珍贵档案管理制度

PAGE珍贵档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司珍贵档案的科学管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。珍贵档案作为公司重要的历史记录和知识资产，对于维护公司利益、传承企业文化、支持决策制定具有不可替代的价值。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及珍贵档案管理、使用和保管的人员。珍贵档案包括但不限于公司成立以来的重要文件、合同协议、财务报表、技术资料、人事档案、业务数据等具有较高历史、文化、经济价值的资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各个发展阶段形成的珍贵档案，确保档案体系的完整性。3.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄露。4.保密性原则：对于涉及公司机密和敏感信息的珍贵档案，严格遵守保密规定，限制查阅和使用范围。5.便利性原则：建立科学合理的档案管理流程和检索系统，方便档案的查询、利用和传递。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善珍贵档案管理制度，指导、监督各部门档案管理工作。2.集中统一管理公司珍贵档案，建立档案数据库，对档案进行分类、编号、整理、编目等工作。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和时效性。4.负责档案的查阅、借阅、复制等服务工作，按照规定办理相关手续。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门珍贵档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的珍贵档案移交至档案管理部门，并确保档案的完整性和准确性。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和意见。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，在规定范围内使用档案。（三）档案管理人员1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、上架、下架、盘点等。3.对档案的安全和保密负责，严格执行档案管理制度，防止档案丢失、损坏和泄露。4.积极参与档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。5.定期参加档案业务培训，不断提升自身业务能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如公司章程、营业执照、批复文件等。2.公司签订的各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合作协议等。3.财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。4.产品研发、生产工艺、质量控制等方面的技术资料。5.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。6.重大项目的立项、可行性研究报告、项目总结等资料。7.公司组织的重要会议、活动的文件、记录、照片、视频等资料。8.其他具有重要价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的珍贵档案，确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件和资料，应在形成后[X]个工作日内移交至档案管理部门。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁、拼凑。4.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促。（三）整理方法1.分类：根据档案的形成领域、内容性质等进行分类，如分为行政管理类、财务类、技术类、人事类等。2.编号：为每一份档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。5.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案库，实现档案的信息化管理。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度监测设备等。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，定期进行数据备份，防止数据丢失。3.对于特殊载体的档案，如照片、录像带、光盘等，应按照相关规定进行单独保管，确保载体的安全和信息的可读。（三）档案盘点1.定期对档案进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点。2.盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，填写盘点清单。3.如发现档案数量不符、损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.对已过保管期限且无继续保存价值的档案，编制档案销毁清单，报公司领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门、纪检监察部门等相关人员共同监督销毁过程，并在销毁清单上签字确认。4.严禁私自销毁档案。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅珍贵档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得在档案上批注无关信息。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员核对无误后入库。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅珍贵档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现问题，应及时报告并追究责任。（三）特殊情况处理1.涉及公司商业秘密、知识产权等敏感信息的珍贵档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，限制知悉范围。2.外单位因工作需要查阅或借阅公司珍贵档案的，应提前与公司档案管理部门联系，按照公司对外提供档案的相关规定办理审批手续，并签订保密协议。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密和敏感信息的珍贵档案，实行专人专管制度，严格限制接触范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅过程中，严格执行保密规定，对查阅和借阅人员进行保密提醒。4.加强档案信息化系统的安全管理，设置不同级别的用户权限，防止信息泄露。5.对档案库房进行安全监控，确保档案实体安全。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育，提高档案管理人员的安全意识。2.加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫等设备，定期进行维护和检查。3.对档案信息化系统进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，定期进行数据备份和系统维护，防止数据丢失和被非法入侵。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时、有效地保护档案安全。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，为公司提供便捷、高效的档案服务。3.实现档案信息资源的共享，促进公司各部门之间的协同工作。（二）系统功能1.档案录入：实现档案的电子化录入，包括档案的基本信息、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行快速查询。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全和保密。5.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）数据维护1.定期对档案信息化系统的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.及时更新档案信