公司工程项目物资采购管理制度

公司工程项目物资采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程项目物资采购管理，规范采购行为，保证物资质量，降低采购成本，提高采购效率，保障工程项目的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目的物资采购活动，包括但不限于建筑材料、设备、构配件、工具器具等物资的采购。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.质量优先原则：在保证物资质量的前提下，追求合理的价格和良好的服务。3.性价比原则：综合考虑物资的质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商和物资。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司总经理、分管副总经理、工程管理部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成。2.职责（1）制定公司工程项目物资采购的战略规划和政策。（2）审定重大采购项目的采购方案和供应商选择。（3）协调解决采购过程中的重大问题。（4）监督采购管理制度的执行情况。（二）采购部门1.组成：设采购经理、采购员等岗位。2.职责（1）负责编制工程项目物资采购计划。（2）寻找、评估和选择供应商，建立供应商档案。（3）组织采购招标、询价、谈判等采购活动。（4）签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（5）负责物资的验收、入库、保管和发放工作。（6）处理采购过程中的质量问题和纠纷。（7）定期统计和分析采购数据，提出改进建议。（三）工程管理部门1.职责（1）根据工程项目的进度和需求，提出物资采购申请。（2）参与供应商的考察和评估。（3）对采购物资的质量和规格进行技术把关。（4）协助采购部门进行物资的验收和调试工作。（四）财务部门1.职责（1）负责审核采购预算和资金使用计划。（2）办理采购款项的支付手续。（3）对采购成本进行核算和控制。（4）监督采购资金的使用情况。（五）审计部门1.职责（1）对采购活动进行审计监督，确保采购过程合法、合规、公正。（2）审查采购合同的签订和执行情况。（3）检查采购物资的质量和价格是否合理。（4）对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.工程管理部门应根据工程项目的施工进度计划和设计文件，在项目开工前编制详细的物资采购计划。采购计划应包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照工程项目的不同阶段进行分解，明确各阶段的采购任务和时间节点。3.采购计划应报公司领导审批后执行。（二）采购计划的调整1.在工程项目实施过程中，如因设计变更、施工进度调整等原因需要调整采购计划，工程管理部门应及时提出调整申请，说明调整的原因和内容。2.采购计划的调整应经公司领导审批后，由采购部门进行相应的调整和安排。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，了解其企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况等情况。3.对符合初步筛选条件的供应商，采购部门应组织工程管理部门、财务部门等相关人员进行实地考察，对供应商的生产工艺、质量控制体系、售后服务等进行全面评估。4.根据考察和评估结果，选择合格的供应商，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、营业执照、税务登记证、产品质量认证文件、业绩情况等资料。（二）供应商的评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括物资质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对优秀供应商给予优先合作和奖励；对不合格供应商应及时淘汰，并从供应商档案中删除。3.建立供应商动态管理机制，根据供应商的表现及时调整其等级和合作关系。（三）供应商的合作1.与供应商签订采购合同前，应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购部门应定期与供应商沟通，了解物资生产进度和质量情况，协调解决合作过程中出现的问题。3.对重要物资的采购，可要求供应商提供质量保证金或银行保函，以保障物资质量和供应的稳定性。五、采购方式及流程（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术要求较高、对质量和供应稳定性要求严格的物资采购项目。招标采购应按照国家相关法律法规和公司的招标管理办法进行，遵循公开、公平、公正的原则。2.询价采购：适用于采购金额较小、技术要求相对简单的物资采购项目。采购部门应向至少三家供应商发出询价函，要求供应商提供物资的报价和相关资料。根据询价结果，选择报价合理、质量可靠的供应商。3.直接采购：适用于采购金额较小、时间紧迫或只能从唯一供应商处采购的物资。直接采购应经过公司领导审批，并在采购合同中说明直接采购的原因。（二）采购流程1.采购申请：工程管理部门根据工程项目需求，填写《物资采购申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，根据采购金额和采购方式的不同，报相关领导审批。