档案管理员日常职责及操作规范

档案管理员日常职责及操作规范档案作为组织发展与业务运行的重要凭证，其管理质量直接影响信息利用效率与风险防控水平。档案管理员肩负着档案全生命周期管理的重任，需以专业态度践行职责、严守操作规范，确保档案资源“存得好、找得到、用得准”。一、日常职责范畴档案管理员的工作贯穿档案收集、整理、保管、利用及安全管理全流程，各环节需形成闭环管理逻辑：（一）档案收集：确保资源“应归尽归”来源把控：定期对接各部门，按制度接收文书、业务、人事等类型档案；针对项目档案、重要活动资料等，提前介入跟踪，确保形成过程中资料完整。征集拓展：面向外部征集与单位发展相关的历史资料、实物档案，或通过捐赠、购买等方式补充特色档案资源，丰富馆藏体系。质量审核：检查归档材料的完整性（如文件正文、附件、签批手续）、准确性（内容清晰、无涂改伪造），对不符合要求的材料退回整改。（二）档案整理：构建“有序检索”体系分类编目：遵循《档号编制规则》，结合单位业务特点制定分类方案（如按年度-机构-问题分类），为每份档案赋予唯一档号；同步编制目录、索引，确保“一档一号、一号一录”。实体整理：对纸质档案进行装订、装盒，标注盒脊信息；对电子档案按格式（PDF、TIFF等）、版本规范命名，建立与纸质档案的关联关系。数字化加工：对重要档案进行扫描、OCR识别，形成可检索的电子文本，过程中需校验图像清晰度、文本准确率，确保数字副本与原件一致。（三）档案保管：保障“安全存续”环境管控：库房温度保持14-24℃，相对湿度45%-60%；配备恒温恒湿设备、防虫药剂（如樟脑丸）、防光窗帘，定期清洁库房，避免档案霉变、虫蛀、褪色。实体防护：档案装具选用无酸纸、防磁柜（电子档案）；定期检查档案实体状态，对破损档案及时修复（如托裱、装订加固），对老化载体（如磁带、光盘）进行格式转换。库房管理：执行“双人双锁”制度，非工作时间关闭库房；建立出入库登记台账，记录档案存取时间、经手人、数量，确保实体流向可追溯。（四）档案利用：实现“价值转化”查询服务：接待内部人员及合规外部机构的档案查询需求，通过目录检索、全文检索系统快速定位档案，提供复制、摘抄等服务，必要时出具档案证明。借阅管理：严格审核借阅申请（如借阅人身份、用途合规性），签订借阅协议；明确借阅期限（一般不超过15个工作日），到期提醒归还，归还时检查档案完整性。编研开发：围绕单位决策、业务需求，编制档案汇编（如规章制度集、项目案例库），或开展专题研究（如历史沿革梳理），为工作提供参考依据。（五）安全管理：筑牢“风险防线”保密防控：区分档案密级（绝密、机密、秘密、普通），按级别实施管控；电子档案设置访问权限（如只读、编辑、管理员权限），操作留痕；严禁违规复制、传播涉密档案。应急处置：制定档案应急预案，定期开展防火、防水、防磁演练；配备灭火器、防汛沙袋、数据备份设备，确保突发情况下档案实体与数字资源安全。合规审查：定期自查档案管理合规性，配合审计、纪检等部门的检查工作；对到期档案（如超过保管期限），按规定启动鉴定、销毁流程，避免资源冗余。二、核心操作规范档案管理的规范性体现在流程严谨性与技术标准性，需从“流程-技术-安全”三维度落实：（一）流程规范：全周期闭环管理1.收集流程每月5日前，向各部门发送《档案归档提醒函》，明确归档范围、格式要求；接收档案时，填写《档案交接登记表》，双方签字确认；对逾期未归档的部门，跟进催办并记录原因，纳入部门考核（如适用）。2.借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，注明用途、期限，经部门负责人及档案分管领导审批；档案出库前，复印存档（涉密档案仅提供摘抄件），并在系统标注“借阅中”；归还时，检查档案是否有涂改、缺页，确认无误后注销借阅记录，档案归位。3.销毁流程成立档案鉴定小组（含业务、档案、纪检人员），对到期档案逐件鉴定，形成《档案鉴定意见书》；鉴定为“无保存价值”的档案，报单位分管领导审批后，编制《档案销毁清册》；销毁时，由2名以上监销人全程监督，销毁后在清册上签字，销毁过程可录像存档。（二）技术规范：兼顾传统与数字化1.纸质档案管理装订：采用线装、胶装或无酸纸装订，避免金属装订物（易生锈）；编号：档号书写清晰，使用黑色中性笔，禁止使用铅笔、圆珠笔；修复：破损档案用无酸纸托裱，字迹褪色用专业修裱液加固，操作前需做小样测试。2.电子档案管理格式：文书档案保存为PDF/A（长期保存格式），照片档案为TIFF，视频档案为MP4（H.264编码）；备份：实行“三备份”（本地硬盘、移动硬盘、云端），每月1次差异备份，每年1次全量备份；系统：使用符合《电子档案管理系统通用功能要求》的软件，定期更新补丁，防范数据泄露。（三）安全操作：风险前置防控1.保密操作涉密档案单独存放，借阅需“一事一申请”，审批层级提升一级；电子档案传输采用加密通道（如VPN、企业微信密聊），禁止通过公共网络发送；离职人员需移交全部档案权限，清除其设备上的档案缓存。2.库房安全每日下班前检查库房门窗、设备电源，填写《库房安全检查表》；每季度进行一次消防设施检测，每年邀请专业机构检测温湿度系统；禁止在库房内吸烟、饮食，无关人员严禁进入库房。3.应急操作遭遇洪水、火灾时，优先抢救核心档案（如人事档案、涉密档案），转移至安全区域；数字档案损坏时，启动备份恢复流程，同步联系专业数据恢复公司；每年组织1次应急演练，模拟突发情况，优化处置流程。三、职业素养与常见问题应对档案管理员需兼具“细心、耐心、责任心”，并掌握实用技能应对日常挑战：（一）职业素养提升法规学习：定期学习《档案法》《机关档案管理规定》等法规，参与行业培训，更新知识体系；工具运用：熟练使用档案管理系统、OCR软件、修裱工具，提升工作效率；沟通协作：与各部门建立良好沟通机制，主动了解业务需求，优化档案服务。（二）常见问题处理档案检索慢：优化分类目录，增加关键词标引（如项目档案标注“金额、时间、负责人”），或引入智能检索系统；档案损坏：轻微破损用无酸纸修补，严重破损送专业机构修复；电子档案损坏优先从备份恢复，无法恢复时联系数据修复公司；借阅纠纷：明确借阅协议条款，记录借阅时档案状态（如拍照