档案数字化信息保密制度

PAGE档案数字化信息保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化过程中的信息安全保密工作，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，确保公司档案信息的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案数字化工作的部门、人员以及相关合作单位。（三）基本原则1.预防为主原则建立健全档案数字化信息保密管理体系，加强对档案数字化各个环节的风险评估和防控，从源头上防止信息泄露事件的发生。2.全程管控原则对档案数字化的全过程，包括档案的收集、整理、扫描、存储、传输、利用等环节进行严格的保密管理，确保信息在各个阶段的安全性。3.谁主管谁负责原则各部门负责人为本部门档案数字化信息保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的保密工作，并对工作结果负责。4.依法合规原则严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案数字化信息保密工作合法合规进行。二、档案数字化流程中的保密要求（一）档案收集与整理阶段1.档案交接档案管理人员与移交部门进行档案交接时，应填写详细的交接清单，明确档案的名称、数量、来源等信息，并双方签字确认。交接过程应在监控设备下进行，确保档案交接的准确性和完整性。2.档案整理整理人员在整理档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自翻阅、摘抄、复制档案内容。对涉及敏感信息的档案，应采取单独存放、标识等特殊措施，防止信息泄露。（二）档案扫描阶段1.扫描设备管理扫描设备应专人专用，定期进行维护和检查，确保设备的正常运行和数据安全。扫描设备应具备数据加密功能，对扫描过程中产生的图像数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取。2.扫描操作规范扫描人员应严格按照操作规程进行扫描，不得擅自更改扫描参数。在扫描过程中，应避免无关人员在场，防止信息被他人获取。对扫描后的图像数据应进行及时备份，并存储在安全的存储介质上。（三）档案存储阶段1.存储设备选择应选用符合国家安全标准的存储设备，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行数据备份和恢复测试，确保数据的安全性和可靠性。存储设备应具备数据加密、访问控制、防病毒等功能，防止数据被非法访问和篡改。2.存储环境要求档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保存储环境的安全。存储场所应设置门禁系统，限制无关人员进入，对进入存储场所的人员进行严格登记和身份验证。（四）档案传输阶段1.传输方式选择应根据档案的敏感程度和传输要求，选择安全可靠的传输方式，如加密网络传输、专用存储介质传输等。在传输过程中，应对传输数据进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。2.传输过程监控对档案传输过程应进行实时监控，确保传输数据的准确性和安全性。如发现传输异常情况应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（五）档案利用阶段1.利用权限管理严格按照公司档案利用制度，对档案的利用权限进行审批和管理，确保只有经过授权的人员才能访问和利用档案数字化信息。对涉及敏感信息的档案，应设置更高的利用权限，限制访问范围。2.利用过程监督在档案利用过程中，应安排专人进行监督，防止利用人员擅自复制、传播档案信息。利用结束后，应及时收回档案，并检查档案的完整性和保密性。三、人员管理（一）人员背景审查1.对于参与档案数字化工作的人员，包括档案管理人员、扫描人员、存储管理人员等，应进行严格的背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.审查内容包括个人历史记录、犯罪记录、信用记录等，对有不良记录的人员不得录用。（二）人员培训1.定期组织档案数字化信息保密培训，提高工作人员的保密意识和业务水平。2.培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、档案数字化操作规程、信息安全技术等。3.培训结束后，应对工作人员进行考核，考核合格后方可继续从事档案数字化工作。（三）人员监督与考核1.建立健全人员监督机制，对档案数字化工作人员的工作行为进行实时监督，发现问题及时纠正。2.定期对工作人员的保密工作进行考核，考核结果与绩效挂钩，对违反保密制度的人员进行严肃处理。四、保密技术措施（一）数据加密技术1.对档案数字化过程中产生的各类数据，包括扫描图像、存储数据、传输数据等，应采用先进的数据加密技术进行加密处理，确保数据在存储和传输过程中的保密性。2.加密算法应符合国家相关标准和行业要求，定期对加密密钥进行更换，防止密钥被破解。（二）访问控制技术1.建立完善的访问控制体系，对档案数字化信息的访问进行严格的权限管理。2.根据工作人员的工作职责和业务需求，分配相应的访问权限，确保只有授权人员才能访问特定的档案信息。3.采用身份认证、授权管理、审计跟踪等技术手段，对访问行为进行记录和监控，防止非法访问和越权操作。（三）安全审计技术1.建立安全审计系统，对档案数字化信息的操作行为进行全面审计。2.审计内容包括用户登录、数据访问、数据修改、系统操作日志等，及时发现和处理异常行为。3.审计数据应进行定期备份，保存一定期限，以便在需要时进行追溯和调查。五、保密监督与检查（一）内部监督1.公司设立保密管理部门，负责对档案数字化信息保密工作进行日常监督检查。2.定期对档案数字化工作场所、存储设备、传输网络等进行检查，确保保密措施的有效执行。3.对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部审计1.定期聘请专业的第三方审计机构对公司档案数字化信息保密工作进行审计，评估保密制度的执行情况和信息安全风险。2.根据审计结果，制定针对性的改进措施，不断完善公司的保密管理体系。（三）违规处理1.对于违反档案数字化信息保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对因违反保密制度给公司造成损失的，应依法追究其法律责任。六、应急处置（一）应急预案制定1.制定档案数字化信息保密应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应流程、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行演练和修订完善，确保其有效性和可操作性。（二）应急响应流程1.一旦发生档案数字化信息泄露事件，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处置。2.首先应保护现场，防止信息进一步扩散；然后对泄露事件进行调查，确定泄露原因和影响范围；最后采取相应的补救措施，降低损失。（三）后期恢复与总结1.在应急处置结束后，应及时对受损的档案数字化信息进行恢复和重建，确保档案信息的完整性和可用性。2.对事件进行总结分析，