商场办公室档案管理制度

PAGE商场办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强商场办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商场办公室及各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指商场办公室及各部门在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：商场办公室负责对商场各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映商场各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录商场各项活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及商场机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）商场办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善商场档案管理制度。2.负责商场各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高商场员工对档案管理工作的认识和重视程度。5.负责档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化、科学化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整、准确和安全。2.按照商场档案管理制度的要求，定期向商场办公室移交应归档的档案。3.积极配合商场办公室开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。4.负责本部门档案的查阅、利用和保密工作，严格遵守档案查阅、利用规定。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.商场行政管理文件，包括各类通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.商场经营管理文件，如市场调研报告、销售数据、合同协议等。3.商场人事管理文件，包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。4.商场财务管理文件，如财务报表、审计报告、预算计划等。5.商场物业管理文件，如工程图纸、维修记录、安全检查报告等。6.商场营销活动文件，包括活动策划方案、宣传资料、客户反馈等。7.其他具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、经营管理类、人事管理类、财务管理类、物业管理类、营销活动类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，确保档案排列的有序性。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和利用。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档档案整理完毕，移交商场办公室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.商场办公室对接收的档案进行审核，对不符合归档要求的档案，应退回原部门重新整理。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映商场主要职能活动和历史面貌的，对商场有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映商场一般工作活动，在较长时间内对商场工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：凡是反映商场短期工作活动，在较短时间内对商场工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引和目录，便于查找和利用。3.声像档案：应按照档案的载体形式进行分类保管，如照片、录音带、录像带等。声像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行适当的整理和编目。（四）档案库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。3.档案库房应定期进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案库房的正常使用。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.商场内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到商场办公室查阅。2.涉及商场机密的档案，未经商场领导批准，不得查阅。3.外部单位查阅档案，应提前与商场办公室联系，说明查阅目的、查阅内容等信息，并提交查阅单位的介绍信或相关证明材料。经商场领导批准后，方可到商场办公室查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案查阅申请表上签字确认查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。2.商场办公室工作人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经商场办公室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还商场办公室，并在档案查阅登记簿上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害商场的利益和形象。2.利用档案时，应注意保护档案的完整性和保密性，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。3.如需将档案用于商业目的或其他用途，应经商场领导批准，并按照规定办理相关手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：商场办公室应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值鉴定原则：根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织档案鉴定工作由商场办公室牵头，组织各部门相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应认真审查档案的内容、来源、保管期限等信息，对档案的价值进行综合评估。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经商场领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销。销毁人员应将档案逐一核对，确保销毁的档案与档案销毁申请表上的信息一致。3.档案销毁后，应在档案销毁登记簿上记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。（四）特殊情况处理对于涉及商场重大历史事件、重要业务活动等具有特殊意义的档案，在鉴定时应充分考虑其历史价值和文化价值，如需销毁，应报经上级主管部门批准。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的远程查询和利用，方便商场内部人员和外部单位查阅档案。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合商场档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等功能的信息化管理。3.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括网络安全、数据安全、用户认证等方面的措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.应定期对档案信息进行备份