乡镇工会档案汇编制度

PAGE乡镇工会档案汇编制度一、总则（一）目的为加强乡镇工会档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在工会工作中的作用，特制定本档案汇编制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇工会机关及所属各基层工会在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的汇编管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇工会档案实行集中统一管理，由专人负责档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映工会工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和整理工会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工会工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）乡镇工会档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善乡镇工会档案管理制度。2.负责组织、指导和监督所属各基层工会的档案管理工作，定期开展档案工作检查和评估。3.集中统一管理乡镇工会机关的各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为工会工作决策提供参考依据。（二）基层工会档案管理职责1.明确专人负责本单位档案管理工作，接受乡镇工会档案管理部门的业务指导和监督。2.按照乡镇工会档案管理制度的要求，做好本单位各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整和安全。3.定期向乡镇工会档案管理部门移交应归档的档案，并及时报送档案管理工作情况。4.积极配合乡镇工会档案管理部门开展档案利用工作，为查阅档案提供便利条件。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理工作纪律和各项规章制度。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作，确保档案管理工作质量。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。4.保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案收集（一）收集范围1.上级工会及乡镇党委、政府下发的与工会工作相关的文件、通知、指示等。2.乡镇工会工作计划、总结、报告、统计报表等。3.工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等各类会议的文件、记录、纪要等。4.工会组织建设、会员发展与管理、职工权益维护、劳动竞赛、文体活动等方面的文件、资料、记录。5.工会财务预决算、经费收支凭证、资产管理等方面的档案。6.工会与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。7.职工来信来访记录、处理结果及相关材料。8.工会工作中形成的荣誉证书、奖状、奖牌等实物档案。9.其他具有保存价值的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门和基层工会应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损毁或丢失。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）收集时间1.年度性文件材料应在次年上半年收集归档完毕。2.临时性工作形成的文件材料应在工作结束后及时收集归档。3.重大活动、重要会议形成的文件材料应在活动或会议结束后一周内收集归档。四、档案整理（一）分类标准1.党群工作类：包括工会组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的档案。2.行政管理类：包括乡镇工会机关的行政事务、人事管理、财务管理等方面的档案。3.业务工作类：包括工会各项业务活动，如劳动竞赛、文体活动、职工权益维护等方面的档案。4.声像档案类：包括照片、录音、录像等反映工会工作活动的声像资料。5.实物档案类：包括工会工作中获得的荣誉证书、奖状、奖牌等实物。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.对每一类档案进行编号，编制档案目录，建立档案索引。3.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，保持档案整齐美观。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全和可检索。（三）整理要求1.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，便于保管和利用。2.档案目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查找和借阅。3.电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定进行备份存储，防止数据丢失。五、档案归档（一）归档范围经过整理的各类档案材料均应及时归档。（二）归档时间每年上半年对前一年度的档案进行归档。（三）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行检查核对，确保档案的质量。2.将档案按照类别和保管期限分别装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.将档案盒放入档案柜中，并按照档案索引顺序排列，便于查找和管理。六、档案保管（一）保管场所1.乡镇工会应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映乡镇工会主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡镇工会、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在相当长时期内本乡镇工会需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内本乡镇工会需要查考利用的档案，列为10年保管。（三）保管要求1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.对电子档案应定期进行备份存储，并做好数据维护和管理工作，防止数据丢失或损坏。4.严格遵守档案查阅和借阅制度，防止档案丢失、泄密和损坏。七、档案利用（一）利用范围1.乡镇工会工作人员因工作需要查阅档案。2.基层工会工作人员因工作需要查阅相关档案。3.与工会工作相关的单位和个人因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据查阅人员的需求，提供相应的档案进行查阅。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：对不宜查阅或借阅的档案，可根据查阅人员的需求进行复制提供。（三）利用要求1.查阅和借阅档案应填写查阅登记表或借阅申请表，注明查阅或借阅的目的、内容、期限等信息。2.查阅和借阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅和借阅档案应爱护档案，不得涂改、损毁、丢失档案。4.查阅和借阅档案后，应及时归还档案，并办理归还手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合乡镇工会档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从政治、经济、文化、社会等各个方面综合考虑档案的价值。3.严格掌握档案的保管期限，确保档案的完整性和系统性。（二）鉴定组织成立由乡镇工会领导、档案管理人员和相关业务人员组成档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源、时间跨度、重要程度等因素，分析其在乡镇工会工作中的作用和价值。3.参考档案目录：通过查阅档案目录，了解档案的大致内容和数量，为鉴定工作提供参考。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制销毁清册。