规范使用示范合同制度

PAGE规范使用示范合同制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行等行为，维护公司合法权益，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本示范合同制度。本制度旨在确保公司在各类业务活动中，合同的签订与执行符合法律要求，防范法律风险，提高合同管理效率，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则合同的签订、履行必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、胁迫或恶意串通。二、示范合同的制定（一）制定主体公司法律事务部门负责组织相关业务部门，根据公司业务特点和法律法规要求，制定各类示范合同文本。（二）制定依据1.国家现行法律法规，如《中华人民共和国民法典》及相关司法解释等。2.行业通行的标准合同条款和惯例。3.公司以往合同履行过程中的经验教训，以及可能面临的风险点。（三）制定流程1.需求调研法律事务部门会同相关业务部门，对公司各类业务合同进行全面梳理，了解业务流程、交易模式及常见问题，收集合同签订、履行过程中的风险信息。2.文本起草根据调研结果，由法律专业人员结合法律法规和行业标准，起草示范合同文本初稿。初稿应涵盖合同的主要条款，如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等，并确保条款清晰、准确、完整。3.内部评审示范合同文本初稿完成后，提交公司内部评审。评审人员包括法律事务部门、相关业务部门负责人、财务部门负责人等。各部门应从法律合规、业务需求、财务风险等角度进行审查，提出修改意见和建议。4.修改完善法律事务部门根据内部评审意见，对示范合同文本进行修改完善，形成征求意见稿。征求意见稿应在公司内部广泛征求意见，确保各部门对合同条款的理解和接受。5.审核发布经过多轮修改和征求意见后，示范合同文本提交公司管理层审核。审核通过后，由公司正式发布实施，并在公司内部网站、办公系统等平台上予以公示，供各部门查阅和下载。（四）示范合同的更新1.随着法律法规的修订、行业政策的调整以及公司业务的发展变化，法律事务部门应及时对示范合同文本进行更新。2.各业务部门在合同签订过程中，如发现示范合同文本存在问题或不适用于实际业务情况，应及时反馈给法律事务部门。法律事务部门根据反馈意见，组织相关部门进行研究，必要时对示范合同文本进行修订。三、示范合同的使用（一）优先选用原则公司各部门在签订合同前，应首先从公司发布的示范合同文本中选用合适的版本。如无适用的示范合同文本，方可根据实际情况另行起草合同，但必须遵循本制度的相关规定。（二）合同起草1.选用示范合同文本的，合同承办部门应按照示范合同文本的格式和内容要求，结合具体业务情况填写合同条款。对于示范合同文本中未涵盖的特殊条款或需要补充约定的事项，应在合同中明确表述，并确保与示范合同文本的其他条款相互衔接、协调一致。2.另行起草合同的，合同承办部门应参照示范合同文本的格式和内容结构，以及相关法律法规和行业标准，起草合同草案。合同草案应经部门负责人审核后，提交法律事务部门进行合法性审查。（三）合法性审查1.法律事务部门负责对合同草案进行合法性审查。审查内容包括合同主体是否适格、合同条款是否符合法律法规规定、合同签订和履行是否存在法律风险等。2.法律事务部门应在收到合同草案后的[X]个工作日内完成审查工作，并出具审查意见。如发现合同草案存在法律问题或风险，应及时与合同承办部门沟通，提出修改建议。3.合同承办部门应根据法律事务部门的审查意见，对合同草案进行修改完善。修改后的合同草案再次提交法律事务部门进行审查，直至合同符合法律法规要求。（四）合同审批1.经合法性审查通过的合同草案，按照公司合同审批流程进行审批。合同审批流程一般包括承办部门负责人审核、分管领导审批、财务部门审核、总经理审批等环节。2.各审批环节应重点对合同的业务必要性、经济合理性、条款完整性等进行审查，并签署审批意见。对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交公司董事会或股东会审议。3.合同承办部门应根据审批意见，对合同进行最终修改和定稿。定稿后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（五）合同签订1.合同签订应遵循双方当面签订的原则，确保合同双方当事人亲自在合同上签字或盖章。如因特殊情况无法当面签订的，应通过邮寄、传真、电子签名等方式签订合同，并确保签订过程的真实性、合法性和有效性。2.合同签订过程中，应注意核对合同双方当事人的身份信息、授权委托书等相关文件，确保合同主体适格、签约代表具有合法授权。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本原件交公司档案室归档，并将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行合同义务和进行合同管理。四、合同履行与监督（一）合同履行1.合同签订后，合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务。合同承办部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照本制度规定的合同签订流程进行审批和签订。3.如发现对方存在违约行为，合同承办部门应及时收集相关证据，并采取相应的措施维护公司的合法权益，如要求对方承担违约责任、解除合同等。同时，应及时向公司法律事务部门报告，以便法律事务部门提供法律支持和指导。（二）合同监督1.公司建立合同监督机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。法律事务部门负责组织相关部门开展合同监督工作，检查内容包括合同履行进度、合同条款执行情况、对方履约情况等。2.合同承办部门应定期向法律事务部门报送合同履行情况报告，报告内容包括合同履行进展、存在的问题及解决方案、下一步工作计划等。3.对于合同履行过程中发现的重大问题或风险，法律事务部门应及时介入，会同相关部门进行分析研究，制定应对措施，并向公司管理层报告。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应在合同生效之日起[X]个工作日内，将合同文本原件及相关附件、审批文件等资料整理齐全，移交公司档案室归档。2.档案室应建立合同档案目录，对合同档案进行分类编号，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.档案室应配备专门的档案保管设施，确保合同档案的安全存放。合同档案应按照档案管理的相关规定进行保管，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。2.合同档案的保管期限应根据法律法规和公司内部规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。对于涉及重要业务、重大资产、知识产权等方面的合同档案，应适当延长保管期限。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅人员应在档案室指定的地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案室或进行复制、拍照等操作。2.因特殊情况需要外借合同档案的，应经公司分管领导批准，并办理相关借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。3.查阅或借阅合同档案时，查阅人员应严格遵守档案管理规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、违约责任与纠纷处理（一）违约责任1.合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务，如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。违约责任的承担方式包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失、支付违约金等。2.在合同签订过程中，应明确约定违约责任条款，确保违约责任的承担具有可操作性和可衡量性。违约责任条款应具体明确违约行为的情形、违约金的数额或计算方法、损失赔偿的范围等内容。3.如因一方违约给对方造成损失的，违约方应承担赔偿责任。赔偿范围应包括直接损失和间接损失，但不得超过违约方订立合同时预见到或者应当预见到的因违约可能造成的损失。（二）纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时与对方沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应注意收集相关证据，为后续可能的法律诉讼做好准备。2.如协商不成，合同承办部门应及时向公司法律事务部门报告。法律事务部门应根据纠纷的具体情况，制定纠纷解决方案，并组织相关人员进行研究讨论。3.对于涉及金额较大、法律关系复杂或可能对公司造成重大影响的合同纠纷，公司应及时