规范办公室5s管理制度

PAGE规范办公室5s管理制度一、总则（一）目的为了提升公司办公室的工作效率、优化工作环境、确保工作质量，特制定本5S管理制度。本制度旨在通过整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）和素养（SHITSUKE）这五个方面的管理，使办公室各项工作规范化、标准化、精细化，营造一个整洁、高效、有序的办公环境，促进公司整体运营水平的提升，符合现代企业管理的要求以及相关法律法规和行业标准。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公室区域，包括各部门办公场地、会议室、接待室、文件资料室等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业通行的标准规范，确保制度的制定和执行合法合规。2.实用性原则：紧密结合公司实际工作需求，注重制度的可操作性和实用性，以切实解决办公室管理中的实际问题。3.全员参与原则：鼓励全体员工积极参与5S管理活动，形成人人有责、共同维护的良好氛围。4.持续改进原则：5S管理是一个不断优化和提升的过程，应根据实际情况持续改进，以适应公司发展和环境变化的需要。二、整理（一）定义将工作场所的物品区分为必要与不必要的，除必要的留下外，其他的都清除。（二）实施要点1.全面检查：对办公室内的所有物品进行全面盘点，包括文件、办公用品、设备、资料等。2.区分标准：必要物品：经常使用的物品，如正在处理的文件、常用办公用品、正在使用的设备等。不必要物品：过期文件、废旧办公用品、不再使用的设备、与工作无关的个人物品等。3.清理处置：对于不必要物品，如废旧文件进行粉碎处理，废旧设备进行报废或回收处理，个人无关物品要求员工自行清理出办公室。明确规定清理周期，如每月进行一次小清理，每季度进行一次全面清理。（三）责任划分1.各部门负责人负责组织本部门的整理工作，监督员工按照要求进行清理。2.行政部门负责对公共区域（如会议室、走廊等）进行整理，并对各部门的整理工作进行检查和指导。三、整顿（一）定义把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标识。（二）实施要点1.定位放置：根据工作流程和使用频率，为每类必要物品确定固定的存放位置，如文件应按照类别和年份存放在文件柜的相应区域，办公用品应放置在专门的抽屉或货架上。在存放位置张贴清晰的标识牌，注明物品名称、规格、用途等信息，便于快速查找和取用。2.定量管理：确定各类物品的合理存放数量，避免过多或过少。例如，常用办公用品应保持一定的库存，但不宜积压过多。对于消耗性物品，应建立领用登记制度，及时补充，确保工作的正常开展。3.标识清晰：除了物品存放位置的标识外，对重要文件、设备等也应进行标识，如文件的密级标识、设备的操作说明标识等。标识应使用统一的格式和颜色，确保醒目、清晰、易于识别。（三）责任划分1.各部门员工负责将本部门的物品按照规定进行整顿摆放。2.行政部门负责统一制作和发放标识牌，并对标识的规范性进行监督检查。四、清扫（一）定义将工作场所清扫干净，保持环境整洁，及时发现并消除安全隐患。（二）实施要点1.清扫范围：包括办公桌椅、文件柜、电脑设备、地面、门窗、墙面等所有办公区域。将清扫工作落实到每个角落，不留卫生死角。2.清扫标准：办公桌椅表面无灰尘、污渍，文件摆放整齐。文件柜外观清洁，内部文件分类有序。电脑设备定期擦拭，保持干净，线路整齐。地面干净无杂物，垃圾及时清理。门窗玻璃明亮，墙面无污渍。3.安全检查：在清扫过程中，同时检查电气设备、消防设施等是否正常运行，有无安全隐患。如发现电线老化、插座松动等问题，及时通知相关人员进行维修。（三）责任划分1.各部门实行值日制度，每天安排专人负责本部门区域的清扫工作。2.行政部门负责组织定期的全面清扫活动，并对公共区域的清扫情况进行检查和监督。五、清洁（一）定义将整理、整顿、清扫进行到底，且维持其成果。（二）实施要点1.制度保障：制定详细的清洁检查表，明确各区域的清洁标准和责任人，定期进行检查和记录。将5S管理纳入绩效考核体系，对清洁工作表现优秀的部门和个人进行奖励，对不达标的进行处罚。2.持续培训：定期组织员工参加5S管理培训，不断强化员工的清洁意识和操作技能。分享清洁工作中的经验和问题，促进整体清洁水平的提升。3.环境维护：建立环境维护机制，及时发现和处理办公环境中的突发问题，如漏水、物品损坏等。对办公设施进行定期维护和保养，延长使用寿命，保持良好的工作状态。（三）责任划分1.各部门负责人负责本部门清洁制度的执行和监督。2.行政部门负责制定清洁检查表、组织培训以及对整体清洁工作进行统筹协调和考核。六、素养（一）定义人人依规定行事，养成良好的习惯。（二）实施要点1.培训教育：开展5S管理知识培训，使员工深入理解5S管理的理念、方法和要求。通过案例分析、实地演示等方式，增强员工对5S管理的认同感和执行力。2.行为规范：制定员工行为规范手册，明确员工在办公环境、工作纪律、沟通协作等方面的行为准则。要求员工严格遵守整理、整顿、清扫、清洁的规定，养成良好的工作习惯。3.激励机制：设立5S管理优秀员工奖，对在素养方面表现突出的员工进行表彰和奖励。在公司内部宣传5S管理先进事迹，树立榜样，带动全体员工提升素养。（三）责任划分1.人力资源部门负责组织5S管理培训和素养提升活动的策划与实施。2.各部门负责人负责本部门员工素养的日常培养和监督，引导员工养成良好习惯。七、检查与考核（一）检查方式1.日常巡查：行政部门安排专人每天对各办公室区域进行巡查，及时发现问题并督促整改。2.定期检查：每周或每月组织一次全面的5S管理检查，由行政部门牵头，各部门负责人参与，按照检查标准进行打分评估。3.专项检查：针对5S管理中的重点环节或突出问题，适时开展专项检查，如文件整理专项检查、设备清洁专项检查等。（二）考核标准1.整理方面：物品区分不清，不必要物品未及时清理的，每项扣[X]分。2.整顿方面：物品未按规定位置摆放，标识不清晰的，每次扣[X]分。3.清扫方面：区域卫生不达标的，每次扣[X]分；存在安全隐患未及时发现的，加倍扣分。4.清洁方面：清洁工作未按制度执行，检查表记录不实的，每次扣[X]分。5.素养方面：员工违反行为规范的，每人次扣[X]分；部门整体素养表现差的，酌情扣部门总分。（三）结果应用1.将检查考核结果与员工绩效挂钩，直接影响员工的绩效奖金。2.对于连续多次考核优秀的部门，给予一定的奖励，如团队活动经费、荣誉证书