采购制度管理及流程规范

PAGE采购制度管理及流程规范一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购工作流程，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.诚信原则：采购人员应秉持诚信原则，诚实守信，廉洁自律，不得损害公司利益。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责采购制度的执行与落实：严格按照本制度及相关流程开展采购工作，确保采购活动规范有序。2.制定采购计划：根据公司生产经营需求，结合库存情况，制定合理的采购计划，明确采购品种、数量、时间等要求。3.供应商管理：建立供应商评估与选择机制，对供应商进行定期评估和动态管理，确保供应商的供货能力、质量水平和服务质量。4.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、执行及跟踪，确保合同的顺利履行。5.采购成本控制：通过市场调研、招标采购、谈判等方式，降低采购成本，提高采购效益。6.采购信息管理：及时收集、整理、分析采购信息，为公司决策提供依据。（二）需求部门1.提出采购需求：根据本部门生产经营需要，向采购部门提交准确、详细的采购申请，明确采购品种、规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购谈判、合同签订等工作，提供必要的技术支持和商务意见。3.验收采购物资：负责对采购物资进行验收，确保物资符合采购要求和公司使用标准。（三）财务部门1.审核采购预算：对采购部门提交的采购预算进行审核，确保采购预算合理、合规。2.资金支付管理：按照公司财务制度和采购合同约定，及时办理采购资金支付手续，确保资金安全。3.采购成本核算：对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。（四）审计部门1.监督采购活动：对采购活动进行全过程监督，确保采购行为合法合规、公平公正。2.开展采购审计：定期或不定期对采购项目进行审计，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购成本控制效果等，发现问题及时提出整改意见。三、采购流程规范（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并签字盖章。2.提交采购申请：采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行初审。初审内容包括采购物资是否符合公司生产经营需要、采购数量是否合理、采购预算是否充足等。2.相关部门会审：对于金额较大、涉及重要物资或服务的采购申请，采购部门组织相关部门进行会审。会审部门包括需求部门、财务部门、审计部门等。会审内容包括采购申请的必要性、合理性、合规性、采购成本控制、资金安排等。3.领导审批：采购申请经初审和会审通过后，提交至公司领导进行审批。公司领导根据公司战略规划、生产经营需求、资金状况等因素，对采购申请进行审批。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据采购申请和审批意见，制定采购方案。采购方案包括采购方式选择、供应商选择、采购时间安排、采购预算控制等内容。2.选择采购方式：采购方式包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。采购部门应根据采购物资的特点、市场情况、采购金额等因素，选择合适的采购方式。3.发布采购信息：对于招标采购、竞争性谈判等采购方式，采购部门应在公司内部网站、相关媒体等平台发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或谈判。4.供应商选择：采购部门对参与投标或谈判的供应商进行资格审查、商务评审和技术评审，选择符合要求的供应商。供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则，综合考虑供应商的信誉、资质、业绩、产品质量、价格、服务等因素。5.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。采购谈判应注重谈判技巧和策略，维护公司利益。6.签订采购合同：采购谈判达成一致意见后，采购部门起草采购合同，经公司法律部门审核后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。（四）采购验收1.到货通知：采购合同签订后，采购部门及时通知供应商组织发货，并跟踪货物运输情况。货物到达公司后，采购部门通知需求部门准备验收。2.验收准备：需求部门收到到货通知后，组织相关人员成立验收小组，明确验收标准和验收方法。验收小组应包括技术人员、质量管理人员、使用人员等。3.实物验收：验收小组按照验收标准和验收方法，对采购物资进行实物验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。验收过程中，应做好验收记录，对验收合格的物资出具验收报告，对验收不合格的物资应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货。4.验收结果处理：验收合格的物资，需求部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门负责与供应商协商解决，如供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，采购部门可根据合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请表，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上采购合同、验收报告等相关资料。2.财务审核：财务部门收到付款申请表后，对付款申请的真实性、合法性、合规性进行审核。审核内容包括采购合同约定的付款条件、验收情况、资金安排等。3.领导审批：付款申请经财务审核通过后，提交至公司领导进行审批。公司领导根据公司资金状况和采购合同约定，对付款申请进行审批。4.办理付款：财务部门根据领导审批意见，及时办理采购资金支付手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金安全。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本增加、物资供应不及时等风险。2.供应商风险：供应商信誉不佳、资质不全、产品质量不稳定等因素可能导致采购物资质量不合格、交货期延迟等风险。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行不严格等因素可能导致合同纠纷、公司利益受损等风险。4.内部管理风险：采购流程不规范、采购人员违规操作等因素可能导致采购效率低下、采购成本增加、公司利益受损等风险。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、市场情况、供应商状况等因素，对风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：根据风险对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度，对风险影响程度进行评估，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵绘制：将风险发生的可能性和风险影响程度进行交叉分析，绘制风险矩阵，确定风险等级。风险等级分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事件，如市场价格波动较大、供应商信誉严重不佳等，应采取风险规避措施，如暂停采购、更换供应商等。2.风险降低：对于中风险事件，如采购合同条款不明确、供应商产品质量不稳定等，应采取风险降低措施，如加强合同管理、增加供应商评估频次等。3.风险转移：对于部分风险，如采购物资运输过程中的风险，可通过购买保险等方式将风险转移给保险公司。4.风险接受：对于低风险事件，如采购流程中的一些小瑕疵等，可采取风险接受措施，如加强内部管理、定期进行审计等，以降低风险发生的可能性。五、采购监督与考核（一）采购监督1.内部监督：审计部门定期或不定期对采购活动进行审计，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购成本控制效果等。采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购活动合法合规。2.外部监督：接受政府相关部门、行业协会、社会公众等的监督，及时处理投诉和举报，维护公司良好形象。（二）采购考核1.考核指标设定：采购考核指标包括采购成本控制、采购质量、采购效率、供应商管理、合同执行等方面。采购部门应根据公司战略目标和采购工作实际情况，制定科学合理的采购考核指标体系。2.考核方式：采购考核方式包括定期考核和不定期考核。定期考核一般每季度或每年进行一次，不定期考核根据公司实际情况随时开展。考核结果应与采购人员的绩效奖金、晋升、奖励等挂钩。3.考核结果应用