采购管理全流程标准手册

采购管理全流程标准手册一、引言本手册旨在规范公司采购管理全流程，明确各环节职责与操作标准，保证采购活动合规、高效、透明，实现“质优价廉、及时交付”的采购目标，同时有效控制采购风险。手册适用于公司所有部门（含子公司、分支机构）的采购行为，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等各类采购类型。采购管理遵循“需求导向、预算管控、公开透明、权责对等”基本原则。二、采购需求管理（一）适用情形各部门因业务开展、生产运营、项目建设等需要，需采购物品或服务时，均需启动需求管理流程。包括但不限于：新增设备、办公耗材、生产原材料等物料采购；外包服务（如保洁、IT运维、咨询等）、技术服务等采购；小型维修、改造工程等采购；其他确需通过采购方式获取的物资或服务。（二）操作步骤详解需求发起需求部门填写《采购需求申请表》，明确以下信息：需求部门、申请人、联系方式、申请日期；需求类型（物料/服务/工程）；需求明细（名称、规格型号、技术参数、数量、用途说明）；预算金额（需符合公司年度预算规定）；期望交付时间（如有特殊要求需备注，如“紧急需3日内到货”）。部门审核需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，确认无误后签字，提交至采购部门。采购部门初审采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核对：需求描述是否清晰、完整，避免“一批办公用品”“一台设备”等模糊表述；预算是否在部门额度内，是否与历史采购价格差异过大（如差异超20%需说明原因）；是否存在可替代的闲置物资（如公司库存已有同类物资，需优先调剂使用）。初审通过后流转至财务部门复审，不通过则退回需求部门补充说明。（三）标准化表单表单名称：采购需求申请表申请部门申请人联系方式申请日期需求类型□物料□服务□工程预算金额期望交付时间需求明细（可附页）：名称：__________；规格型号：__________；技术参数：__________；数量：__________；用途说明：__________需求部门负责人审核意见：签字：__________；日期：__________采购部门初审意见：初审人：__________；日期：__________财务部门复审意见：复审人：__________；日期：__________（四）关键控制点需求描述需具体、可量化，避免因模糊信息导致采购偏差；预算编制需依据市场价格及历史数据，严禁超预算申报；紧急需求（如生产突发故障需立即采购的备件）需在申请表备注“紧急”，并经需求部门负责人及分管副总签字后，可启动加急流程，但事后需补全审批手续；严禁拆分需求规避审批（如将1万元采购拆分为两个5千元申报）。三、采购计划与审批（一）适用情形采购部门汇总当期（月度/季度）已审核通过的采购需求，编制采购计划，明确采购内容、预算、时间节点及采购方式，按权限分级审批后执行。（二）操作步骤详解计划编制采购部门每月25日前收集次月需求部门提交的《采购需求申请表》，汇总形成《月度采购计划表》，内容包括：计划编号（格式：CG-YYYY-MM-X，如2024-05-001）；申请部门、需求明细、预算金额、采购方式（询价/招标/单一来源等）；计划采购时间、责任采购员。计划审批根据采购金额及类型，按以下权限分级审批：金额≤1万元：采购部门负责人审批；1万元＜金额≤5万元：分管采购副总审批；金额＞5万元：总经理办公会审批。审批通过后，采购部门按计划执行；未通过则退回采购部门调整计划。（三）标准化表单表单名称：月度采购计划表计划编号申请部门需求明细预算金额（元）采购方式计划采购时间责任采购员审批意见CG-2024-05-001生产部A型号原材料100件50,000招标2024-05-10分管副总审批通过CG-2024-05-002行政部办公纸10箱2,000询价2024-05-15采购部负责人审批通过（四）关键控制点采购计划需与年度预算衔接，严禁无计划采购；如因市场变化需调整采购计划，需重新履行审批流程；同一供应商、同类物资的采购应尽量合并计划，提高采购规模效益。四、供应商寻源与管理（一）适用情形新供应商开发：首次合作的供应商需经过寻源、资质审查、评估等流程；现有供应商维护：定期对合作中的供应商进行绩效评估，动态调整供应商库；紧急寻源：因生产急需等特殊情况，需临时寻找新供应商时。（二）操作步骤详解寻源方式确定根据采购金额及物资特性，选择合适的寻源方式：公开招标：适用于金额较大（≥5万元）、标准化的物资或服务；邀请招标：适用于3家及以上合格供应商可参与的采购项目；询价比价：适用于1万元＜金额＜5万元的常规采购（需询价3家及以上供应商）；单一来源：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、定点采购），需经分管副总审批。