采购流程标准化及供应商管理模板

采购流程标准化及供应商管理模板一、适用范围与应用场景二、标准化采购操作流程详解（一）需求提出与审批需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、需求时间及质量要求，部门负责人*主管签字确认。需求审核：采购部对需求合理性（如是否符合采购计划、预算是否在可控范围）进行初审；财务部审核预算合规性；分管领导*总最终审批。紧急采购（如生产突发故障急需备件）需注明“紧急”标识，可简化流程但事后需补录审批记录。（二）供应商寻源与初步筛选寻源方式：根据采购金额及物品特性选择合适方式——公开招标：适用于年度框架协议、大型设备采购（金额≥10万元），通过企业官网、采购平台发布招标公告；邀请招标：适用于定制化服务（如IT系统开发），邀请3家及以上合格供应商参与；询价采购：适用于标准件、办公用品等（金额＜5万元），向至少3家供应商询价并留存报价记录；单一来源：仅限唯一供应商可提供的情况（如专利产品），需附独家授权证明及合理性说明。初步筛选：采购部收集供应商资料，剔除以下不符合项——无营业执照/相关行业资质、近3年有重大商业违约记录、报价明显偏离市场均价（±20%以上且无合理解释）。（三）供应商评估与准入评估小组组建：由采购部、技术部、质量部代表组成3-5人评估小组，明确评估标准（总分100分）。评估维度与权重：企业资质（20分）：营业执照、生产许可证、ISO体系认证（如ISO9001）、行业特殊资质（如医疗器械经营许可证）；产品/服务质量（30分）：提供样品检测报告、过往客户评价（需盖章）、质量保证方案；价格竞争力（25分）：对比市场均价、历史采购价格、报价明细合理性；交付能力（15分）：产能证明、物流配送方案、过往订单准时交付率；服务水平（10分）：售后响应时间（如24小时内故障处理）、技术支持能力、投诉处理流程。结果应用：评分≥80分为“优秀”，70-79分为“合格”，60-69分为“待改进”，＜60分直接淘汰。合格供应商录入《合格供应商名录》，有效期为1年，到期前需重新评估。（四）采购执行与订单管理订单：采购部根据审批后的需求及供应商评估结果，向选定供应商下达《采购订单》，注明订单号、物品规格、数量、单价、总价、交货时间、交付地点、验收标准及违约条款（如逾期交货每日扣款0.5%）。订单跟踪：采购专员*专员通过电话、系统等方式跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付；若遇延期风险（如供应商产能不足），需提前3个工作日与需求部门沟通，调整交期或启动备选供应商。（五）合同签订与履约监控合同拟定：采购部根据订单条款拟定《采购合同》，重点明确以下内容：双方基本信息（供应商名称、地址、联系人）；采购物品/服务明细、数量、单价、总金额；质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；交付时间、地点及方式；验收流程（到货检验、试用验收、最终验收）；付款方式（如“验收合格后30日内付95%，质保期满付5%”）、发票要求（增值税专用发票）；违约责任（如质量不达标退货、逾期交货赔偿）。合同审批与签订：合同需经采购部经理经理、法务部（如有）、分管领导总审批后，双方加盖公章（电子合同需使用合法签约平台）。履约监控：采购部定期（如每周）检查合同履行情况，记录供应商交付准时率、合格率等指标；对履约异常（如批量质量缺陷）发出《履约整改通知书》，要求3个工作日内反馈整改方案。（六）验收与结算管理到货检验：需求部门、质量部联合到货验收，核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观、包装及质量证明文件（如合格证、检测报告）；对不合格品当场拒收，填写《不合格品处理单》，要求供应商24小时内更换或退货。试用验收：对于需试用的物品（如新设备、软件系统），由使用部门在试用期内（通常7-15个工作日）出具《试用验收报告》，确认功能、功能是否满足需求。货款结算：验收合格后，采购部收集《采购订单》《验收报告》《发票》等单据，提交财务部审核；财务部核对无误后，按合同约定付款方式办理结算，留存付款凭证。（七）供应商绩效评估与优化评估周期：季度评估（用于日常管理）+年度评估（用于名录更新）。评估指标：质量指标（40%）：批次合格率（≥98%为优秀）、客诉次数（0次为满分）；交付指标（30%）：准时交付率（≥95%为满分）、订单满足率（≥98%为满分）；成本指标（20%）：价格竞争力（对比市场均价下浮5%以上为满分）、成本优化建议采纳数；服务指标（10%）：售后响应及时率（100%为满分）、问题解决满意度（≥90%为满分）。