声像资料归档制度规范

PAGE声像资料归档制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织声像资料的管理，确保声像资料的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在各项工作活动中形成的，具有保存价值的照片、录音、录像等声像资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则声像资料由公司/组织指定的专门部门或人员集中统一管理，确保资料的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的声像资料应真实反映工作活动的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则按照声像资料的形成领域、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规，确保声像资料的安全，防止资料的泄露和损坏。二、归档范围（一）会议活动类1.公司/组织各类重要会议，如董事会、股东会、年度总结大会等的照片、录音、录像。2.大型庆典活动、文艺演出、体育赛事等的相关声像资料。（二）业务工作类1.项目研发、生产制造、市场营销等业务活动中的关键环节照片、录音、录像，如新产品发布会、生产线调试、市场调研等。2.与客户洽谈、合作签约等商务活动的声像记录。（三）工程建设类1.公司/组织新建、改建、扩建工程项目的规划设计、施工过程、竣工验收等阶段的照片、录像。2.重点工程建设中的重大事件、技术创新等方面的声像资料。（四）外事活动类1.接待外宾来访、出国考察、参加国际会议等外事活动的照片、录音、录像。2.与国外机构合作交流的相关声像记录。（五）其他类1.反映公司/组织发展历程、重要事件、先进人物事迹等具有历史价值的声像资料。2.上级领导视察、检查工作时的照片、录音、录像。三、归档要求（一）内容要求1.照片应主题明确，图像清晰，画面完整，能够准确反映拍摄对象的特征和现场情况。照片需附有文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等基本信息。2.录音应声音清晰，内容完整，无杂音干扰。录音需注明录制时间、地点、参与人员、主题等。3.录像应图像清晰，声音同步，画面稳定。录像需配有详细的文字说明，包括拍摄背景、主要内容、拍摄人等。（二）格式要求1.照片格式应为常见的图像格式，如JPEG等，分辨率应不低于[X]像素。2.录音格式应为常用的音频格式，如WAV、MPW等，采样频率应符合相关标准。3.录像格式应为通用的视频格式，如MP4、AVI等，视频编码应清晰、稳定。（三）整理要求1.按照归档范围对声像资料进行分类整理，同一类别的资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对每份声像资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.建立声像资料目录，目录应包括编号、名称、拍摄时间、地点、内容摘要、保管期限等信息。四、归档流程（一）收集1.各部门/项目组在工作活动中形成的声像资料，由相关责任人负责及时收集。2.对于重要活动或项目，应安排专人负责声像资料的拍摄和收集工作。(二)整理1.收集到的声像资料由责任人进行初步整理，按照归档要求进行筛选、分类、编号等工作。2.将整理好的声像资料移交至公司/组织指定的档案管理部门。(三)审核1.档案管理部门对移交的声像资料进行审核，检查资料的完整性、准确性、规范性等。2.对于不符合要求的声像资料，退回原部门/责任人进行补充或修正。(四)归档1.审核通过的声像资料由档案管理部门进行正式归档，存入专门的存储设备或档案库房。2.在归档过程中，应建立详细的归档记录，包括资料名称、编号、归档时间、保管期限等信息。五、保管与利用（一）保管1.档案管理部门应设立专门库房存放声像资料，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.定期对声像资料进行检查和维护，确保资料的质量不受影响。对于存储在电子设备中的声像资料，应定期进行备份，防止数据丢失。3.根据声像资料的保管期限，对到期的资料进行鉴定和处理，需要销毁的资料应按照规定程序进行销毁。（二）利用1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅声像资料，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅声像资料，需持有单位介绍信，并经公司/组织相关领导批准。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保资料的安全。3.如需复制声像资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制后的资料应注明复制时间、复制人等信息。六、保密规定（一）保密责任1.所有接触和管理声像资料档案的人员，均应承担保密责任，严格遵守保密制度。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密义务和违约责任。（二）保密措施1.对声像资料档案的存储设备和库房应采取加密、门禁等安全措施，防止资料被非法获取。2.在查阅和利用声像资料时，应严格限制接触范围，确保资料不被泄露。3.对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息的声像资料，应进行特殊标注和管理，严格控制其传播和使用。七、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立声像资料归档管理的监督机制，定期对各部门的声像资料归档工作进行检查和指导。2.档案管理部门应加强对声像资料保管和利用情况的日常监督，及时发现和解决问题。（二）检查内容1.检查声像资料的归档范围是否完整，是否存在应归档而未归档的情况。2.检查声像资料的整理、编号、目录等是否符合要求，是否便于查找和利用。3.检查声像资料的保管环境和设备是否安全可靠，是否存在资料损坏或丢失的风险。4.检查声像资料的利用审批程序是否规范，是否存在违规查阅、复制或泄露资料的情况。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对违反本制度规范的行为，应按照公司/组织的相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究