宝武档案管理制度规范

PAGE宝武档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强宝武档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于宝武集团总部及所属各子公司、分公司、事业部等单位（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一领导，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导各单位的档案管理工作。2.真实完整原则：各单位应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映公司各项活动的历史过程和实际情况。3.有效利用原则：充分挖掘档案价值，积极推动档案信息资源的开发利用，为公司发展提供有力支持。4.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案信息泄露、损毁和丢失。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规划，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各单位档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与公司重大项目、重要活动的档案管理工作，确保档案资料的完整和规范。5.负责公司档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和升级。6.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各单位档案管理机构职责1.贯彻执行公司档案管理制度，建立健全本单位档案管理工作机制。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，并按规定向公司档案管理部门移交档案。3.指导本单位各部门档案管理工作，明确兼职档案人员职责，确保档案工作落到实处。4.配合公司档案管理部门开展档案业务培训和交流活动，提高本单位档案管理水平。5.参与本单位重大项目、重要活动的档案管理工作，及时向公司档案管理部门报告相关情况。（三）档案工作人员职责1.认真履行岗位职责，遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密信息。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案质量。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案保管状况，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。4.积极开展档案信息资源开发利用工作，为公司各项工作提供档案服务。5.协助做好档案信息化建设工作，录入和维护档案数据，确保档案信息系统的正常运行。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.党群工作类：包括党组织建设、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖公司行政事务管理、办公会议、人事管理、财务管理、审计工作、法务工作等方面的档案。3.经营管理类：涉及市场营销、生产管理、质量管理、物资管理、设备管理、安全管理等业务领域的档案。4.生产技术类：包含产品研发、工艺技术、技术改造、生产调度、节能减排等方面的技术文件和资料。5.基本建设类：有关公司基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等全过程的档案。6.科研项目类：记录公司科研项目的申报、研究、成果鉴定、知识产权等方面的档案。7.外事工作类：涉及公司对外交往、合作项目、出国（境）考察等外事活动的文件材料。8.会计档案类：按照国家会计档案管理规定，对公司财务会计凭证、账簿、报表等档案进行分类管理。9.声像档案类：包括照片、录音、录像等声像资料，真实记录公司重要活动、重大事件等。10.电子档案类：以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等档案。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的标识、检索和管理。2.公司档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号/卷号”的结构形式。全宗号：公司档案全宗号由上级档案行政管理部门赋予，用于标识公司档案全宗。分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码，如党群工作类为“D”，行政管理类为“X”等。年度：采用公元纪年，填写档案形成的年度，如“2023”。保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。件号/卷号：对于以件为单位整理的档案，填写件号；对于以卷为单位整理的档案，填写卷号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.重点收集公司重大决策、重要会议、重大项目、重要活动等方面的档案资料，确保档案的完整性和系统性。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案人员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案收集工作及时、准确、全面。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，按照档案管理要求分类存放，并定期向本单位档案管理机构移交。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案资料，应实行“双套制”管理，即同时保存纸质档案和电子档案。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理，确保分类准确、排列有序。3.纸质档案应进行装订、编页、编目等整理工作，电子档案应进行格式转换、元数据著录等处理，保证档案的规范性和可读性。（四）整理方法1.纸质档案整理装订：去除文件材料上的金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐牢固。编页：在文件材料的右上角或左上角编写页号，以便于查阅和统计。编目：按照档案分类顺序，编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录准确、清晰。2.电子档案整理格式转换：将电子文件转换为通用的、易于长期保存和利用的格式，如PDF等。元数据著录：对电子档案的元数据进行详细著录，包括文件题名、责任者、日期、格式、大小等信息，便于检索和管理。存储与备份：将整理好的电子档案存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备和设施，如档案架、密集架、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.按照档案分类和编号顺序，将档案存放于档案架或密集架上，确保排列有序，便于查找和利用。2.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，防止档案损坏或丢失。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.建立档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，及时剔除无保存价值的档案，对仍需保存的档案重新确定保管期限。（三）档案数字化1.积极推进档案数字化工作，将纸质档案进行扫描转化为电子档案，实现档案信息资源的数字化存储和管理。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全性。3.建立档案数字化管理系统，对数字化档案进行分类、著录、存储、检索等管理，提高档案利用效率。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地、辩证地分析档案价值的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，结合公司实际情况，对档案的保存价值进行科学评估。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作领导小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门、相关业务部门负责人等为成员，负责领导和组织档案鉴定工作。2.档案鉴定工作领导小组下设鉴定工作小组，由档案管理部门和相关业务部门熟悉档案业务的人员组成，具体负责档案鉴定的实施工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对于涉及公司重要历史事件、重大决策、核心技术等方面的档案，应作为重点进行鉴定，确保其完整保存。3.参考档案保管期限表，结合档案实际情况，对档案的保管期限进行重新审定，对已到期档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的档号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作领导小组审核批准后，方可实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等安全可靠的方式进行，并指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档备查。七、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、依规、安全、便捷的原则，确保档案信息的合理使用和安全保密。2.积极为公司各项工作提供档案服务，充分发挥档案的作用，促进公司发展。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案内容等信息。2.借阅：确需将档案借出使用的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。4.咨询：利用者可就档案相关问题向档案管理部门咨询，档案管理人员应及时给予解答。（三）利用管理1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，并定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态。2.加强对档案利用过程的监督管理，确保利用者遵守档案管理规定，保护档案安全。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密制度进行管理，限制利用范围和方式。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的全过程信息化，提高档案管理效率和服务水平。2.推进档案信息资源的共享和利用，为公司各部门提供便捷的档案信息服务，促进公司协同办公和业务发展。（二）系统功能1.档案收集管理：实现档案收集信息的在线填报、审核和移交，确保档案收集工作的规范化和高效化。2.档案整理编目：支持档案分类、编号、编目等整理工作，并自动生成电子目录，提高档案整理的准确性和效率。3.档案存储管理：对电子档案进行安全存储和备份管理，确保档案数据的完整性和安全性。4.档案检索利用：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案信息，并支持在线查阅、借阅、复制等利用功能。5.档案鉴定销毁：实现档案鉴定工作的信息化管理，包括鉴定流程、鉴定结果记录等，并支持档案销毁清册的编制和审批。6.统计分析：对档案管理工作中的各类数据进行统计分析，生成报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全与保密1.加强档案信息化系