预收款订单管理制度规范

PAGE预收款订单管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司预收款订单的管理，规范预收款订单业务流程，确保公司资金安全，维护公司合法权益，提高公司运营效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及预收款订单的业务活动，包括但不限于销售业务、服务业务等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保预收款订单业务合法合规。2.风险可控原则：对预收款订单业务进行全面风险评估，采取有效措施防范风险，确保公司资金安全。3.规范操作原则：明确各部门职责和业务流程，规范预收款订单的签订、执行、变更及结算等环节的操作。4.信息透明原则：确保预收款订单信息在公司内部各部门之间的及时传递和共享，提高信息透明度。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户洽谈业务，签订预收款订单，明确订单条款和要求。2.跟踪订单执行情况，及时协调解决订单执行过程中出现的问题。3.负责与客户沟通，催收预收款，确保款项按时足额到账。（二）财务部门1.负责预收款的核算和管理，确保资金安全。2.审核预收款订单的财务条款，提出财务风险防控建议。3.定期与销售部门核对预收款到账情况，及时反馈异常信息。（三）法务部门1.审核预收款订单的合法性和合规性，确保合同条款符合法律法规要求。2.参与重大预收款订单的谈判，提供法律支持和风险防范建议。3.处理预收款订单业务中的法律纠纷，维护公司合法权益。（四）运营部门1.根据预收款订单要求，组织安排生产或服务提供，确保按时交付。2.协调各部门之间的工作，保障订单顺利执行。3.负责订单执行过程中的质量控制和进度跟踪。三、预收款订单的签订（一）订单发起1.销售部门与客户达成合作意向后，由销售人员填写预收款订单申请表，详细说明订单的基本信息，包括客户名称、产品或服务内容、数量、价格、交货时间、付款方式等。2.申请表经销售部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行财务条款审核。（二）财务审核1.财务部门收到预收款订单申请表后，对订单的财务条款进行审核，重点审核付款方式、付款时间、金额计算等是否符合公司财务政策和风险控制要求。2.如发现财务条款存在问题，财务部门应及时与销售部门沟通，提出修改建议，直至审核通过。（三）法务审核1.经财务审核通过的预收款订单申请表提交至法务部门进行合法性审核。2.法务部门对订单的合同条款进行审查，确保合同内容符合法律法规规定，不存在法律风险。3.对于重大预收款订单，法务部门应参与谈判过程，提供法律支持，确保合同条款合法有效。（四）订单签订1.经财务和法务审核通过的预收款订单申请表，由销售部门与客户签订正式的预收款订单合同。2.合同签订过程中，应确保合同条款清晰、准确、完整，双方权利义务明确，避免出现模糊不清或歧义的条款。3.合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交至财务、法务、运营等相关部门备案。四、预收款管理（一）收款跟踪1.销售部门负责对预收款的到账情况进行跟踪，及时与客户沟通，确保款项按时足额到账。2.如遇客户未按时付款或付款出现异常情况时，销售部门应及时查明原因，并采取相应的催收措施。（二）款项核算1.财务部门收到预收款后，应及时进行账务处理，准确记录预收款的金额、来源、到账时间等信息。2.定期对预收款进行核对和清理，确保账实相符，避免出现账务差错。（三）资金安全管理1.公司应建立健全预收款资金安全管理制度，加强对预收款资金的监管，确保资金安全。2.严格控制预收款资金的使用范围，未经公司批准，不得擅自挪用或转借预收款资金。五、订单执行（一）生产或服务安排1.运营部门根据预收款订单要求，制定详细的生产或服务计划，明确生产或服务的流程、时间节点、质量标准等。2.组织安排生产或服务资源，确保按时、按质、按量完成订单任务。（二）进度跟踪与协调1.运营部门负责对订单执行进度进行跟踪，及时掌握生产或服务过程中的进展情况。2.如发现订单执行过程中出现问题或偏差，应及时协调相关部门进行解决，确保订单按时交付。（三）质量控制1.建立健全订单执行过程中的质量控制体系，明确质量标准和检验流程。2.加强对生产或服务过程的质量监控，确保产品或服务质量符合订单要求。六、订单变更（一）变更申请提出1.在预收款订单执行过程中，如因客户需求变更、市场情况变化等原因需要对订单进行变更，由销售部门或客户提出变更申请。2.变更申请应详细说明变更的内容、原因、对订单执行的影响等。（二）变更审核1.变更申请提交后，由销售部门负责人组织相关部门进行审核，包括财务部门、法务部门、运营部门等。2.各部门根据自身职责对变更申请进行审核，重点审核变更对公司财务状况、法律风险、订单执行进度等方面的影响。3.如审核通过，由销售部门与客户协商签订变更协议，并将变更协议副本提交至相关部门备案。（三）变更执行1.运营部门根据变更协议调整生产或服务计划，确保变更后的订单能够顺利执行。2.财务部门根据变更协议对预收款进行相应的调整，确保财务数据准确无误。七、订单结算（一）结算申请1.订单执行完毕后，销售部门应及时向客户提交结算申请，详细说明订单执行情况、结算金额、付款方式等。2.结算申请经销售部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行结算审核。（二）结算审核1.财务部门收到结算申请后，对订单执行情况、款项收付情况、发票开具情况等进行全面审核。2.核对结算金额是否与订单约定一致，发票开具是否符合规定，确保结算工作准确无误。（三）结算支付1.经财务审核通过的结算申请，由财务部门按照合同约定的付款方式进行结算支付。2.如客户存在逾期付款等违约情况，财务部门应及时采取相应的催收措施，并按照合同约定追究客户的违约责任。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对预收款订单业务进行审计，检查业务流程是否合规，内部控制是否有效。2.审计过程中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）绩效考核1.建立预收款订单业务绩效考核制度，对销售部门、财务部门、运营部门等相关部门在预收款订单管理工作中的表现进行考核评价。2.绩效考核结果与部门和个人绩效挂钩激励，促进各部门积极履行职责，提高预收款订单管理水平。九、风险防范与应急预案（一）风险识别与评估1.定期对预收款订单业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如客户信用风险、市场风险、法律风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险防范措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）应急预案制定1.针对可能出现的重大风险事件，如客户破产、合同纠纷等，制定应急预案。2.应急预案应明确应急处置流程、责任分工、资源调配等内容，确保在风险事件发生时能够迅速、有效地进行应对。（三）应急演练1.定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高各