规范项目采购管理制度

PAGE规范项目采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证项目质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与供应商的平等竞争机会。3.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施项目采购活动，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订等。负责采购成本控制，进行采购价格分析和谈判，争取最优采购价格。建立和维护供应商管理体系，评估供应商绩效，确保供应商提供优质产品和服务。协调与其他部门的关系，及时解决采购过程中的问题。2.采购人员职责严格遵守采购管理制度和流程，履行采购职责。负责采购项目的具体执行，包括市场调研、供应商联系、采购文件编制等。参与采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。及时反馈采购过程中的信息，为采购决策提供支持。（二）需求部门1.需求部门职责根据项目需求，提出准确、详细的采购申请。协助采购部门进行供应商选择和采购合同评审。参与采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量进行评价。配合采购部门解决采购过程中与需求相关的问题。2.需求人员职责明确项目需求，提供清晰、准确的采购需求文件。配合采购人员进行市场调研，提供必要的技术支持和信息。参与采购谈判，确保采购产品或服务符合项目需求。（三）审批部门1.审批部门职责对采购申请、采购合同等进行审批，确保采购活动符合公司规定和项目要求。监督采购过程，对重大采购项目进行决策和指导。协调采购部门与其他部门之间的关系，保障采购工作顺利进行。2.审批人员职责认真审核采购文件，提出审批意见，确保审批结果科学合理。对采购过程中的违规行为进行监督和纠正。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据项目实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，对采购需求进行分析和评估。2.根据采购需求和公司库存情况，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等。3.采购计划报采购部门负责人审核，经审批后实施。（三）供应商选择1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商数据库等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.组织对合格供应商进行实地考察或样品评审，评估供应商的生产能力、质量控制水平、售后服务等。4.根据考察和评审结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。（四）采购文件编制1.采购部门根据采购项目特点和需求，编制采购文件，如招标文件、询价文件、谈判文件等。2.采购文件应明确采购要求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件经采购部门负责人审核后，发送给选定的供应商。（五）采购报价与谈判1.供应商收到采购文件后，按照要求进行报价。2.采购部门对供应商的报价进行分析和比较，选择报价合理、符合要求的供应商进行谈判。3.在谈判过程中，采购人员应与供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最优采购条件。4.谈判达成一致后，形成谈判纪要，作为采购合同的附件。（六）采购合同签订1.根据谈判结果，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至审批部门审批。3.审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。（七）采购合同执行1.采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达订单，明确交货时间、地点、方式等要求。2.供应商按照订单要求组织生产和供货，采购部门跟踪订单执行情况，及时协调解决出现的问题。3.在交货前，采购部门通知需求部门做好验收准备工作。（八）验收1.需求部门组织相关人员对采购产品或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格、性能等。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决，直至验收合格。（九）付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定支付货款。3.付款后，采购部门应及时与供应商核对账目，确保付款准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.收集相关信息，分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.采用定性或定量的方法，对风险进行排序，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.建立风险预警机制，及时发现和处理潜在风险，确保采购活动顺利进行。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或人员，对采购活动进行全程监督。2.监督内容包括采购流程执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计1.定期对采购项目进行审计，审查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.审计内容包括采购文件、采购合同、采购发票、验收报告等。3.根据审计结果，提出审计建议，促进采购管理水平的提高。六、供应商管理（一）供应商准入1.制定供应商准入标准，明确供应商应具备的条件，如资质证书、生产能力、质量保证体系等。2.对申请准入的供应商进行审核，审核通过后纳入供应商管理体系。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的绩效进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等。2.采用定量和定性相结合的方法，对供应商进行评分，根据评分结果对供应商进行分类管理。（三）供应商激励与淘汰1.对表现优秀的供应商给予激励，如增加采购份额、优先合作等。2.对不符合要求的供应商进行淘汰，取消其合作资格，并及时更新供应商数据库。七、采购信息化管理（一）建立采购信息系统1.利用信息技术建立采购信息系统，实现采购流程的信息化管理。2.采购信息系统应涵盖采购申请、采购计划、供应商管理、采购合同签订、采购执行、验收、付款等环节。（二）信息共享