卫生局会计档案管理制度

PAGE卫生局会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强卫生局会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关及所属各单位的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指卫生局在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理应遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括各种发票、收据、报销单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务。2.明细账，对总账科目作进一步分类、详细记录。3.日记账，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对财务报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。3.财务情况说明书，对单位一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.纳税申报表。4.会计档案移交清册。5.会计档案保管清册。6.会计档案销毁清册。7.其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理（一）分类1.按照会计档案的内容分类，分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料四大类。2.每大类下再根据具体情况进行细分，如会计凭证可按年度、月份分类，会计账簿可按总账、明细账、日记账等分类。（二）编号1.对每一份会计档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号可采用数字编码方式，如会计凭证编号可按照年度、月份、凭证序号依次编排，格式为“YYYYMMXXX”，其中“YYYYMM”表示年度和月份，“XXX”表示凭证序号。（三）装订1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。2.装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。3.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。（四）装盒1.将装订好的会计档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。2.档案盒应选用符合标准的材质，确保档案的安全存放。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告中，月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料中，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.卫生局应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门等。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，并建立档案目录，便于查找。2.定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整和安全。3.对电子会计档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行检查和维护。五、会计档案的查阅（一）查阅范围因工作需要查阅会计档案的，应按照规定的范围进行查阅。查阅范围包括本局内部工作人员因财务审计、会计核算等工作需要查阅，以及外部有关部门因工作需要查阅，如财政、审计、税务等部门。（二）查阅手续1.本局内部工作人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门查阅。2.外部有关部门查阅会计档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经卫生局分管领导批准后，到会计档案保管部门查阅。3.查阅会计档案时，应严格遵守查阅纪律，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。（三）查阅登记1.会计档案保管部门应建立《会计档案查阅登记簿》，对查阅会计档案的人员、时间、内容等进行详细登记。2.查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、批准人等信息。六、会计档案的复制（一）复制范围因工作需要复制会计档案的，应按照规定的范围进行复制。复制范围包括本局内部工作人员因财务审计、会计核算等工作需要复制，以及外部有关部门因工作需要复制，如财政、审计、税务等部门。（二）复制手续1.本局内部工作人员复制会计档案，应填写《会计档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门复制。2.外部有关部门复制会计档案，应持单位介绍信，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经卫生局分管领导批准后，到会计档案保管部门复制。3.复制会计档案时，应使用符合规定的复制设备和材料，确保复制质量。（三）复制登记1.会计档案保管部门应建立《会计档案复制登记簿》，对复制会计档案的人员、时间、内容、份数等进行详细登记。2.复制登记应包括复制日期、复制人姓名、所在部门、复制内容、份数、批准人等信息。七、会计档案的移交（一）移交范围1.本局所属各单位之间的会计档案移交，应按照规定的范围进行移交。移交范围包括会计凭证（含原始凭证、记账凭证）、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等。2.本局因机构改革、分立、合并等原因，需要将会计档案移交给其他单位的，应按照规定的范围进行移交。（二）移交手续1.本局所属各单位之间的会计档案移交，应填写《会计档案移交清册》，注明移交单位、接收单位、移交日期、移交内容等信息，经双方单位负责人签字确认后，办理移交手续。2.本局因机构改革、分立、合并等原因，需要将会计档案移交给其他单位的，应填写《会计档案移交清册》，注明移交单位、接收单位、移交日期、移交内容等信息，经卫生局分管领导签字确认后，办理移交手续。（三）移交登记1.会计档案保管部门应建立《会计档案移交登记簿》，对会计档案的移交情况进行详细登记。2.移交登记应包括移交日期、移交单位、接收单位、移交内容、移交人、接收人等信息。八、会计档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的会计档案，应按照规定的范围进行销毁。2.保管期限未满，但因特殊原因需要提前销毁的会计档案，应按照规定的程序进行审批。（二）销毁手续1.由卫生局档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，并编制《会计档案销毁清册》，注明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经卫生局分管领导审核，报上级主管部门批准后，方可进行销毁。3.销毁会计档案时，应由卫生局档案管理部门、财务部门和审计部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告卫生局分管领导。（三）销毁登记1.会计档案保管部门应建立《会计档案销毁登记簿》，对会计档案的销毁情况进行详细登记。2.销毁登记应包括销毁日期、销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁原因、批准人、监销人等信息。九、监督与检查（一）监督部门卫生局应建立健全会计档案管理监督检查制度，由档案管理部门会同财务部门定期对会计档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.会计档案的整理、保管、查阅、复制、移交、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.会计档案的安全保管情况，包括库房设施、防火防潮防虫防盗措施等是否落实到位。3.会计档案管理工作的信