少年宫建立档案管理制度

PAGE少年宫建立档案管理制度一、总则（一）目的为加强少年宫档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在少年宫各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于少年宫各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：少年宫档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、个人隐私等档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善少年宫档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理少年宫各类档案，包括文书档案、教学档案、活动档案、人事档案、财务档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，并做好记录。7.积极开展档案信息开发利用工作，为少年宫的决策、教学、活动等提供档案资料支持。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保档案的及时、完整。2.协助综合档案室开展档案管理工作，提供必要的档案信息和资料。3.严格遵守档案管理制度和保密规定，妥善保管本部门在工作中形成的各类档案。4.对本部门档案的利用情况进行登记和统计，及时反馈档案利用效果。三、档案分类及归档范围（一）文书档案1.上级机关文件：包括党和国家领导人、上级主管部门发来的文件、指示、通知等。2.少年宫文件：少年宫制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要等。3.内部文件：少年宫内部各部门之间的工作联系文件、简报、信息等。4.其他文件：与少年宫工作相关的各类函件、介绍信、证明等。（二）教学档案1.教学计划：各学科教学大纲、学期教学计划、课程表等。2.教学教案：教师编写的教学教案、教学课件等。3.教学成果：学生的优秀作品、获奖证书、考试成绩等。4.教学研究：教学改革方案、教学研究论文、教学经验总结等。5.教材资料：少年宫使用的各类教材、参考书籍、教学资料等。（三）活动档案1.活动策划：活动方案、活动预算、活动审批文件等。2.活动实施：活动照片、视频、音频资料，活动现场记录，活动参与人员名单等。3.活动总结：活动总结报告、活动效果评估、活动反馈意见等。（四）人事档案1.个人档案：工作人员的履历表、学历学位证书、职称证书、劳动合同、工资待遇等相关材料。2.考核档案：年度考核表、绩效考核记录、奖惩情况等。3.培训档案：参加各类培训的培训记录、结业证书等。（五）财务档案1.会计凭证：原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等。3.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务预决算：年度财务预算报告、决算报告等。5.其他财务资料：财务审计报告、税务申报资料、财务制度文件等。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案归档范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料。2.对于重要文件、紧急文件，应在形成后及时送交综合档案室归档，不得积压或自行留存。3.综合档案室应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制卷内目录、备考表，装订成册，并填写案卷封面。3.教学档案、活动档案、人事档案、财务档案等应根据各自的特点和管理要求，进行分类整理，建立相应的档案目录和索引。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案编目与装订（一）编目1.综合档案室应根据档案整理结果，编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应按年度、保管期限、机构（问题）顺序排列，注明案卷编号、题名、日期、保管期限、卷内文件页数等信息。3.卷内文件目录应按文件排列顺序逐件填写，注明文号、责任者、题名、日期、页号等信息。4.档案目录应采用纸质和电子两种形式保存，以便于查询和利用。（二）装订1.文书档案应采用线装或胶装的方式进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.教学档案、活动档案、人事档案、财务档案等应根据实际情况进行装订或装盒，确保档案的整齐美观和安全保管。3.装订时应去除文件上的金属物，对纸张过大的文件应进行折叠，使其大小与档案盒或案卷封面一致。六、档案保管（一）档案库房建设1.少年宫应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗条件，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。2.档案库房应保持清洁、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等，确保档案的安全。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，避免混淆。3.对珍贵、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.教学档案、活动档案、人事档案、财务档案等应根据各自的特点和实际需要，确定合理的保管期限。3.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定执行，不得擅自延长或缩短。（四）档案检查与维护1.综合档案室应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整库房温湿度等。3.每年应对档案进行一次全面的清查核对，确保档案的数量准确、内容完整。七、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家保密法律法规和档案管理制度，确保档案利用过程中的安全和保密。2.档案利用应遵循方便利用、服务工作的原则，为少年宫的决策、教学、活动等提供及时、有效的档案资料支持。3.档案利用应按照规定的程序和手续进行，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。（二）利用方式1.查阅：工作人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。3.复制：根据工作需要，可对档案进行复制。复制档案应填写《档案复制申请表》，经部门负责人、综合档案室负责人签字同意后，由综合档案室工作人员进行复制。复制的档案应加盖“复制章”，并注明复制日期、份数等信息。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.档案利用登记应包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、数量、期限等信息。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁1.《档案销毁清册》应经档案鉴定小组组长签字、少年宫负责人批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行