采购部工作规范制度范本

PAGE采购部工作规范制度范本一、总则（一）目的为了加强公司采购工作的管理，规范采购流程，提高采购效率，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本工作规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购部及与采购业务相关的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程中应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购流程（一）需求申请1.各部门根据生产经营需要，填写《采购需求申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后提交至采购部。（二）需求审核1.采购部收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.对于重大采购项目，采购部应组织相关部门进行会审，共同评估采购需求。（三）供应商选择1.采购部根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、合作历史、产品质量、价格水平、交货期等情况。4.根据供应商的综合表现，定期对供应商进行评估和分类管理，选择优质供应商建立长期合作关系。（四）采购谈判1.采购部与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。2.谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取最有利的采购条件。3.谈判结果应形成书面记录，双方签字确认。（五）合同签订1.根据谈判结果，采购部起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同需经公司法律顾问审核，确保合同条款合法合规。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部应及时将合同副本分发给相关部门。（六）订单下达1.采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（七）到货验收1.采购物品到货前，采购部应通知相关部门做好验收准备工作。2.验收人员按照合同要求对采购物品的数量、质量、规格、型号等进行验收。3.验收合格后，验收人员填写《采购物品验收单》，签字确认。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。（八）付款结算1.采购部根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上相关凭证，如采购合同、验收单、发票等。2.《付款申请单》经部门负责人审核、财务部门复核、公司领导审批后，办理付款手续。3.财务部门应严格按照财务制度和合同约定进行付款结算，确保资金安全。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部应根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并经公司领导审批后执行。（二）预算执行1.采购部应严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。（三）预算监控1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.采购部应配合财务部门做好预算监控工作，按时报送预算执行情况报表。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.针对识别出的风险，应分析其产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采购部应根据风险的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.采购人员应严格执行风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。五、采购档案管理（一）档案收集1.采购部应及时收集采购活动中形成的各类文件和资料，包括采购需求申请表、供应商资质审查文件、采购谈判记录、采购合同、采购订单、验收单、发票等。2.档案收集应确保文件和资料的完整性和真实性。（二）档案整理1.采购部应定期对收集的档案进行整理，按照类别和时间顺序进行分类归档。2.档案整理应便于查阅和保管。（三）档案保管1.采购部应设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案的安全和完整。2.档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁档案。六、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。2.采购人员应保守公司商业秘密，不得泄露公司采购信息和供应商信息。（二）工作纪律1.采购人员应严格遵守公司的考勤制度和工作纪律，按时上下班，不得迟到早退。2.采购人员应认真履行工作职责，积极主动完成采购任务，不得推诿扯皮。（三）业务能力1.采购人员应不断学习和掌握采购业务知识，提高业务能力和综合素质。2.采购人员应关注市场动态和行业发展趋势，及时了解采购物品的价格、质量等信息，为公司采购决策提供参考依据。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购部的工作进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购预算的执行情况、采购合同的履行情况等。2.采购部应定期对自身工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.公司应积极接受供应商和社会公众的监督，及时处理供应商的投诉和建议。2.采购部应加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系。（三）考核评价1.公司应建立采购部工作考核评价制度，定期对采购部的工作业绩、工作质量、工作效率等进行考