规范驻村档案管理制度

PAGE规范驻村档案管理制度一、总则（一）目的为加强驻村工作档案管理，确保驻村工作资料的完整性、准确性和规范性，为驻村工作的总结、考核、监督及后续工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于参与驻村工作的所有人员及相关部门，涵盖驻村期间形成的各类文件、资料、记录等档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映驻村工作实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集驻村工作各方面资料，确保档案资料的齐全完整。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案整理、分类、编号、装订等工作。4.保密性原则：对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案资料严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）驻村工作队职责1.负责驻村期间各类文件、资料的收集、整理、初步分类和保管，确保资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理要求，定期对档案进行自查自纠，发现问题及时整改。3.在驻村工作结束后，将整理好的档案资料移交至指定的档案管理部门。（二）派出单位档案管理部门职责1.指导驻村工作队开展档案管理工作，提供必要的业务培训和技术支持。2.负责接收驻村工作队移交的档案资料，进行审核、整理、归档和保管。3.建立健全档案管理制度，定期对档案进行检查、维护和更新，确保档案的安全和有效利用。4.根据工作需要，提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（三）相关部门职责1.涉及驻村工作的其他部门，应配合做好相关档案资料的提供和协助整理工作。2.对在档案管理工作中发现的问题，及时与驻村工作队和派出单位沟通协调，共同研究解决。三、档案分类与归档（一）综合类1.工作计划与总结：包括年度工作计划、阶段性工作总结、专项工作总结等。2.工作制度与规定：驻村工作队制定的各项工作制度、考勤制度、财务管理制度等。3.会议记录与纪要：驻村工作会议、座谈会、现场办公会等会议的记录和纪要。4.重要文件与批示：上级部门下发的与驻村工作相关的重要文件、领导批示等。（二）帮扶工作类1.贫困识别与退出资料：贫困户识别、精准帮扶、脱贫退出过程中形成的各类表格、申请书、评估报告等。2.帮扶措施记录：产业扶贫、就业扶贫、教育扶贫、健康扶贫、住房安全保障等各项帮扶措施的实施记录，包括项目实施方案、资金使用情况、受益人员名单等。3.帮扶成效统计：定期对帮扶工作成效进行统计分析，形成的数据报表、分析报告等。（三）基层党组织建设类1.党组织建设资料：村党组织换届选举资料、党员发展与管理资料、党组织活动记录等。2.党建工作台账：党员学习教育台账、“三会一课”台账、主题党日活动台账等。3.党风廉政建设资料：党风廉政建设工作计划、责任书、学习记录、违纪问题查处情况等。（四）基础设施建设类1.项目规划与设计资料：村内基础设施建设项目的规划设计方案、可行性研究报告等。2.项目实施资料：项目招投标文件、施工合同、工程进度记录、质量验收报告等。3.资金使用资料：项目资金预算、拨款凭证、资金审计报告等。（五）民生保障类1.社会保障资料：农村低保、特困人员供养、临时救助等社会保障政策落实情况的相关资料。2.医疗卫生资料：村卫生室建设、医疗服务记录、公共卫生工作资料等。3.文化教育资料：农村文化活动开展情况、学校教育帮扶资料等。（六）其他类1.捐赠与资助资料：社会各界对驻村工作的捐赠、资助情况记录，包括捐赠协议、资金使用明细等。2.突发事件处理资料：驻村期间发生的突发事件的处理情况记录，包括事件报告、处理措施、结果反馈等。3.其他临时性工作资料：除上述类别外，驻村工作队开展的其他临时性工作形成的资料。四、档案整理与装订（一）整理要求1.对收集到的档案资料进行分类清理，剔除重复、无效和无关的资料。2.按照档案分类目录，对每份资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.对破损、褪色、字迹模糊的资料进行修复或复制，保证资料的完整性和可读性。（二）装订要求1.采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张较多的资料，应进行折叠或裁剪，使其大小一致，便于装订。3.在每份档案资料首页左上角加盖档案章，注明档案类别、编号、日期等信息。五、档案保管与存储（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。（二）存储方式1.采用档案柜、档案架等存储设备，按照档案类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.驻村工作档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为5年，中期档案保管期限为10年，长期档案保管期限为30年。2.具体保管期限根据档案内容的重要性和时效性确定，在档案整理时应明确标注。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和存储情况与档案记录一致。2.清查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行整改。六、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，确定查阅档案的范围，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。（二）借阅程序1.因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。（三）查阅与借阅登记1.档案管理部门应建立《档案查阅登记簿》和《档案借阅登记簿》，对查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、归还日期等。2.查阅和借阅登记记录应妥善保存，以备查询和统计。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，明确保密责任人。2.档案管理人员应签订保密协议，加强保密意识教育，防止档案信息泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，对涉及保密内容的档案，应采取相应的保密措施。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保库房24小时处于监控状态。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全防范意识和应急处理能力。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立驻村工作档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为驻村工作提供更加便捷的信息支持。（二）数据录入与维护1.按照档案整理要求，将纸质档案资料录入信息化管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，及时补充新形成的档案资料，删除过期或无效的档案信息。（三）系统安全与维护1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对信息化管理系统进行检查和维护，确保系统的正常运行，及时处理系统故障和数据备份等问题。九、档案移交与销毁（一）移交规定1.驻村工作结束后，驻村工作队应在规定时间内将整理好的档案资料移交至派出单位档案管理部门。2.移交时，双方应办理档案移交手续，填写《档案移交清单》，明确档案资料的名称、数量、类别、移交日期等信息，双方签字确认。（二）销毁程序1.对保管期限已满且无保存价值的档案资料，由档案管理部门提出