规范合同交底制度

PAGE规范合同交底制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，确保合同履行过程中各部门、各岗位之间信息传递准确、及时、完整，提高合同执行效率，防范合同风险，特制定本合同交底制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同的交底工作，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.准确性原则：合同交底内容应准确反映合同条款的真实含义，避免信息传递错误。2.完整性原则：全面交底合同的各项条款，包括主要权利义务、履行期限、违约责任等，确保相关人员对合同有全面了解。3.及时性原则：在合同签订后及时进行交底，确保各部门能够及时开展相关工作。4.责任明确原则：明确合同交底各环节的责任主体，确保责任落实到人。二、合同交底的流程与内容（一）合同签订部门的交底职责1.合同签订后，合同签订部门应在[X]个工作日内完成合同交底准备工作整理合同文本，标注关键条款、风险点等。填写合同交底清单，包括合同名称、编号、签订时间、对方当事人、主要内容摘要等。2.组织合同交底会议确定参会人员，包括合同签订部门负责人、项目负责人、涉及的相关部门负责人及具体执行人员等。在会议上，合同签订部门负责人应详细介绍合同的签订背景、目的、主要条款及双方权利义务。对合同中的关键条款、风险点进行重点解读，并说明应对措施。3.提供合同交底资料向参会人员发放合同文本、合同交底清单、相关补充协议等资料。如有必要，提供与合同相关的背景资料、谈判记录等，以便参会人员更好地理解合同。（二）合同交底会议的主要内容1.合同基本信息介绍合同名称、编号、签订时间、对方当事人名称及联系方式。合同签订的背景和目的，简要说明合同的产生原因及期望达成的目标。2.合同主要条款解读标的条款：明确合同所涉及的交易对象，如货物的名称、规格、数量，服务的内容、范围等。价格条款：说明合同的价款或报酬金额、支付方式、支付时间等。履行期限条款：确定合同双方履行义务的起止时间，包括交货时间、服务提供时间、付款时间等。质量条款：对于有质量要求的合同，详细说明质量标准、验收方式、验收时间等。违约责任条款：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任及赔偿方式。争议解决条款：说明双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼。3.合同风险点分析法律风险：分析合同条款是否符合法律法规的要求，是否存在潜在的法律纠纷风险。商业风险：考虑市场变化、对方履约能力等因素可能给公司带来的商业风险。操作风险：评估合同履行过程中可能出现的操作失误、流程不畅等风险。4.应对措施说明针对识别出的风险点，提出相应的应对措施。如加强对对方履约能力的调查评估、完善合同履行流程、建立风险管理预警机制等。（三）接收部门的反馈与沟通1.接收部门在合同交底会议结束后[X]个工作日内，向合同签订部门反馈意见对合同条款的理解是否存在疑问，如有疑问应及时提出，以便进一步沟通明确。对合同履行过程中可能存在的问题及建议，如发现合同条款在实际操作中可能存在困难或不合理之处，应提出修改建议或补充条款的意见。2.合同签订部门与接收部门就反馈意见进行沟通协商对于接收部门提出的疑问，合同签订部门应及时给予解答，确保双方对合同条款的理解一致。对于修改建议或补充条款的意见，合同签订部门应认真研究，如确有必要，应与对方当事人协商修改合同，并按照合同变更的相关程序办理。（四）合同交底记录与存档1.合同签订部门负责整理合同交底会议记录记录会议的时间、地点、参会人员、会议内容等。对会议中提出的问题、讨论结果、应对措施等进行详细记录。2.将合同交底记录与合同文本、合同交底清单等资料一并存档存档资料应妥善保管，以便日后查阅和参考。建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可追溯性。三、合同交底的监督与考核（一）监督机制1.公司设立合同管理监督小组，负责对合同交底制度的执行情况进行监督检查监督小组由公司内部审计、法务、财务等相关部门人员组成。定期对合同交底工作进行抽查，检查合同交底是否及时、内容是否完整准确、接收部门是否反馈意见等。2.建立合同交底工作台账详细记录合同交底的时间、合同名称、交底部门、接收部门、交底内容、反馈意见及处理情况等信息。通过台账对合同交底工作进行全程跟踪，及时发现问题并督促整改。（二）考核办法1.将合同交底工作纳入部门和个人绩效考核体系对合同签订部门，考核合同交底的及时性、完整性、准确性以及与接收部门的沟通协调情况。对接收部门，考核反馈意见的及时性、合理性以及对合同履行的支持配合情况。2.根据考核结果进行奖惩对于合同交底工作执行良好的部门和个人，给予表彰和奖励，如绩效加分、奖金奖励等。对于未按照制度要求进