3.采购实施：采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的采购方式，组织采购活动。-招标采购流程（1）编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，包括招标公告、投标须知、技术规格书、合同条款等内容。（2）发布招标公告：在公司内部网站、行业媒体等平台发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。（3）接收投标文件：在规定的时间内接收供应商的投标文件，并进行密封保存。（4）开标、评标：组织开标会议，当众开启投标文件，对投标文件进行评审。评标委员会由采购部门、工程管理部门、财务部门等相关人员组成，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。（5）定标：根据评标结果，确定中标供应商，并发出中标通知书。（6）签订合同：与中标供应商签订采购合同。-询价采购流程（1）发出询价函：采购部门向至少三家供应商发出询价函，要求供应商在规定的时间内报价。（2）接收报价：在规定的时间内接收供应商的报价，并进行整理和比较。（3）选择供应商：根据报价和供应商的综合情况，选择报价合理、质量可靠的供应商。（4）签订合同：与选定的供应商签订采购合同。-直接采购流程（1）确定供应商：根据采购需求和实际情况，选择合适的供应商。（2）协商价格和条款：与供应商协商物资的价格、交货期、质量标准等条款。（3）签订合同：经公司领导审批后，与供应商签订采购合同。4.合同执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。工程管理部门协助采购部门进行物资的验收和调试工作。5.物资验收：物资到货后，采购部门应组织工程管理部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。对验收合格的物资，办理入库手续；对验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或退货。6.付款结算：财务部门根据采购合同和物资验收单，办理采购款项的支付手续。付款方式应按照合同约定执行，一般采用分期付款方式，在物资验收合格后支付大部分货款，预留一定比例的质量保证金，在质保期届满后无质量问题时支付。六、采购物资的验收、保管和发放（一）验收1.物资到货后，采购部门应及时通知工程管理部门和质量检验部门进行验收。2.验收人员应严格按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行检查和检验。对重要物资，应进行抽样检测或委托专业机构进行检测。3.验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求供应商在规定的时间内处理。4.对需要安装调试的设备，应在安装调试完毕并经试运行合格后进行最终验收。（二）保管1.设立专门的物资仓库，配备必要的保管设备和人员，对采购物资进行妥善保管。2.物资入库后，应按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，并做好标识。3.建立物资库存管理制度，定期对物资进行盘点，确保账物相符。对盘盈、盘亏的物资，应查明原因，及时处理。4.加强物资仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保物资的安全。（三）发放1.工程管理部门根据工程项目的实际需求，填写《物资领用申请表》，经部门负责人审核后到仓库领取物资。2.仓库管理人员应按照《物资领用申请表》的内容发放物资，并做好发放记录。3.严格控制物资的发放数量，避免浪费和滥用。对超计划领用的物资，应经过相关领导审批后发放。七、采购风险管理（一）市场风险1.采购部门应密切关注市场价格波动情况，及时调整采购策略。在市场价格上涨时，可提前采购或与供应商签订长期供货合同，锁定价格；在市场价格下跌时，可适当延迟采购。2.加强对原材料市场的分析和预测，了解原材料价格走势和供应情况，为采购决策提供依据。（二）质量风险1.严格供应商选择和评价标准，选择质量可靠的供应商。2.在采购合同中明确质量标准和验收方法，对物资质量进行严格把关。3.加强物资验收工作，对验收不合格的物资及时处理，避免不合格物资进入工程项目。4.建立质量追溯机制，对因物资质量问题造成的损失，追究供应商的责任。（三）交货期风险1.在采购合同中明确交货期和违约责任，对供应商的交货情况进行跟踪和监督。2.与供应商保持密切沟通，及时了解物资生产进度和运输情况，协调解决可能影响交货期的问题。3.制定应急预案，在供应商不能按时交货时，采取紧急采购或调整施工进度等措施，确保工程项目不受影响。（四）廉洁风险1.加强对采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识和法律意识。2.建立健全采购监督机制，加强对采购过程的审计和监督，防止采购人员与供应商勾结，谋取不正当利益。3.对发现的廉洁问题，严肃处理，追究相关人员的责任。八、采购档案管理（一）采购档案的内容采购档案包括采购申请、采购审批文件、招标文件、投标文件、询价函、报价单、采购合同、验收单、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）采购档案的整理和保管1.采购部门应在采购活动结束后，及时将采购档案进行整理和归档。2.采购