供应商信息收集通过行业平台、公开招标网站、供应商自荐、同行推荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提供以下资料：营业执照、相关资质证书（如ISO9001认证、行业生产许可证等）；产品/服务说明书、报价单、案例证明（近1年同类合作项目）；法定代表人证件号码明、联系方式及授权委托书（如委托他人办理）。资质审查与评估资质审查：采购部门核对供应商营业执照、资质证书是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购内容，是否存在经营异常或严重违法记录（通过“国家企业信用信息公示系统”查询）；现场考察（必要时）：对金额较大（≥10万元）或关键物资的供应商，组织考察其生产场地、设备、质量管理体系等，形成《供应商考察报告》；综合评估：成立评估小组（由采购、技术、质量、财务人员组成），从价格、质量、交期、服务、财务状况（如资产负债率、信用等级）等维度打分（总分100分），80分以上为合格供应商，纳入《合格供应商名录》。（三）标准化表单表单名称：供应商信息表供应商名称统一社会信用代码公司类型注册资本成立时间法定代表人联系人联系方式经营范围科技有限公司91110108有限责任公司1,000万元2015年3月赵六机械设备研发、销售资质证书（可附页）：ISO9001认证证书、特种设备制造许可证表单名称：供应商评估表评估项目评分标准分值得分备注价格低于市场平均价10%以上得10分，持平得8分，高5%以内得5分，高5%以上不得分109报价对比3家供应商质量历史合作无质量问题得30分，有轻微质量问题扣5-10分，严重质量问题不得分3030近1年合作记录交期按时交付率100%得20分，95%-99%得15分，90%-94%得10分，＜90%不得分2020近3次交付记录服务售后响应及时（24小时内回复）得20分，一般得15分，差不得分2018客户反馈财务状况资产负债率＜50%得20分，50%-70%得15分，＞70%不得分2017财务报表审计报告综合得分10094评估结论：合格，纳入供应商库（四）关键控制点供应商资质资料需原件审核，复印件需加盖公章并由审核人签字确认；合格供应商库每半年更新一次，对评估不合格的供应商予以清退；禁止与未经资质审查的供应商开展合作，避免采购风险。五、采购执行（招标/询价/谈判）（一）适用情形根据采购计划及寻源结果，通过招标、询价或谈判方式确定供应商及价格，保证采购过程公开、公平、公正。（二）操作步骤详解询价采购（适用于1万元＜金额＜5万元）采购员向3家及以上合格供应商发出《询价单》（明确需求明细、报价要求、截止时间）；截止时间后收集报价，填写《询价比价报告》，对比价格、质量、交期，推荐候选供应商；金额≤3万元由采购部门负责人审批，3万元＜金额＜5万元由分管副总审批，审批通过后确定供应商。招标采购（适用于金额≥5万元）编制招标文件：包括采购需求、投标人资格要求、评标标准（如最低评标价法、综合评分法）、合同条款等；发布招标公告（通过公司官网、采购平台或行业媒体公告期不少于5个工作日）；组建评标小组（成员为5人以上单数，其中采购人员占比不超过1/3，技术、质量、财务人员占比≥1/2）；开标、评标：按招标文件要求进行，评标小组独立打分，形成《评标报告》，推荐1-3名中标候选人；公示中标结果（公示期不少于3个工作日），无异议后发出《中标通知书》。谈判采购（适用于技术复杂、需求不明确或需优化条款的项目）成立谈判小组（成员3-5人，含采购、技术、法务人员）；制定谈判方案，明确谈判重点（如价格、付款方式、售后服务）；与2家及以上供应商分别谈判，形成《谈判记录表》，明确最终合作条款；谈判结果按权限审批后确定供应商。（三）标准化表单表单名称：询价比价报告询价项目供应商A供应商B供应商C报价（元）48,00045,00046,500质量承诺符合国标，质保1年符合国标，质保1年符合国标，质保1年交期签约后7天签约后5天签约后6天推荐意见推荐（价格最低、交期短）审批意见采购部门负责人：__________；日期：__________表单名称：评标报告招标编号CG-2024-05-001招标项目A原材料采购评标小组组长：技术部经理；成员：采购专员、质量工程师、财务主管投标供应商甲公司、乙公司、丙公司评标结果（综合评分法）：甲公司：价格85分、质量90分、交期80分，总分85分；乙公司：价格90分、质量85分、交期85分，总分.7分；丙公司：价格80分、质量95分、交期80分，总分85分推荐中标供应商乙公司（四）关键控制点询价供应商需为合格供应商库内成员，禁止选择性询价；招标过程需全程留痕（如开标记录、评标打分表），存档备查；谈判需有至少2名谈判小组成员在场，谈判记录需双方签字确认。六、合同签订与管理（一）适用情形采购金额≥1万元或需明确双方权责、违约责任的采购项目，均需签订书面合同。