房地产合同档案制度建设

PAGE房地产合同档案制度建设一、总则（一）目的为加强公司房地产合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，提高合同管理效率，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在房地产开发、销售、租赁、物业管理等业务活动中所签订的各类合同档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保公司商业机密和合法权益。4.便于利用原则：优化合同档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司经营决策提供有力支持。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善合同档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对合同档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.建立合同档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询。5.对违反合同档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）合同业务部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档工作，提供必要的业务支持。3.对合同履行过程中形成的补充协议、变更记录、往来函件等资料及时收集、整理，并移交档案管理部门。4.按照档案管理部门的要求，定期对本部门合同档案进行自查，确保档案的规范管理。（三）公司领导职责1.监督合同档案管理制度的执行情况，对档案管理工作提出指导意见。2.审批重要合同档案的保管期限、销毁等事项。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类房地产合同，包括但不限于土地出让合同、建设工程施工合同、商品房买卖合同、租赁合同、物业服务合同等。2.合同签订过程中形成的相关文件，如合同审批表、谈判记录、可行性研究报告、招投标文件等。3.合同履行过程中产生的补充协议、变更记录、往来函件、会议纪要、验收报告等资料。4.与合同相关的其他文件和资料，如公证文书、担保文件、保险单据等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料一式两份移交档案管理部门，一份作为原件归档，一份作为副本留存业务部门备查。2.移交的合同档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文档一致。（三）整理方法1.档案管理部门收到合同档案后，应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。2.每份合同档案应编制档案编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.合同档案应按照以下顺序进行排列：合同封面、合同目录、合同正文、附件、补充协议、变更记录、往来函件、会议纪要、验收报告等。4.对于合同中的附件，应注明附件名称、份数，并在档案中进行编号，与合同正文对应存放。5.整理后的合同档案应装入档案盒，并在档案盒上标明合同类别、项目名称、档案编号等信息。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对整理好的合同档案进行归档，归档时间为每月[X]日前。2.归档的合同档案应按照档案编号顺序依次排列，装入档案柜，并建立档案索引目录，便于查找和利用。3.在归档过程中，应认真核对档案内容，确保档案的准确性和完整性。如发现问题，应及时与合同业务部门沟通解决。（二）保管期限1.房地产合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度分为永久、长期和短期三种。永久保管：涉及公司重大权益、长期资产、重要历史资料等合同档案，如土地出让合同、公司合并或分立相关合同等。长期保管：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括建设工程施工合同、商品房买卖合同、长期租赁合同等。短期保管：保管期限为[X]年的合同档案，如一般性的物业服务合同、短期租赁合同等。2.合同档案保管期限的确定，由档案管理部门会同合同业务部门根据合同性质和重要程度提出建议，报公司领导审批后执行。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对电子合同档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，分别存放于不同的地点，防止数据丢失。4.建立合同档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案损坏、丢失等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。五、合同档案的利用与查询（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅合同档案。涉及对外提供合同档案复印件或相关资料的，应按照公司对外信息披露管理规定办理审批手续。（二）查询流程1.公司内部人员查询合同档案时，应填写查询申请表，注明查询目的、合同名称、档案编号等信息，经所在部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查询申请表后，应在[X]个工作日内提供查询服务，并做好查询记录。3.如需复印合同档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。复印后的合同档案应加盖档案管理部门印章，注明“复印件与原件一致”字样。（三）利用反馈利用合同档案的部门或人员应及时将利用情况反馈给档案管理部门，如发现档案内容存在问题或对档案利用有其他建议，应及时与档案管理部门沟通。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则合同档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、合同业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期合同档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定内容1.审查合同档案的保管期限是否已满。2.检查合同档案的内容是否已失去保存价值，如合同已履行完毕且无遗留问题、相关事项已过法律时效等。（四）销毁程序1.鉴定小组对到期合同档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《合同档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理部门负责组织实施合同档案的销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁合同档案时，应编制《合同档案销毁清单》，详细记录销毁档案的名称、编号、数量等信息，并由监销人员和档案管理人员签字确认。4