水务采购内控制度规范

PAGE水务采购内控制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范水务采购活动，加强内部控制，确保采购过程合法合规、公开透明、高效有序，保障公司水务采购业务的顺利开展，提高采购资金使用效益，防范采购风险，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构涉及的水务采购活动，包括但不限于供水设备采购、污水处理设备采购、水资源监测仪器采购等各类与水务相关的物资、服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业政策以及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受内外部监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的物资和服务。4.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益，实现公司经济效益最大化。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大水务采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等重要事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策，协调各部门之间的关系。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门的职责如下：1.贯彻执行国家法律法规、行业标准以及公司采购内控制度。2.制定和完善采购业务流程和操作规范。3.组织实施各类水务采购项目，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与执行等。4.负责采购项目的档案管理，收集、整理、归档采购过程中的各类文件资料。5.对采购项目进行跟踪和评估，及时处理采购过程中的问题和纠纷。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出水务采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购项目的评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核，提供财务方面的专业意见。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购内控制度的执行情况，防范采购风险。三、采购业务流程（一）采购需求提出与审核1.需求部门根据公司业务发展需要和实际工作情况，提出水务采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、售后服务等内容。2.采购需求申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。采购部门对采购需求进行初步审核，重点审核需求的合理性、完整性、合规性等。对于不符合要求的采购需求，采购部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见。3.采购部门将审核通过的采购需求申请表提交给财务部门，财务部门对采购预算进行审核。如采购预算超出公司规定范围，需按照公司预算管理流程进行调整和审批。（二）采购计划制定采购部门根据审核通过的采购需求和公司采购预算，结合市场供应情况和采购周期，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和需求，采购部门编制采购文件。采购文件包括招标文件、询价文件、竞争性谈判文件、单一来源采购文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。2.采购文件编制过程中，采购部门应组织相关部门和专业人员进行评审。需求部门负责提供技术规格和质量标准方面的意见，财务部门负责审核商务条款和合同条款，审计部门负责监督采购文件的编制过程是否合规。评审通过后的采购文件报采购部门负责人审核签字。（四）供应商选择与管理1.供应商征集：采购部门通过多种渠道广泛征集供应商，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.供应商筛选与评价：采购部门根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行评价。评价内容包括供应商的信誉、财务状况、生产能力、技术水平、产品质量、售后服务等方面。评价可采用实地考察、问卷调查、查阅资料、供应商业绩评估等方式进行。3.供应商选择：采购部门根据供应商评价结果，按照公司采购内控制度规定的采购方式，选择确定中标供应商或成交供应商。对于公开招标项目，应按照法定程序进行开标、评标、定标；对于询价、竞争性谈判、单一来源采购等项目，应组织相关部门和人员进行评审，确定成交供应商。4.供应商管理：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，并建立供应商档案。采购部门应定期对供应商进行跟踪和评估，检查供应商的合同履行情况、产品质量、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（五）采购合同签订与执行1.合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商协商拟订采购合同条款，合同条款应符合国家法律法规和公司采购内控制度的要求，明确双方的权利和义务。采购合同经采购部门负责人审核、公司法律顾问审查、财务部门会签后，报公司领导审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订正式采购合同。2.合同执行：采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量、数量等要求履行合同义务。需求部门负责对采购物资或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。财务部门按照合同约定及时支付采购款项。在合同执行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购部门应按照公司合同管理规定办理相关手续。（六）采购项目验收1.需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收前，需求部门应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。验收方案经需求部门负责人审核后实施。2.验收人员应按照验收方案对采购物资或服务进行严格验收，检查其数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求。验收过程中，可邀请专业技术人员、质量检测机构等参与。3.验收合格后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字确认后，报需求部门负责人审核。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等内容。2.财务部门审核通过后，按照公司资金管理规定办理付款手续。对于大额采购款项，应按照公司规定的审批流程进行审批。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，加强对供应商的跟踪和监督，建立供应商违约预警机制。如发现供应商有违约迹象，及时采取措施进行沟通协商或追究其违约责任。2.质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购物资或服务的检验检测，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对于质量不合格的采购物资或服务，及时要求供应商进行整改或退换货。3.价格风险应对：加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购预算和价格谈判策略。在采购合同中约定价格调整条款，防范价格波动风险。4.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法合规、明确清晰。定期对合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供专业法律意见。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购业务流程的自我监督。定期对采购项目进行自查，检查采购文件编制、供应商选择、合同签订、验收付款等环节是否符合公司采购内控制度的要求。2.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购内控制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.积极接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.建立健全投诉举报机制，接受供应商和社会公众的监督。对于投诉举报事项，应及时进行调查核实，并依法依规处理。六、采购信息化管理（一）采购信息系统建设建立完善的采购信息系统，实现采购业务流程的信息化管理。采购信息系统应涵盖采购需求管理、采购计划管理、采购文件管理、供应商管理、合同管理、验收管理、付款管理等功能模块，提高采购工作效率和管理水平。（二）信息共享与利用