城建办档案管理制度范本

PAGE城建办档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强城建办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城建办在城市建设、规划、管理等各项工作中形成的各类档案，包括但不限于文件、图纸、图表、照片、音像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：城建办档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映城建办各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和检索。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善城建办档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理城建办各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.开展档案的查阅、利用工作，为城建办各项工作提供档案支持和服务。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。6.负责档案管理信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在工作中积极配合档案管理部门的工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、上架、查阅、利用等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.城建办在城市建设、规划、管理等各项工作中形成的文件、报告、请示、批复、会议纪要等。2.城市建设项目的规划设计图纸、施工图纸、竣工图纸等。3.城市基础设施建设的相关资料，如道路、桥梁、排水、供电、供水等工程的资料。4.城市规划的相关文件、规划图、效果图等。5.城市管理工作中的各类文件、报表、统计资料等。6.与城建办工作相关的照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造、损毁。3.对重要的档案资料，应进行备份或复制，以防止档案的丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照城建办的工作职能和档案内容，将档案分为综合管理类、城市建设类、城市规划类、城市管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并打印成册。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，便于查阅和保管。四、档案的保管（一）保管期限1.城建办档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：城建办的重要文件、法规性文件、城市建设规划的核心文件等。3.长期保管的档案主要包括：城市建设项目的重要资料、城市管理工作中的重要统计数据等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：一般性的文件、资料等，保管期限为1年至10年。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。4.对磁性载体档案，应采取防磁、防潮、防尘等措施，定期进行检查和维护。（三）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.对检查中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。3.每年应对档案进行一次全面的清查，对清查结果进行总结和分析，发现问题及时整改。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.城建办内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经城建办分管领导签字同意后，方可到档案管理部门查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经城建办主要领导签字同意。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等内容。2.所在部门负责人或分管领导签字同意后，将申请表交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。5.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。6.查阅完毕后，查阅人员应将档案及时归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为城建办各项工作提供档案支持和服务，根据利用需求，提供档案复印件、摘录等。2.对重要的档案资料，档案管理部门可根据需要，组织相关人员进行专题研究和分析，为城建办决策提供参考依据。3.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、利用情况进行详细记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容、利用方式等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的观点，从城建办的工作职能、历史发展等方面综合考虑档案的价值。2.坚持历史的观点，尊重历史事实，准确判定档案的形成时间和背景。3.坚持发展的观点，根据城建办工作的发展变化，及时调整档案的鉴定标准。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值。2.综合分析法：对档案进行综合分析，考虑档案的整体情况和与其他档案的联系，确定其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对已失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.经城建办分管领导审核同意后，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员在《档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期和方式。5.对销毁的档案，应进行登记备案，永久保存销毁记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立城建办档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化检索。2.提高档案管理的效率和水平，为城建办各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案的安全保密管理，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，建立数据恢复机制，确保数据的安全。4.安全保密管理：采取安全防护措施，防止档案信息的泄露和非法访问。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系