担保公司档案室管理制度

PAGE担保公司档案室管理制度一、总则（一）目的为加强担保公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于担保公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责集中管理各类档案，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：归档的档案应真实反映公司各项业务活动和管理工作的实际情况。3.完整性原则：保证档案内容的完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架各类档案。3.对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。4.建立档案检索系统，为档案利用提供便利条件。5.负责档案的查阅、借阅、归还等利用服务工作，并做好登记。6.按照规定对到期档案进行鉴定和销毁。7.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。8.负责向公司内部各部门提供档案业务指导和培训。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案形成过程的规范和完整。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。4.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.严格遵守档案管理的各项规定，确保档案管理工作的质量和安全。3.做好档案的日常管理工作，包括整理、编目、上架、保管等，保证档案存放有序，便于查找。4.负责档案利用服务工作，及时、准确地为利用者提供档案资料，并做好登记和记录。5.积极参与档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.业务档案：包括担保业务档案、再担保业务档案等，按照业务类型和项目进行细分。2.行政管理档案：涵盖公司文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。3.法律事务档案：如合同档案、诉讼档案等。4.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、宣传资料等。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，一级类目用大写字母表示，二级类目用阿拉伯数字表示，三级类目用英文字母表示，以此类推。2.例如：业务档案用“YW”表示，其中担保业务用“YW01”表示，再担保业务用“YW02”表示；行政管理档案用“XZ”表示，其中文件档案用“XZ01”表示，会议记录用“XZ02”表示等。3.编号应具有唯一性，便于档案的识别和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动、行政管理、法律事务等过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、函件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于重要的文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、编目准确、排列有序。（四）整理方法1.按照档案分类方案进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、责任者等信息。3.将文件材料按照一定顺序排列，进行装订或装盒。4.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。五、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交档案室。2.对于重大项目或紧急事项形成的档案，应在项目结束或事项处理完毕后[规定时间]内归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、年度等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案室对接收的档案进行核对，无误后办理签收手续，并将档案上架存放。六、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储设备等。3.档案室应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。（二）保管方式1.按照档案分类和编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份存储，如电子备份或异地存储，防止档案丢失或损坏。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案数量与账目相符。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、年度财务报告等重要文件。3.长期保管的档案期限为[具体年限]，如担保业务档案、重要合同档案等。4.短期保管期限为[具体年限]，如一般性文件、临时性业务资料等。（四）档案鉴定1.定期对到期档案进行鉴定，由档案室会同相关部门组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换文件等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，由档案管理人员进行核对和签收。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可借阅。2.根据档案的重要程度和保密级别，确定借阅权限和借阅期限。一般档案借阅期限不得超过[规定天数]，重要档案借阅期限不得超过[规定天数]。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和利用，提升档案服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.对电子档案进行分类、整理、存储，建立电子档案数据库。3.对数字化档案进行备份，确保数据的安全性和可靠性。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和编辑。2.检索功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号等检索档案。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。5.统计分析功能：对档案利用情况、档案数量等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（四）数据安全与维护1.建立数据安