行政文件归档管理制度文档管理模板

行政文件归档管理制度文档管理模板一、制度适用范围与目标本制度适用于公司内部各部门（含分支机构）在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类文件材料的归档管理，涵盖公文、会议纪要、合同协议、规章制度、审批文件、调研报告、声像材料等。旨在规范行政文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用流程，保证文件材料的完整性、系统性和安全性，为公司运营决策、历史追溯及合规审计提供有效支撑。二、行政文件归档管理操作流程（一）文件收集与整理责任主体：各部门文件形成人员为第一责任人，负责本部门行政文件的形成与初步整理；行政部档案管理员*负责统筹协调与监督。收集范围：包括但不限于上级单位发来的需执行的文件、本部门形成的正式公文、重要会议记录、跨部门协作文件、需长期保存的审批单等。非正式材料（如草稿、重复件）需经筛选后剔除，但涉及重大事项修改过程的草稿应保留关键版本。整理要求：按文件形成时间顺序排列，同一文件的不同版本（如初稿、修订稿、终稿）需集中存放并标注版本号；检查文件是否齐全，如有缺失需及时补充或注明原因；对破损、字迹模糊的文件进行修复或复印，保证清晰可读。（二）文件分类与编号分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，一级分类为年度（如“2024年”），二级分类为机构（如“行政部”“财务部”），三级分类为问题（如“公文管理”“会议管理”）。编号规则：档案编号由“年度代码-机构代码-问题代码-流水号”组成，示例：2024-XZ-GW-001（2024年-行政部-公文-001号）。机构代码、问题代码需由行政部统一制定并发布（如“XZ”代表行政部，“GW”代表公文）。特殊文件处理：涉密文件需单独分类，编号前标注“密级”（如“机密-2024-XZ-密-001”），按保密管理规定管理；电子文件需与纸质文件分类编号，标注“电子”字样（如“2024-XZ-GW-电-001”）。（三）文件立卷与装订立卷要求：按“一事一卷”或“一类一卷”原则立卷，同一事项或类型的文件组成一卷，卷内文件需编写页码（正面右下角，背面左下角），并填写卷内目录（含文件标题、责任者、日期、页码、备注）。装订规范：纸质文件采用左侧装订，超过30页需加装卷皮（标注卷名、年度、机构、问题、档号、保管期限）；声像材料（如照片、录音录像）需装入专用档案盒，附文字说明（含时间、地点、内容、拍摄人）；电子文件需存储于公司指定的档案管理系统，按编号命名文件夹，刻录光盘备份时需标注编号及存储内容。（四）档案移交与接收移交时间：次年3月底前完成上一年度文件归档，跨年度文件（如年度总结）在事项结束后1个月内移交。移交流程：移交部门填写《文件移交清单》（含文件编号、标题、页数、密级、移交人、移交日期），一式两份；档案管理员*核对文件数量、完整性及分类编号，确认无误后双方签字，移交部门留存一份，行政部存档一份；档案管理员*在档案管理系统中录入档案信息，更新档案台账。（五）档案保管与维护保管场所：纸质档案存放于专用档案库房，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等条件；电子档案存储服务器需定期备份（每日增量备份，每月全量备份），备份数据异地存放。保管期限：根据文件价值分为永久（如公司章程、年度发展规划）、长期（10年以上，如重要合同、会议纪要）、短期（3-5年，如一般通知、临时性请示）三类，具体期限参照《档案保管期限表》执行。维护措施：每季度检查档案库房温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），及时调节；每年对破损档案进行修复或复制，保证档案安全；电子档案每半年进行一次数据有效性检测，防止文件损坏或丢失。（六）档案利用与销毁利用流程：内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批；涉密档案需经分管领导*审批；档案管理员*核对审批手续后，提供档案复印件（原则上不借阅原件），借阅期限不超过7天，到期需归还；借阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换，如有损坏需承担相应责任。销毁管理：对保管期限届满的档案，由行政部编制《档案销毁清册》，经鉴定小组（由行政部、法务部、使用部门负责人组成）鉴定后，报总经理*审批；销毁时需由两人以上监销，保证档案彻底销毁（纸质档案碎纸处理，电子档案彻底删除并销毁存储介质），监销人签字确认《档案销毁记录》并存档。三、行政文件归档管理常用表单（一）行政文件归档目录表档号文件标题形成部门形成日期密级页数保管期限备注2024-XZ-GW-001关于2024年节假日安排的通知行政部2024-01-15普通3长期-2024-XZ-HY-0022024年第一次总经理办公会议纪要总经理办公室2024-02-20普通5永久附件：参会人员名单（二）文件移交清单移交部门移交人移交日期档号文件标题页数密级接收人备注行政部张*2024-03-152024-XZ-GW-001关于2024年节假日安排的通知3普通李*-行政部张*2024-03-152024-XZ-HY-0022024年第一次总经理办公会议纪要5普通李*附件1份（三）档案借阅申请表借阅人所在部门借阅日期档号文件标题借阅用途归还日期审批人（部门）审批人（行政部）审批人（分管领导）王*市场部2024-04-102024-XZ-GW-001关于2024年节假日安排的通知制定部门工作计划2024-04-17赵*李*-刘*财务部2024-04-122024-XZ-HY-0022024年第一次总经理办公会议纪要审计核查2024-04-19钱*李*孙*（四）档案销毁审批表档号文件标题保管期限形成日期销毁理由鉴定小组意见部门负责人意见分管领导意见总经理意见2023-XZ-TZ-001关于2023年办公用品采购的通知短期2023-12-05保管期限已满同意销毁同意同意同意2023-XZ-QJ-0022023年第三季度差旅费报销单短期2023-10-20保管期限已满同意销毁同意同意同意四、管理规范与风险提示（一）责任分工各部门负责人*：对本部门文件归档的及时性、完整性负领导责任；文件形成人员：对文件的形成质量、初步整理负责；档案管理员*：负责档案的接收、分类、保管、利用及销毁工作，定期检查档案管理情况。（二）关键风险点归档不及时：导致文件散失，影响历史追溯，需在次年3月底前完成归档，逾期未完成的部门需向行政部说明原因并限期整改；文件不完整：重要附件缺失或关键信息遗漏，移交前需逐页核对，保证文件齐全；保密管理不到位：涉密档案未按规定管理，可能造成信息泄露，涉密文件需单独存放，借阅需严格审批；电子档案丢失：存储设备故障或备份数据失效，需定期进行