（二）操作步骤详解合同拟定采购部门根据中标结果或谈判结果，使用公司标准合同模板（如《采购合同模板》）拟定合同文本，内容包括：合同双方信息（供应商名称、地址、联系人等）；采购标的（名称、规格型号、数量、单价、总价）；质量标准（如国标行标、技术参数）；交付要求（时间、地点、方式、验收标准）；付款方式（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）；违约责任（如逾期交货、质量不达标的责任承担）；争议解决方式（如协商不成，提交公司所在地法院诉讼）。合同评审采购部门审核合同条款与采购需求、谈判结果的一致性；法务部门审核合同合法性（如条款是否完备、是否存在法律风险）；使用部门（如生产部、行政部）审核技术参数、交付时间等是否符合需求；金额≥5万元的合同需财务部门审核付款方式、资金安排的合理性。合同签订与分发评审通过后，由双方授权代表签字（供应商需提供法定代表人证件号码明及授权委托书），加盖公司公章及合同专用章；合同正本一式3份（采购部门、财务部门、供应商各1份），副本按需分发，电子档同步存档。（三）标准化表单表单名称：合同评审表合同编号CG-2024-05-001合同名称A原材料采购合同评审部门评审意见评审人日期采购部门合同条款与采购需求一致，价格符合中标结果2024-05-10法务部门合同条款合法，无法律风险2024-05-11使用部门（生产部）技术参数符合生产要求，交期可满足生产计划2024-05-11财务部门付款方式合理，符合资金计划赵六2024-05-12（四）关键控制点合同文本需使用公司标准模板，严禁未经评审的合同签订；授权代表签字需保证权限合规（如法定代表人或其授权人员）；合同签订后3个工作日内完成信息登记（录入采购管理系统），保证可追溯。七、订单交付与验收（一）适用情形合同签订后，供应商按约定时间、地点交付物资或提供服务，需求部门组织验收。（二）操作步骤详解订单下达采购部门根据合同签订《采购订单》（明确订单编号、供应商、物资明细、数量、交付时间、交付地点），加盖采购专用章后发给供应商，同时抄送需求部门及仓库。交付跟踪采购员与供应商保持沟通，跟踪生产、发货进度，如遇延迟需提前3个工作日告知需求部门，协商解决方案。验收执行物资验收：供应商交付物资后，需求部门联合仓库、质检部门共同验收：数量验收：核对送货单与采购订单数量是否一致；质量验收：检查外观、规格型号是否符合合同要求，必要时送检（如原材料需检测报告）；验收合格后，填写《货物验收报告》，三方签字确认；不合格则填写《不合格品处理单》，通知供应商限期退换货，并记录供应商违约情况。服务验收：服务完成后，使用部门根据合同约定的服务标准（如响应时间、完成效果）验收，填写《服务验收确认单》，双方签字确认。（三）标准化表单表单名称：货物验收报告订单编号CG-2024-05-001供应商科技有限公司验收部门生产部、仓库、质检部验收日期2024-05-15验收明细名称：A原材料；规格型号：-001；数量：100件；送货单号：验收结果□合格□不合格（不合格原因：__________）处理意见合格，同意入库验收人员签字生产部：__________；仓库：__________；质检部：__________（四）关键控制点验收需在物资交付后24小时内完成，紧急物资可边到货边验收；未经验收或验收不合格的物资，严禁入库或投入使用；验收记录需清晰、完整，保存期限不少于3年。八、付款结算（一）适用情形验收合格且符合合同约定的付款条件时，启动付款结算流程。（二）操作步骤详解付款申请需求部门提交《付款申请单》，附以下资料：合同复印件（加盖采购部门公章）；《货物验收报告》或《服务验收确认单》；供应商开具的有效发票（增值税专用发票/普通发票，发票抬头、税号需与公司一致）。审核审批采购部门审核：发票信息与合同、验收单是否一致，付款金额是否在合同约定范围内；财务部门审核：发票真伪（通过税务平台验证）、资金预算是否充足，付款方式是否符合财务制度；按权限审批：金额≤5万元由财务负责人审批，5万元＜金额≤10万元由分管副总审批，金额＞10万元由总经理审批。付款执行审批通过后，财务部门通过银行转账或电汇方式付款，付款后3个工作日内将付款凭证复印件交采购部门登记。（三）标准化表单表单名称：付款申请单申请部门生产部申请人申请日期2024-05-16供应商科技有限公司合同编号CG-2024-05-001付款阶段□预付款□到货款□质保金付款金额45,000元大写肆万伍仟元整付款方式银行转账付款事由A原材料到货款，验收合格附件清单□合同□验收单□发票（发票号：5678）审批意见采购部门：，2024-05-16；财务部门：赵六，2024-05-17；分管副总：刘七，2024-05-18（四）关键控制点发票需在验收合格后30天内提供，逾期未提供需书面催告供应商；付款前需核对供应商账户信息（户名、账号、开户行），禁止支付至个人账户；质保金在质保期满（通常为6-12个月）且无质量问题后支付，需由使用部门出具质保期满证