健康扶贫档案室管理制度

PAGE健康扶贫档案室管理制度一、总则（一）目的为加强健康扶贫档案室的规范化管理，确保健康扶贫档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在健康扶贫工作中的凭证、参考和借鉴作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与健康扶贫工作相关的各类档案资料的管理，包括但不限于贫困人口健康档案、医疗救助记录、疾病防治资料、帮扶措施档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则健康扶贫档案室对各类健康扶贫档案实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应如实反映健康扶贫工作的实际情况，确保数据真实、信息准确。3.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案资料的泄露、丢失和损坏，确保档案信息安全。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为健康扶贫工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善健康扶贫档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理健康扶贫档案资料，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案安全。5.定期对档案进行检查、清点和统计，及时发现和处理档案存在的问题。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门健康扶贫档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照档案室的要求，定期将整理好的档案资料移交档案室统一管理。3.协助档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和说明。4.负责本部门档案管理工作的自查自纠，发现问题及时整改，并向档案室反馈。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高档案管理水平。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作。3.负责档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作，确保档案管理工作规范、有序。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理效率。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护档案的安全和完整。三、档案收集与整理（一）收集范围1.贫困人口基本健康信息档案，包括个人基本信息、健康体检记录、疾病史等。2.医疗救助申请、审批及救助记录档案，包括救助对象信息、救助项目、救助金额等。3.疾病防治宣传资料、培训记录、工作方案等档案。4.健康扶贫工作中形成的各类文件、通知、报告、总结等档案。5.帮扶责任人与贫困人口结对帮扶的相关记录档案，包括帮扶计划、帮扶措施、帮扶成效等。6.其他与健康扶贫工作相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、有效，符合相关法律法规和行业标准要求，并具有保存价值。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除重复、无效的资料，确保档案资料的质量。（三）整理方法1.分类按照健康扶贫档案的内容和性质，分为贫困人口健康档案类、医疗救助档案类、疾病防治档案类、帮扶工作档案类、综合管理档案类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.装订对纸质档案资料进行装订，确保档案资料的整齐、牢固。装订时应注意保护档案资料的完整性，避免损坏档案内容。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份留存档案室，一份供查阅利用时使用。四、档案归档与保管（一）归档期限1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的健康扶贫档案资料整理归档，并移交档案室统一管理。2.对于重大健康扶贫项目或突发事件形成的档案资料，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.档案形成部门按照整理要求，将档案资料整理成册，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、编号、移交日期等内容，移交清单一式两份，双方签字确认。3.档案室对移交的档案资料进行核对、验收，无误后办理接收手续，并将档案资料上架保管。（三）保管期限1.健康扶贫档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及健康扶贫工作的重要政策文件、重大项目资料、具有历史查考价值的档案等。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括一般性的健康扶贫工作文件、档案资料等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括临时性的健康扶贫工作记录、报表等。（四）保管要求1.档案室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。3.定期对档案进行检查、清点和统计，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.在健康扶贫工作中需要查阅档案资料的本公司/组织内部人员。2.因工作需要，经批准查阅健康扶贫档案的上级主管部门、相关单位及个人。（二）查阅程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.档案查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。3.档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人应在档案室指定的地点查阅档案，查阅时不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案室，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅范围1.因工作需要，确需借阅健康扶贫档案的本公司/组织内部人员。2.因工作需要，经批准借阅健康扶贫档案的上级主管部门、相关单位及个人。（四）借阅程序1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等信息。2.档案借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。3.档案室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。4.借阅人应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对健康扶贫档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.档案鉴定应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。档案鉴定小组负责对健康扶贫档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实、准确，是否反映健康扶贫工作的实际情况。2.档案的保存价值，是否具有凭证、参考和借鉴作用。3.档案的保管期限是否符合规定，是否需要调整。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组根据鉴定意见，填写档案鉴定审批表，注明档案名称、数量、鉴定意见、销毁原因等内容。3.档案鉴定审批表经公司/组织领导审批后，方可进行销毁处理。（五）销毁程序1.对经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案名称、数量、编号、销毁日期等内容。2.档案销毁清单经公司/组织领导批准后，由档案室负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁工作完成后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立健康扶贫档案信息管理系统，实现档案资料的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.利用信息化手段，对档案资料进行分类、检索、统计、分析等处理，为健康扶贫工作提供决策支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.选用适合健康扶贫档案管理的信息化管理软件，实现档案资料的录入、存储、查询、借阅、统计等功能。3.对档案管理人员进行信息化培训，提高其计算机操作技能和信息化管理水平。4.建立健全档案信息化管理制度，规范档案信息的录入、审核、存储、使用等流程，确保档案信息安全。（三）数据录入与维护1.按