单位印章管理内控制度

PAGE单位印章管理内控制度一、总则（一）目的为加强单位印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障单位合法权益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门及所属分支机构在经济活动、行政管理等工作中涉及的各类印章管理。（三）印章种类及定义1.公章：单位法定名称章，代表单位对外行使权力、承担责任，具有最高法律效力。2.财务专用章：用于单位财务核算、资金收付等财务相关业务。3.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，明确合同双方权利义务。4.法定代表人章：由法定代表人个人使用，在特定业务场景中代表法定代表人行使职权。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部业务往来及文件签署等。（四）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业标准要求。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用、伪造等风险。3.规范性原则：明确印章管理各环节流程及操作规范，做到有章可循、规范有序。4.审慎性原则：严格审核印章使用申请，确保用印事项合法合规、真实有效。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制申请1.各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至单位办公室，办公室对申请事项进行初步审核，审核通过后报单位领导审批。（二）印章刻制1.经单位领导审批同意后，由办公室统一办理印章刻制手续。选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。2.印章制作单位应按照国家相关规定和单位要求进行印章刻制，确保印章质量和安全性。制作完成后，应将印章样本交单位办公室留存备案。（三）印章启用1.新印章刻制完成后，由办公室组织相关部门及人员进行验收。验收内容包括印章外观质量、文字图案清晰度、尺寸规格等是否符合要求。2.验收合格后，填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等信息，经单位领导批准后正式启用。3.印章启用后，办公室应及时将印章启用信息通知各相关部门，并在单位内部进行公示，确保全体员工知晓。三、印章的保管（一）保管责任1.单位公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章由办公室指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管、双锁管理，钥匙分别由保管人员各自持有。2.保险柜或保管箱应放置在安全、保密的场所，如办公室内具备防盗、防火、防潮等功能的区域。（三）保管要求1.印章保管人员不得擅自将印章交他人保管或带出保管场所。因工作需要携带印章外出时，必须经过严格审批，并采取必要的安全措施，确保印章安全。外出期间，印章应始终处于保管人员视线范围内，不得随意放置。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告办公室，并采取相应措施进行处理。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）使用申请1.各部门及人员需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至印章保管部门或人员，印章保管人员对申请事项进行初步审核，审核内容包括用印事项是否符合单位规定、申请手续是否齐全等。（二）审核审批1.对于一般性用印事项，经印章保管人员审核通过后，报办公室负责人审批。2.对于重要合同签订、重大事项决策等涉及单位重大利益的用印事项，需经单位领导审批。审批流程应严格按照单位内部规定执行，确保审批环节严谨、规范。（三）用印操作1.印章保管人员在审核审批通过后，应按照规定的用印流程进行操作。用印时，应将印章放置在安全、平整的表面，确保印章清晰、完整地加盖在文件规定位置。2.加盖印章后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、用印申请人等信息，并要求用印申请人签字确认。（四）特殊情况用印1.因紧急情况无法事先填写《印章使用申请表》的，用印申请人应电话向部门负责人及印章保管人员说明情况，经同意后方可用印。事后应及时补办申请手续。2.对于异地用印或通过传真、扫描等方式用印的情况，应严格按照单位规定进行审批，并采取必要的安全措施，确保用印的真实性和合法性。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.单位名称变更、机构撤销、印章损坏等原因导致印章不再使用时，应及时办理印章停用手续。2.印章保管人员发现印章存在被盗用、冒用、伪造等风险时，可以先采取临时停用措施，并及时报告单位领导及相关部门进行处理。（二）停用申请与审批1.各部门或人员发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交至办公室。2.办公室对申请事项进行审核，审核通过后报单位领导审批。经单位领导批准后，正式办理印章停用手续。（三）印章销毁1.对于停用的印章，由办公室统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经单位领导审批。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。3.销毁完成后，办公室应将《印章销毁申请表》及销毁记录存档，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计监督检查，检查内容包括印章管理制度执行情况、印章保管与使用记录、印章安全防范措施等。2.办公室应加强对印章管理工作的日常监督检查，及时发现和纠正印章管理过程中存在的问题，确保印章管理工作规范有序。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章管理不善导致单位遭受经济损失或其他不良影响的，相关