2017档案室上墙制度

PAGE2017档案室上墙制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等各项工作流程，保障公司档案工作的科学化、规范化、制度化，为公司的发展提供有力的信息支持。（二）适用范围本制度适用于本公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为。公司各部门形成的各类文件、资料、记录等均属本制度管理范畴，包括但不限于行政文件、财务档案、人事档案、业务合同、技术资料、项目文档等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室负责集中统一管理各类档案，确保档案管理的一致性和规范性。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理，并定期移交至档案室。2.真实性与完整性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要档案信息进行保密管理，防止档案信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，建立科学合理的档案检索体系，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时有效的服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管公司各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，严格执行档案查阅、借阅审批制度，确保档案的安全与保密。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。6.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理技能。7.参与公司重大活动、项目建设等工作，提供档案资料支持，并对相关档案进行专项管理。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.负责本部门各类文件、资料、记录等的日常收集、整理，确保档案资料的齐全、完整，并按照规定的时间和要求移交至档案室。3.在工作中形成的重要文件、资料等应及时备份，并妥善保管，防止丢失或损坏。4.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定填写档案查阅、借阅登记表，如实提供档案利用情况反馈。5.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并接受档案室的业务指导和监督检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、变更登记申请书等。2.公司行政文件，包括上级机关下发的文件、公司内部发布的通知、通报、报告、请示等。3.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价材料、离职手续文件等。5.业务合同档案，涵盖公司签订的各类采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。6.技术资料档案，如产品研发资料、技术方案、工艺文件、图纸、专利证书等。7.项目文档档案，包括项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等。8.其他各类具有保存价值的文件、资料、记录，如会议纪要、活动照片、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时、全面地收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性。2.对于重要文件、资料，应在形成后及时收集，防止遗漏或丢失。涉及多个部门的文件，由主办部门负责收集齐全后移交档案室。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、剪裁、损毁。如有破损或褪色等情况，应进行修复或复制后再行归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照一定的顺序排列。3.每份档案应编制清晰、准确的编号和目录，便于查找和管理。（四）整理方法1.分类行政档案按照年度、文件种类进行分类，如年度通知、年度报告等。财务档案按照会计年度进行分类，分为会计凭证类、账簿类、报表类等。人事档案按照员工类别、时间顺序进行分类，如在职员工档案、离职员工档案等。业务合同档案按照合同类型、签订时间进行分类，如采购合同年度、销售合同年度等。技术资料档案按照专业领域、项目阶段进行分类，如产品研发前期调研、产品研发设计图纸等。项目文档档案按照项目名称、阶段进行分类，如[项目名称]立项阶段、[项目名称]实施阶段等。2.编号档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。全宗号为本公司代码（可根据实际情况设定）；目录号按照档案类别编制，如行政档案目录号为1，财务档案目录号为2等；案卷号按照年度、类别顺序编写，如2017年行政档案第1卷为1201701；件号在案卷内按照文件顺序编号。对于电子档案，应在电子文件命名中体现编号信息，确保电子档案与纸质档案编号一致，便于对应管理。3.编目编制档案目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等。电子档案应建立电子目录，详细记录电子文件的名称、存储位置、大小、格式、日期等信息，方便检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序存放于档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，按照档案分类目录进行存储，并建立备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.对于重要的实物档案，如印章、证书等，应设立专门的实物档案库进行保管，建立实物档案登记台账，详细记录实物档案的名称、数量、来源、保管期限等信息。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，涉及公司核心业务的合同、协议，财务审计报告，重要人事任免文件等。长期保管的档案期限为16年至50年，如一般业务合同、项目文档、行政文件等。短期保管的档案期限为5年以下，如一般性的通知、简报等临时性文件。2.各部门应根据档案的性质和重要程度，初步确定档案的保管期限，并在档案移交时注明。档案室在接收档案后，应进行审核，如有异议，与相关部门协商确定保管期限。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量核对、编号检查、装具完好情况检查、保管环境检查等。对于清查中发现的问题，应及时记录并采取相应措施进行处理，如修复破损档案、更换损坏装具、调整保管环境等。3.建立档案清查台账，详细记录清查时间、清查范围、发现问题及处理情况等信息，以备查阅和统计分析。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准，并严格限制查阅范围和时间。查阅过程中，档案室工作人员应进行现场监督，确保档案安全。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可借阅。期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅档案时，借阅人应向档案室工作人员当面点清档案数量和状况，并在《档案借阅登记表》上签字确认。3.借阅人应对借阅档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、扫描或传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应责任。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需续借，应提前[X]个工作日向档案室提出申请。逾期未还的，档案室将发出催还通知，仍不归还的，将按照公司相关规定进行处理。（三）查阅、借阅登记1.档案室应建立完善的档案查阅、借阅登记制度，对每一次查阅、借阅行为进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）档案名称及编号、批准人、归还日期等。2.查阅、借阅登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。通过对查阅、借阅记录的分析，可以了解档案的利用情况，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地分析档案价值的原则，确保鉴定结果客观、准确。2.结合公司实际情况和档案保管期限规定，对档案进行综合评估，确定档案是否仍具有保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员代表及相关业务专家组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审核鉴定，确保鉴定工作的公正性和专业性。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的形成背景、来源、记录的信息价值、与公司当前及未来工作的关联程度等。2.参考档案保管期限规定，结合公司业务发展和档案利用情况，判断档案是否已达到保管期限且确无继续保存必要。3.对于涉及公司重要业务、知识产权、法律纠纷等方面的档案，应谨慎鉴定，必要时征求相关部门或专业机构意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核确定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司分管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案室作为档案销毁记录，一份交公司行政部门监督销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等符合环保要求的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应进行现场监督，并由监督人和销毁人在《档案销毁清册》上签字确认。5.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据删除软件进行多次覆盖删除，并确保存储介质彻底损坏，防止数据恢复。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强档案信息的安全防护，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。3.推动档案信息资源的共享与利用，为公司各部门提供便捷的档案查询和信息服务，促进公司业务协同发展。（二）数字化档案采集1.制定档案数字化工作计划，按照档案类别和重要程度，逐步推进档案数字化工作。优先对利用率高、保管期限长的档案进行数字化采集。2.档案数字化采集应遵循档案原件优先、数字化图像清晰可读、数据准确完整的原则。采用扫描、拍照等方式将纸质档案转化为电子图像，并进行图像处理、数据录入等工作，确保数字化档案与纸质档案内容一致。3.建立数字化档案质量审核机制，对采集的数字化档案进行质量抽检，确保图像清晰、文字准确、数据完整。审核合格的数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引和目录。（三）信息化系统管理1.选用适合公司档案管理需求的信息化管理系统，系统应具备档案录入、存储、检索、借阅管理、权限控制、统计分析等功能。2.对信息化管理系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。及时更新系统中的档案数据，保证档案信息的时效性。3.加强对信息化管理系统用户的权限管理，根据用户的工作职责和业务需求，设置不同的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。严禁未经授权的人员访问和操作档案管理系统。（四）电子档案安全管理1.建立电子档案安全管理制度，采取防火墙、入侵检测、加密存储、数据备份等安全技术措施，保障电子档案信息的安全。2.定期对电子档案进