人事档案专审制度

PAGE人事档案专审制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，提高人事管理工作的规范化水平，特制定本专审制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的专项审核工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关法律法规和公司相关规定开展人事档案专审工作。2.客观公正原则：以事实为依据，对人事档案内容进行客观、公正的审核。3.全面细致原则：对人事档案的各项材料进行全面、细致的审查，确保无遗漏。4.保密原则：在专审过程中，严格保护员工个人信息及档案内容的保密性。二、专审内容（一）基本信息审核1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等信息是否与员工实际情况相符，是否与档案内其他材料一致。2.身份证号码是否准确无误，是否符合编码规则。（二）学历学位审核1.学历证书、学位证书的真实性和有效性，通过教育部学历证书电子注册备案表、学位认证报告等进行验证。2.学历层次、专业与档案记录及工作经历是否匹配。（三）工作经历审核1.工作经历的连贯性和真实性，通过劳动合同、离职证明、工作业绩证明等材料进行核实。2.工作岗位变动情况是否合理，是否与个人能力和职业发展相适应。（四）职称评审审核1.职称证书的真实性和有效性，通过相关职称评审机构的官方网站或证明材料进行查询核实。2.职称评审的条件是否符合规定，评审过程是否合规。（五）奖惩情况审核1.奖励和处罚记录的真实性，通过相关文件、证书、通报等材料进行查证。2.奖惩原因是否合理，与工作表现是否相符。（六）工资待遇审核1.工资变动记录是否准确，与公司薪酬制度和相关规定是否一致。2.工资调整的依据是否充分，审批手续是否完备。（七）其他材料审核1.入党、入团材料的完整性和真实性。2.培训证书、资格证书等其他相关材料的真实性和有效性。三、专审流程（一）准备阶段1.成立专审工作小组，明确小组成员的职责分工。2.制定专审工作计划，确定专审的范围、时间、方式等。3.收集专审所需的各类文件、资料和表格，如档案目录、审核标准等。（二）自查阶段1.员工本人对自己的人事档案进行自查，确保档案材料的完整性和准确性。2.填写人事档案自查表，对发现的问题及时进行说明并提供相关证明材料。（三）初审阶段1.专审工作小组对员工人事档案进行初步审查，对照审核标准，逐一核对各项材料。2.对初审中发现的疑问和问题，做好记录，并向员工本人或相关部门进行核实。（四）复审阶段1.对初审通过的人事档案进行复审，重点审查初审中发现问题的整改情况以及其他需要进一步核实的内容。2.复审结束后，形成复审意见，对存在问题的档案提出处理建议。（五）结果反馈阶段1.将专审结果反馈给员工本人，如无异议，由员工签字确认。2.对有异议的员工，提供申诉渠道，听取员工的申诉意见，并进行调查核实。（六）整改阶段1.对于专审中发现的问题，员工需按照要求进行整改，提交整改报告和相关证明材料。2.专审工作小组对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到妥善解决。（七）归档阶段1.将专审过程中形成的各类材料，包括自查表、初审记录、复审意见、员工申诉材料、整改报告等进行整理归档。2.对人事档案进行更新和完善，确保档案内容的准确性和时效性。四、审核标准（一）真实性标准1.所有档案材料必须是真实有效的，不得伪造、篡改或虚假填报。2.提供的证明材料应具有相应的法律效力，如学历证书、职称证书等需通过官方渠道验证。（二）完整性标准1.人事档案应包含规定的各类材料，如履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励处分材料、工资福利材料、其他可供组织参考的材料等。2.各项材料应齐全完整，无缺页、漏项。（三）规范性标准1.档案材料应按照规定的格式和要求填写，字迹清晰、工整，内容准确。2.材料的签字、盖章等手续应完备，符合相关规定。（四）时效性标准1.档案材料应及时更新，反映员工最新的工作经历、学历学位、奖惩情况等信息。2.对于超过规定期限未更新的材料，应进行核实并督促员工及时补充。五、责任追究（一）员工责任1.如发现员工故意提供虚假材料或隐瞒重要信息，导致人事档案失实的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。2.因员工个人原因导致档案材料缺失或不完整的，应责令其限期补齐，如造成不良后果的，将追究其责任。（二）审核人员责任1.专审工作小组成员应认真履行职责，严格按照审核标准进行审核。如因审核人员疏忽大意、敷衍了事导致审核结果不准确的，将视情节给予批评教育、警告等处分。2.对于审核过程中存在故意违规操作、徇私舞弊等行为的审核人员，将依法依规严肃处理，追究其法律责任。（三）相关部门责任1.涉及提供档案材料的部门，应确保所提供材料的真实性和准确性。如因部门把关不严导致材料问题的，将追究部门负责人的责任。2.对于在专审工作中不配合、阻挠或故意拖延的相关部门，将视情节给予通报批评、责令整改等处理。六、保密规定（一）保密内容1.人事档案中的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、工作经历、工资待遇、奖惩情况等。2.专审过程中涉及的各类材料、审核意见、员工申诉等信息。（二）保密措施1.专审工作小组成员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.设立专门的档案审核场所，确保档案存放安全，无关人员不得进入。3.对审核过程中形成的电子文档，应采取加密存储、严格权限管理等措施，防止信息泄露。4.如需对外提供人事档案相关信息，必须经过严格的审批