等，经公司/组织相关领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并填写查阅登记表。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关证明文件，按照规定的程序办理查阅手续。（四）利用要求1.利用人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。2.未经档案管理部门同意，利用人员不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。3.利用完毕后，利用人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。十、档案的保密（一）保密措施1.对涉及公司/组织机密的档案，应单独存放，并采取加密存储、限制访问等措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案的查阅、借阅、复制等过程中，应严格履行审批手续，确保档案不被非法获取或利用。4.对档案库房安装监控设备，加强对档案保管场所的安全监控。（二）保密制度1.制定档案保密规定，明确保密责任和保密范围。2.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和技能。3.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。4.对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。十一、档案的销毁（一）销毁范围1.保管期限已满且无保存价值的档案。2.经过鉴定确认为无保存价值的档案。3.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏且无法修复的档案。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销