残联要建立档案管理制度

PAGE残联要建立档案管理制度残联档案管理制度一、总则（一）目的为加强残联档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在残联工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于残联机关各部门、下属事业单位以及与残联工作相关的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：残联档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映残联各项工作的开展情况。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责残联档案管理的日常工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。3.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。4.对档案进行统计分析，为残联工作提供数据支持。5.参与档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。6.开展档案业务培训和宣传工作，提高全体人员的档案意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与残联工作相关的文件、指示、通知等。2.残联机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.残联组织开展的各项业务活动形成的文件、资料、记录，如会议纪要、活动方案、调查问卷、统计报表等。4.残联工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作记录、培训证书、获奖证书等。5.残联下属事业单位的重要文件、财务报表、业务档案等。6.与残联工作相关的其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集到档案管理部门手中。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要文件资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保信息的一致性。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。5.按照分类顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政管理类：包括机关日常工作、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的档案。3.业务工作类：包括残疾人康复、教育、就业、扶贫、维权等方面的档案。4.特殊群体工作类：针对特定残疾人群体开展工作形成的档案，如盲人工作、聋人工作、肢残人工作等。5.宣传文化类：包括残联组织开展的宣传活动、文化活动等方面的档案。6.对外交流类：与国内外其他组织、机构开展交流合作形成的档案。7.声像档案类：包括照片、录音、录像等档案。8.实物档案类：包括残联获得的荣誉证书、奖杯、锦旗等实物档案。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的形式。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份。3.类别：用两位字母表示档案所属的类别，如“DQ”表示党群工作类，“XZ”表示行政管理类等。4.流水号：用四位数字表示档案在该类别中的顺序号。例如：2023DQ0001，表示2023年形成的党群工作类第1份档案。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管要求1.按照档案的保管期限，将档案分别存放。2.对档案进行定期检查，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放。3.确保电子档案的安全，防止数据丢失、损坏和泄密。六、档案的利用（一）查阅权限1.残联工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅残联档案的，应持单位介绍信，经残联分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经残联主要领导批准。（二）借阅规定1.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真核对，确保档案完好无损。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，并定期进行统计分析。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，对档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查。2.根据档案的保管期限和现实利用价值，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经残联分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清单》永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为残联工作提供便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和挂接。2.档案管理系统建设：开发或选用适合残联档案管理的软件系统，实现档案的分类管理、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全保障：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.组织开展档案数字化工作，按照规范要求进行扫描、录入和挂接。3.安装调试档案管理系统，进行系统培训和试运行。4.正式运行档案管理系统，实现档案管理的信息化。九、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