规范保密日常管理制度

PAGE规范保密日常管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的保密管理，确保公司/组织的商业秘密、敏感信息等得到妥善保护，防止信息泄露给公司/组织带来损失，特制定本规范保密日常管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工、合作单位人员以及所有接触公司/组织保密信息的相关人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关保密标准，确保公司/组织的保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，建立健全保密防范措施，从源头上预防保密信息的泄露。3.全面覆盖原则：涵盖公司/组织各个业务环节、各个部门以及各类载体的保密管理。4.责任明确原则：明确各部门、各岗位在保密工作中的职责，做到责任到人。二、保密范围与密级划分（一）保密范围1.商业秘密公司/组织的产品配方、工艺流程、技术诀窍等技术信息。客户名单、销售渠道、营销计划等经营信息。财务数据、成本核算、预算方案等财务信息。其他不为公众所知悉、能为公司/组织带来经济利益、具有实用性并经公司/组织采取保密措施的技术信息和经营信息。2.敏感信息尚未公开的公司/组织重大决策、战略规划。涉及国家安全、公共安全等特殊领域的相关信息（如有）。内部管理中的敏感人事信息、组织架构调整信息等。3.其他需保密的信息上级主管部门要求保密的文件、资料等。公司/组织与第三方签订的保密协议中约定保密的信息。（二）密级划分1.绝密级涉及公司/组织核心技术、关键商业秘密，一旦泄露将对公司/组织造成极其严重损失的信息。直接关系到公司/组织生存与发展的重大战略决策、未公开的重大交易等信息。2.机密级重要的技术信息、经营信息，泄露后会对公司/组织的竞争力、市场份额等产生较大影响的信息。内部管理中的关键人事信息、重要财务数据等。3.秘密级一般性的技术资料、业务文件等，泄露后可能对公司/组织造成一定不利影响的信息。公司/组织日常运营中的普通客户信息、常规营销资料等。三、保密措施（一）物理隔离措施1.办公区域管理设立专门的保密办公室、档案室等区域，配备必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。对保密区域的电脑、文件柜等设备进行标识，明确其保密性。2.存储设备管理对存储保密信息的硬盘、U盘、移动硬盘等存储设备进行加密处理，并设置访问密码。定期对存储设备进行检查和维护，防止因设备故障导致信息丢失或泄露。存储设备应妥善保管，不得随意转借他人，如需外借必须经过严格审批。（二）网络安全措施1.网络访问控制建立公司/组织内部网络访问权限管理制度，根据员工工作职责和岗位需求，设定不同的网络访问级别，限制对敏感信息的访问。对外部网络访问进行严格监控，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防止外部非法入侵。2.数据传输加密在通过网络传输保密信息时，采用加密技术，如SSL加密协议等，确保信息传输过程中的安全性。对重要数据进行定期备份，并将备份数据存储在安全的位置，防止因网络故障、自然灾害等原因导致数据丢失。（三）文件管理措施1.文件分类与标识对公司/组织的文件进行分类管理，明确不同类别文件的保密级别，并在文件上进行相应标识。保密文件应单独编号、登记，建立详细的文件目录，便于查询和管理。2.文件借阅与归还严格控制保密文件的借阅，借阅人必须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经审批后方可借阅。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自复印、转借他人，借阅期满后应及时归还，并做好归还登记。3.文件销毁对于已失去使用价值或需销毁的保密文件，应按照规定的程序进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量等。（四）人员管理措施1.保密教育与培训定期组织员工参加保密教育与培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司/组织保密制度、保密技术等。新员工入职时应进行专门的保密培训，使其了解公司/组织的保密要求和相关规定，并签订保密承诺书。2.人员背景审查在招聘、录用员工时，对其背景进行审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。对于涉及接触公司/组织核心保密信息的岗位人员，应进行更为严格的背景调查。3.离职人员管理：员工离职时，应进行离职审计，收回其所有涉及公司/组织保密信息的资料、设备等，并要求其签订离职保密承诺书，明确离职后的保密义务。四、保密工作流程（一）信息产生与收集阶段1.各部门在工作过程中产生的保密信息，应及时进行整理、分类，并按照保密级别进行标识。2.对于从外部获取的保密信息，如合作单位提供的资料、客户信息等，接收部门应进行严格审查，确认其保密性，并按照公司/组织的保密要求进行管理。（二）信息存储与保管阶段1.保密信息应存储在安全的存储设备和场所，按照密级分类存放，并建立相应的存储记录。2.定期对保密信息的存储情况进行检查，确保存储设备的正常运行和信息的安全。（三）信息使用与共享阶段1.员工在使用保密信息时，应严格遵守公司/组织的保密规定，不得擅自扩大使用范围或泄露给无关人员。2.如需与其他部门或外部单位共享保密信息，必须经过严格的审批流程，明确共享的目的、范围、期限等，并签订保密协议。（四）信息销毁与处置阶段1.当保密信息不再具有使用价值时，应按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行详细记录，并存档备查。2.对于因业务调整、机构变更等原因导致不再需要的保密信息载体，如文件、存储设备等，应及时进行清理和处置。五、监督与检查（一）监督机构成立公司/组织保密工作监督小组，由公司/组织高层管理人员、各部门负责人等组成，负责对公司/组织的保密工作进行全面监督。（二）检查方式1.定期检查：保密工作监督小组定期对公司/组织的保密制度执行情况、保密措施落实情况等进行检查，一般每季度进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对特定部门、特定岗位或特定区域的保密工作进行不定期抽查，及时发现和解决存在的问题。（三）检查内容1.保密制度的执行情况，包括员工对保密制度的知晓程度、遵守情况等。2.保密措施的落实情况，如物理隔离措施、网络安全措施、文件管理措施等的执行效果。3.保密信息的存储、使用、共享、销毁等环节的管理情况。4.员工的保密意识和技能，通过问卷调查、现场提问等方式进行评估。（四）问题处理与整改1.对于检查中发现的问题，保密工作监督小组应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改方案，认真进行整改，并在规定期限内提交整改报告。3.保密工作监督小组对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对于整改不力的部门和个人，将按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。六、奖惩制度（一）奖励1.对于在保密工作中表现突出的部门和个人，公司/组织将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.表现突出的情形包括：及时发现并制止保密信息泄露事件，为公司/组织挽回重大损失；提出创新性的保密工作建议并被采纳，有效提升公司/组织保密管理水平等。（二）惩罚1.对于违反公司/组织保密制度的部门和个人，将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。2.违反保密制度的情形包括：故意泄露保密信息；擅自扩大保密信息使用范围；未按照规