结果应用：年度评分≥90分：列为“战略供应商”，优先分配订单，合作期限延长至2年；70-89分：维持正常合作；60-69分：发出《绩效改进通知书》，30天后复评仍不达标则降级；＜60分：从《合格供应商名录》中清除，终止合作。三、核心管理工具模板清单（一）采购需求申请表申请编号需求部门申请人联系方式采购物品/服务名称规格型号数量用途预算金额（元）需求时间附件清单（如技术参数、图纸）紧急程度（□一般□紧急）审批流程部门负责人签字：__________日期：______采购部审核：__________日期：______财务部审核：__________日期：______分管领导审批：__________日期：______（二）供应商信息登记表供应商名称统一社会信用代码注册地址成立时间注册资本（万元）联系人职位联系方式（内部通讯录查询）主营产品/服务年营业额（万元）资质文件清单（可附复印件）□营业执照□生产许可证□ISO认证□行业资质□其他：__________合作历史过往合作项目：__________履约评价：□优秀□良好□合格□待改进（三）供应商评估打分表供应商名称评估日期评估小组总分评估维度权重得分加权得分企业资质20%产品/服务质量30%价格竞争力25%交付能力15%服务水平10%综合评价□优秀（≥80分）□合格（70-79分）□待改进（60-69分）□淘汰（＜60分）评估结论：□纳入合格供应商名录□需整改后复评□拒绝合作（四）采购订单订单号采购部门供应商名称订单日期物品/服务明细规格型号单位数量订单条款□质量标准：__________□验收方式：__________□违约责任：逾期交货每日扣款0.5%，质量不达标无条件退货审批采购专员：__________采购经理：__________日期：______（五）采购合同（简化版）甲方（采购方）：公司名称、地址、联系人、联系方式乙方（供应商）：公司名称、地址、联系人、联系方式第一条采购内容：物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、交付地点第二条质量标准：双方约定的质量要求及验收方法第三条付款方式：账户信息、付款条件（如“验收合格后30日内付95%，质保期满付5%”）第四条违约责任：乙方逾期交货、质量不达标等违约情形的处理方式第五条争议解决：协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼解决第六条合同生效：双方签字盖章之日起生效，有效期至______年______月______日甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表人签字：__________代表人签字：__________日期：______年______月______日日期：______年______月______日|（六）供应商绩效评价表供应商名称评价周期评价部门总分评价维度权重评分标准得分质量指标40%批次合格率≥98%（40分），95%-97%（30分），＜95%（0分）交付指标30%准时交付率≥95%（30分），90%-94%（20分），＜90%（0分）成本指标20%价格低于市场均价5%以上（20分），持平（10分），高于（0分）服务指标10%售后响应及时率100%（10分），90%-99%（5分），＜90%（0分）改进建议1.乙方需提升______方面的履约能力2.甲方需优化______环节的沟通流程评价结果□战略供应商□维持合作□降级□清除评价人：__________日期：______四、使用过程中的关键要点（一）需求描述需精准采购需求申请中“规格型号”“用途”等字段需清晰具体，避免使用“类似”“高端”等模糊表述，防止采购物品与实际需求偏差导致浪费或返工。（二）供应商资质审核需严格对供应商提供的营业执照、行业资质等文件需核对原件，保证在有效期内；对涉及安全、环保的采购（如化工原料、医疗器械），需核查相关行政许可证明，杜绝无资质供应商参与。（三）评估过程需客观透明供应商评估需严格按照既定权重和评分标准执行，重要评估结论（如淘汰供应商）需留存书面记录，避免主观臆断；评估小组成员需独立打分，协商确定最终得分。（四）合同条款需完整合法合同中需明确质量标准、验收流程、付款节点、违约责任等核心条款，避免口头约定；涉及金额较大或复杂的采购，建议由法务