规范工程档案管理制度

PAGE规范工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，提高公司工程管理水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节的文件材料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据、图表等信息应与实际工程相符。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，对档案的形成、整理、归档等进行标准化管理。5.及时性原则：工程建设过程中产生的文件材料应及时整理归档，避免积压和遗漏。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善工程档案管理制度，并监督执行。指导、协调各部门工程档案的收集、整理、归档工作。负责工程档案的集中统一保管，建立健全档案检索体系，提供档案利用服务。定期对工程档案进行检查、鉴定和统计，确保档案质量。组织开展工程档案业务培训，提高相关人员的档案管理意识和技能。2.工程项目各参建单位负责本单位在工程建设过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，并按要求向公司档案管理部门移交。明确本单位工程档案管理的责任人，确保档案工作落实到人。配合公司档案管理部门做好工程档案的验收、检查等工作。二、工程档案的分类与归档范围（一）前期文件1.项目立项文件项目建议书及批复可行性研究报告及批复环境影响评价报告及批复项目申请报告及核准文件2.规划文件建设用地规划许可证及附件建设工程规划许可证及附件规划设计方案审查意见3.设计文件初步设计文件及批复施工图设计文件及审查合格书设计变更文件（二）施工文件1.施工管理文件工程开工报告、复工报告施工组织设计、施工方案技术交底记录工程质量事故报告及处理记录2.施工技术文件原材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告施工试验记录及检测报告隐蔽工程验收记录分项、分部工程质量验收记录3.施工记录工程定位测量记录地基与基础施工记录主体结构施工记录设备安装施工记录4.施工安全与环境管理文件安全生产许可证安全技术措施及交底记录施工现场环境保护措施及记录（三）监理文件1.监理规划、监理实施细则2.监理月报、监理会议纪要3.工程质量评估报告4.监理通知单、监理工作联系单（四）竣工验收文件1.工程竣工验收报告2.工程竣工决算报告3.工程质量保修书4.竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图）（五）其他文件1.工程合同文件（包括勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等）2.工程招投标文件3.工程审计报告4.与工程有关的其他重要文件三、工程档案的形成与收集（一）形成要求1.工程文件的形成应符合国家和行业相关标准规范，内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。2.工程文件应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水笔、蓝黑墨水笔等，不得使用易褪色的书写材料。3.工程文件应采用A4幅面纸张，图纸应折叠成A4幅面并加贴封面。（二）收集职责1.工程项目各参建单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.建设单位应协调各参建单位之间的文件材料收集工作，督促各单位按时完成收集任务。3.对于重要的工程文件，应进行原件收集，如确实无法收集原件的，应收集与原件内容一致的复印件，并注明原件存放处。（三）收集时间1.工程建设过程中产生的文件材料应随工程进度及时收集，不得积压。2.在工程竣工验收前，各参建单位应完成本单位文件材料的收集整理工作，并向建设单位移交。3.建设单位应在工程竣工验收后[X]个月内，将全部工程档案移交公司档案管理部门。四、工程档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循工程文件的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照工程档案的分类与归档范围，对收集到的文件材料进行分类。2.同一类文件材料应按照时间顺序、重要程度等进行排列，编号应连续、清晰。3.卷内文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。4.卷内文件应编制目录，目录内容应包括序号、文件题名、日期、页号等。5.卷内文件应装订整齐，采用三孔一线的装订方法，不得有金属物。（三）归档要求1.各参建单位应将整理好的工程档案向建设单位移交，建设单位应组织对档案进行审核，审核合格后向公司档案管理部门移交。2.移交的工程档案应编制移交清单，清单内容应包括档案名称、卷数、册数等，移交双方应签字盖章确认。3.公司档案管理部门应对接收的工程档案进行核对，核对无误后办理归档手续，并将档案存入专门的档案库房。五、工程档案的保管与利用（一）保管要求1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（二）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案的，应填写《工程档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。3.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并登记复印、摘录的内容和用途。4.外单位人员查阅工程档案的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时应遵守公司档案管理规定，不得泄露档案内容。六、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家和公司有关规定，对已超过保管期限的工程档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由公司档案管理部门、工程项目管理部门、相关技术专家等组成。鉴定小组负责对工程档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对工程档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，结合工程实际情况和公司发展需求，确定档案的存毁。2.对于重要的工程档案，应进行重点鉴定，确保档案的长期保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的工程档案，应编制《工程档案销毁清单》。2.《工程档案销毁