电网建设项目档案规章制度

PAGE电网建设项目档案规章制度一、总则（一）目的为加强电网建设项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司电网建设项目的实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司范围内所有电网建设项目的档案管理工作，包括项目规划、设计、施工、调试、竣工验收等各个阶段形成的各类文件材料。（三）基本原则1.真实性原则：项目档案应如实反映电网建设项目的实际情况和建设过程。2.完整性原则：全面收集项目建设各阶段形成的文件材料，确保档案内容完整无缺。3.系统性原则：按照项目建设的内在规律和档案形成的特点，对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系。4.规范性原则：档案管理工作应符合国家和行业有关档案管理的规范和标准，保证档案质量。5.安全性原则：采取有效措施确保项目档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善电网建设项目档案管理制度，并监督执行。对各部门的项目档案管理工作进行指导、监督和检查。集中统一管理电网建设项目档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.项目建设单位负责本单位电网建设项目档案管理工作的组织和实施，明确档案管理职责和人员。按照档案管理要求，组织项目文件材料的形成、积累和整理工作，确保项目档案的及时、完整和准确。对项目各参建单位的档案管理工作进行监督和协调，督促其做好档案整理和移交工作。3.项目设计单位负责按照档案管理要求，在项目设计过程中形成完整、准确的设计文件，并及时向项目建设单位移交。对设计文件的更改和补充进行严格控制，确保更改后的文件及时归档。4.项目施工单位负责收集、整理本单位在项目施工过程中形成的各类文件材料，包括施工记录、质量检验报告、试验报告、工程变更文件等，并按照要求进行分类、编目和装订。在项目竣工验收前，将整理好的施工档案移交项目建设单位。5.项目监理单位负责对项目建设过程中的文件材料形成情况进行监督和检查，确保文件材料的真实、完整和规范。协助项目建设单位做好项目档案的审核和验收工作，对不符合要求的档案提出整改意见。二、档案的形成与收集（一）项目前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案等文件，由项目建设单位负责收集。2.项目设计招标、勘察设计合同等文件，由项目建设单位或相关部门负责收集。3.项目初步设计文件、施工图设计文件等，由设计单位按照合同要求及时提交项目建设单位。（二）项目施工文件1.施工单位应在施工过程中及时收集、整理施工技术文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。2.施工过程中的工程变更文件，如设计变更通知单、工程联系单等，由提出变更的单位负责收集，并及时传递给相关单位。3.项目监理单位应收集监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等监理文件。（三）项目调试文件1.调试单位应收集调试大纲、调试方案、调试记录、调试报告等文件。2.调试过程中发现的问题及处理情况记录，由调试单位负责整理归档。（四）项目竣工验收文件1.项目建设单位应组织编制项目竣工验收报告、竣工决算报告等文件。2.各参建单位应提交工程总结、质量自评报告、竣工图等文件。3.项目竣工验收备案文件，由项目建设单位按照规定办理并归档。（五）其他文件1.项目建设过程中形成的各类会议纪要、协议、合同等文件，由相关部门或单位负责收集。2.项目建设过程中获得的荣誉证书、奖励文件等，由项目建设单位或相关部门收集归档。（六）收集要求1.各部门和单位应明确专人负责项目文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实可靠、字迹清晰、签字盖章齐全，符合档案管理要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。三、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法电网建设项目档案按照项目前期文件、项目施工文件、项目调试文件、项目竣工验收文件等进行一级分类，在一级分类下再根据文件的性质、内容等进行二级分类。具体分类如下：1.项目前期文件立项批复文件可行性研究报告文件环境影响评价报告文件水土保持方案文件设计招标文件勘察设计合同文件初步设计文件施工图设计文件2.项目施工文件施工组织设计文件施工方案文件技术交底文件施工日志文件工程测量记录文件材料检验报告文件隐蔽工程验收记录文件分项分部工程质量检验评定记录文件工程变更文件3.项目调试文件调试大纲文件调试方案文件调试记录文件调试报告文件4.项目竣工验收文件竣工验收报告文件竣工决算报告文件工程总结文件质量自评报告文件竣工图文件竣工验收备案文件5.其他文件会议纪要文件协议合同文件荣誉证书奖励文件（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2.归档文件应按照分类方案和编号顺序进行排列，编号应连续、清晰。3.归档文件应编制页号，单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件正面在右下角编写页号，背面在左下角编写页号。4.归档文件应按照规定的格式进行编目，编目内容应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号、密级等。5.竣工图应加盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。竣工图章应包含“竣工图”字样、编制单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监等内容。（四）归档程序1.项目建设单位在项目建设过程中，应定期组织对项目文件材料进行整理，形成初步的档案案卷。2.项目建设单位在项目竣工验收前，应将整理好的档案案卷提交公司档案管理部门进行审核。3.公司档案管理部门对审核合格后的档案案卷进行接收，并办理归档手续。4.对审核不合格的档案案卷，公司档案管理部门应提出整改意见，项目建设单位应及时进行整改，直至档案符合要求。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.公司档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案应进行专柜保管，并采取特殊的保护措施。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度一般控制在45%60%之间。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）保护措施1.对纸质档案应采取防潮、防虫、防火等措施，如定期晾晒、放置防虫药、配备消防设备等。2.对电子档案应采取备份、加密、防病毒等措施，确保电子档案的安全。3.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合电网建设项目的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设单位、项目设计单位、项目施工单位、项目监理单位等相关人员组成。档案鉴定小组负责对电网建设项目档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括对项目建设、生产运行、维护检修、技术改造等方面的利用价值。3.档案的保管期限，根据档案的保存价值确定保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值和保管期限。2.综合分析法：结合项目建设的实际情况，对档案的形成背景、内容、作用等进行综合分析，确定其保存价值和保管期限。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录中注明“已销毁”字样，并永久保存档案销毁清册。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法依规提供利用，保障公司和相关单位的合法权益。2.方便快捷，提高档案利用效率。3.确保档案安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门在项目建设、生产运行、维护检修、技术改造等工作中需要查阅档案的。2.项目建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等参建单位在项目竣工验收、结算审计、质量追溯等工作中需要查阅档案的。3.政府有关部门、司法机关等依法需要查阅档案的。（三）利用方式1.查阅：利用者可到公司档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：对确需借出档案的，利用者应办理借阅手续，借阅期限一般不超过[具体期限]天。借阅期间利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁、丢失档案。3.复制：利用者可根据需要复制档案，复制档案应经档案管理部门同意，并