煤矿区队档案查询制度表

PAGE煤矿区队档案查询制度表一、总则（一）目的为了加强煤矿区队档案管理，规范档案查询行为，保障档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿区队所有涉及档案查询的部门、人员及相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案查询工作合法合规。2.安全保密原则：在档案查询过程中，要采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为煤矿区队的生产经营、管理决策等提供有力支持。二、档案查询范围（一）生产技术档案1.煤矿地质报告、井田开拓设计、采区设计等相关资料。2.采煤、掘进、通风、瓦斯防治、防治水等各专业的作业规程、操作规程、安全技术措施等。3.生产设备的选型、安装、调试、运行、维护等技术资料。（二）安全管理档案1.安全管理制度、安全责任制、安全检查记录、隐患排查治理台账等。2.安全培训计划、培训记录、员工安全培训档案等。3.事故应急预案、事故报告、事故调查处理资料等。（三）人力资源档案1.员工基本信息档案，包括个人简历、学历证书、技能证书、劳动合同等。2.员工考勤记录、绩效考核档案、工资发放记录等。3.员工培训档案、职业发展规划档案等。（四）物资管理档案1.物资采购计划、采购合同、物资验收记录等。2.物资库存台账、物资发放记录、物资盘点记录等。3.物资报废处理档案、废旧物资回收利用记录等。（五）财务管理档案1.财务预算报告、财务决算报告、财务报表等。2.会计凭证、账簿、财务审计报告等。3.资金使用计划、资金审批记录、费用报销凭证等。三、档案查询流程（一）查询申请1.内部人员因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，详细注明查询目的、查询内容、查询时间等信息，并由所在部门负责人签字审批。2.查询申请表应提交至档案管理部门，档案管理部门对申请进行初步审核，审核通过后予以受理。（二）档案检索1.档案管理人员根据查询申请表的要求，在档案管理系统或档案实物中进行检索，查找相关档案资料。2.对于涉及多个档案盒或档案类别的查询，应进行全面细致的检索，确保不遗漏相关档案信息。（三）档案提供1.检索到相关档案后，档案管理人员应按照规定的程序，将档案提供给查询人员。2.提供档案时，应填写《档案借阅登记表》，详细记录档案名称、数量、借阅时间、借阅人等信息。3.对于重要档案或机密档案，应限制查询人员的查阅范围，并要求查询人员在指定地点查阅，不得擅自携带出档案室。（四）档案归还1.查询人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。2.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后在《档案借阅登记表》上签字注销。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，查询人员应承担相应的责任，并及时采取补救措施。四、档案查询权限（一）内部人员权限1.煤矿区队各级管理人员根据工作需要，可查询与其职责相关的档案资料，但应严格遵守档案查询流程和审批制度。2.一般员工因工作需要查询档案的，应经所在部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。（二）外部人员权限1.因工作需要，外部单位或个人如需查询本煤矿区队档案的，应提前向煤矿区队提出书面申请，并说明查询目的及范围。2.外部单位或个人的档案查询申请，应经煤矿区队分管领导批准，并由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.外部单位或个人查阅档案时，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容，如需复制档案资料，应按照规定办理相关手续。五、档案查询安全与保密措施（一）环境安全1.档案室应具备完善的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存放环境安全可靠。2.档案室应安装监控设备，对档案查阅区域进行实时监控，防止未经授权的人员进入档案室。（二）人员安全1.档案管理人员应经过专业培训，具备良好的职业道德和安全保密意识，熟悉档案管理业务流程。2.查询人员在查阅档案时，应遵守档案室的各项规章制度，不得在档案室吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。（三）信息安全1.严格控制档案信息的访问权限，根据查询人员的身份和查询目的，设置不同的查阅范围和操作权限。2.对涉及机密、绝密的档案信息，应采取加密存储、加密传输等技术手段进行保护，防止信息泄露。3.档案管理人员应定期对档案信息进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。（四）保密责任1.所有参与档案查询工作的人员，均应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案查询人员不得将档案信息泄露给无关人员，不得利用档案信息谋取私利。3.如发现档案信息泄露事件，应立即采取措施进行处理，并追究相关人员的责任。六、档案查询监督与考核（一）监督机制1.煤矿区队应建立健全档案查询监督机制，定期对档案查询工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对档案查询过程的监督，确保查询工作符合规定的流程和要求。3.对于违反档案查询制度的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。（二）考核办法1.制定档案查询工作考核指标，如档案查询准确率、档案归还及时率、档案安全事故发生率等。2.对档案管理人员和查询人员的工作进行量化考核，考核结果与绩效奖金、岗位晋升等挂钩。3.对于在档案查询工作中表现优秀的部门和个人，应给予表彰和奖励。七、档案查询收费规定（一）内部查询收费1.本煤矿区队内部人员因工作需要查询档案的，原则上不收取费用。2.但对于因特殊情况需要加急查询或复印大量档案资料的，可根据实际成本收取一定的费用。（二）外部查询收费1.外部单位或个人查询本煤矿区队档案的，应按照规定收取查询费用。2.查询费用标准应根据档案查阅的类型、数量、时间等因素确定，并在申请查询时告知查询申请人。3.外部单位或个人支付查询费用后，档案管理部门应出具正式发票。八、附则（一）