装备采购内控制度

PAGE装备采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司装备采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，确保公司采购活动合法合规、公平公正、科学合理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有装备采购活动，包括但不限于各类生产设备、办公设备、运输工具、安全防护装备等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：装备采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.科学合理原则：根据公司实际需求和发展战略，科学合理地确定采购装备的规格、数量、质量等要求，确保采购的装备符合公司生产经营需要。4.效益原则：在保证装备质量的前提下，充分考虑采购成本、使用成本、维护成本等因素，追求采购效益最大化。5.内部控制原则：建立健全装备采购内部控制体系，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.需求部门提出：各需求部门应根据公司生产经营计划、设备更新计划、安全管理要求等，提前提出装备采购需求，并填写《装备采购申请表》，详细说明采购装备的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等内容。2.归口管理部门审核：归口管理部门负责对需求部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、必要性、可行性等。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导审批：公司领导根据公司实际情况和发展战略，对采购申请进行审批。审批通过后，下达采购计划。（二）采购预算编制1.财务部门负责：财务部门根据采购计划，结合公司财务状况和资金安排，编制装备采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容。2.预算审核与调整：采购预算编制完成后，报公司领导审核。审核通过后的采购预算应严格执行，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算管理相关规定进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.供应商筛选：采购部门根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并邀请其参与投标或报价。3.供应商评估：采购部门组织相关部门对参与投标或报价的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平与交货期、售后服务等方面。评估可采用实地考察、样品检验、市场调研、信用调查相结合的方式进行。4.确定供应商：采购部门根据评估结果，确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。（二）供应商考核与评价1.定期考核：采购部门应定期对供应商进行考核，考核周期一般为一年。考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.评价指标设定：根据考核内容，设定相应的评价指标和权重，对供应商进行量化评价。评价指标可包括产品合格率、按时交货率、价格合理性、售后服务响应时间等。3.评价结果应用：采购部门根据供应商考核与评价结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，可给予优先采购、价格优惠等奖励；对于考核不合格的供应商，应及时采取措施进行整改，如警告、暂停合作、取消合作资格等。四、采购流程控制（一）采购申请与审批1.需求部门提出申请：各需求部门按照本制度第二章的规定，填写《装备采购申请表》，并提交至归口管理部门。2.归口管理部门审核：归口管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批：公司领导根据公司实际情况和发展战略，对采购申请进行审批。审批通过后，下达采购计划。（二）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司招标管理规定进行，包括公开招标、邀请招标等方式。2.竞争性谈判采购：对于采购项目技术规格复杂或性质特殊且不能确定详细规格或具体要求的，或者招标后没有供应商投标或没有合格标的，或者重新招标未能成立的，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应按照公司竞争性谈判管理规定进行，由采购部门组织相关部门与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。3.询价采购：对于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的，可采用询价采购方式。询价采购应按照公司询价管理规定进行，由采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，采购部门根据报价情况确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照公司单一来源采购管理规定进行，由采购部门与供应商进行协商，确定成交价格和采购合同条款。（三）采购合同签订1.合同起草与审核：采购部门根据采购项目的要求和谈判或询价结果，起草采购合同。采购合同应明确采购装备的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同起草完成后，报法律合规部门进行审核。2.合同签订：法律合规部门审核通过后的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（四）采购验收1.验收准备：采购合同签订后，需求部门应组织相关人员做好验收准备工作，包括制定验收方案、明确验收标准、准备验收工具等。2.到货验收：供应商按照采购合同约定的时间和地点将装备送达后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照验收方案和验收标准对装备的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，确保装备符合采购合同要求。3.验收报告：验收完成后，验收人员应填写《装备采购验收报告》，详细记录验收情况。验收报告应包括装备名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收结果等内容。验收报告经验收人员签字确认后，报需求部门负责人审核。4.验收结果处理：如验收合格，需求部门应及时办理入库手续；如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货，需求部门应按照采购合同约定追究其违约责任。（五）采购付款1.付款申请：采购合同签订后，供应商按照合同约定履行交货义务并通过验收后，采购部门应及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附上采购合同、验收报告等相关证明材料。2.财务审核：财务部门对采购部门提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导审批：公司领导根据公司财务状况和资金安排，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购活动进行风险识别，并填写《装备采购风险识别表》，详细记录识别出的风险因素、风险发生的可能性、影响程度等内容。风险因素可包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估：采购部门组织相关部门对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度，并确定风险等级。风险等级可分为高风险、中风险、低风险。（二）风险应对措施1.高风险应对：对于高风险事件，应制定专项应对措施，由公司高层领导牵头，组织相关部门共同应对。应对措施可包括调整采购计划、更换供应商、加强质量检验、完善合同条款、增加担保措施等。2.中风险应对：对于中风险事件，由采购部门负责制定应对措施，并报公司领导审批。应对措施可包括加强供应商管理、优化采购流程、增加验收环节、加强合同管理等。3.低风险应对：对于低风险事件，由采购部门自行采取应对措施，并报公司领导备案。应对措施可包括加强市场调研、定期与供应商沟通、建立质量追溯体系等。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购部门应定期对采购风险进行监控，及时掌握风险的变化情况。监控内容包括风险因素的变化、风险发生的可能性和影响程度的变化等。2.风险预警：采购部门根据风险监控结果，对可能发生的风险进行预警。预警方式可包括定期发布风险预警报告、召开风险分析会议等。对于预警的风险事件，应及时采取应对措施，降低风险损失。六、监督与检查（一）内部审计监督1.审计计划制定：公司内部审计部门应根据公司年度工作计划和采购管理实际情况，制定装备采购内部审计计划。审计计划应明确审计目标、审计范围、审计内容、审计时间等。2.审计实施：内部审计部门按照审计计划，对装备采购活动进行审计。审计内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、供应商管理情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计可采用查阅资料、实地走访、问卷调查、数据分析等方式进行。3.审计报告与整改：内部审计部门审计结束后，应撰写审计报告，详细记录审计发现的问题、问题产生的原因、审计建议等内容。审计报告经内部审计部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导根据审计报告，要求相关部门对审计发现的问题进行整改，并跟踪整改情况。（二）纪检监察监督1.监督检查：公司纪检监察部门应加强对装备采购活动的监督检查，重点检查采购过程中的廉洁自律情况。监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。2.举报处理：公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对装备采购活动中违规违纪行为的举报。纪检监察部门对举报内容进行调查核实，并按照公司相关规定进行处理。（三）自我评价与持续改进1.自我评价：采购部门应定期对装备采购内部控制制度的执行情况进行自我评价，填写《装备采购