物资管理制度及流程规范

PAGE物资管理制度及流程规范一、总则（一）目的为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放、使用及处置等流程，确保物资的合理使用和有效控制，降低公司运营成本，提高经济效益，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、生产原材料、零部件、低值易耗品等。（三）基本原则1.合法性原则：物资管理活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.计划性原则：根据公司业务需求和发展规划，合理制定物资采购计划，避免盲目采购和浪费。3.效益性原则：在保证物资质量和满足业务需求的前提下，努力降低物资采购成本、存储成本和使用成本。4.归口管理原则：明确各部门在物资管理中的职责，实行归口管理，确保物资管理工作的顺畅进行。5.内部控制原则：建立健全物资管理内部控制制度，加强对物资采购、验收、存储、发放、使用及处置等环节的监督和管理，防范风险。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定物资采购计划，根据公司需求和市场情况，选择合格的供应商，签订采购合同。2.负责与供应商沟通协调，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。3.负责收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。（二）仓库管理部门1.负责物资的验收、入库、存储、保管和发放工作。2.建立物资库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。3.负责仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保物资安全。（三）使用部门1.根据业务需求，提出物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量等要求。2.负责物资的领用、使用和保管，合理使用物资，避免浪费和损坏。3.协助仓库管理部门做好物资盘点工作，及时反馈物资使用情况和需求变化。（四）财务部门1.负责审核物资采购合同、发票等相关凭证，办理物资采购款项的支付手续。2.对物资采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。3.参与物资盘点工作，监督物资管理的财务合规性。（五）质量管理部门1.负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保物资符合质量标准和合同要求。2.对物资质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施和建议。（六）审计部门1.负责对物资采购、验收、存储、发放、使用及处置等环节进行审计监督，检查物资管理内部控制制度的执行情况。2.对物资管理中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、物资采购管理（一）采购计划制定1.使用部门应根据业务需求和库存情况，提前填写物资需求申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，提交至采购部门。2.采购部门汇总各使用部门的物资需求申请表，结合公司年度预算和实际库存情况，制定物资采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为物资采购的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的供应能力和合理的价格水平。2.采购部门根据采购物资的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商，并对其进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、售后服务、价格水平等方面。3.采购部门组织相关部门对潜在供应商进行综合评审，确定合格供应商名单。合格供应商名单应定期更新，以确保供应商的质量和信誉。4.采购部门与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应符合法律法规的要求，确保双方的合法权益。（三）采购实施1.采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或物资质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，如催货、换货、退货等，并追究供应商的违约责任。3.采购部门收到供应商的物资后，应及时通知仓库管理部门进行验收。四、物资验收管理（一）验收准备1.仓库管理部门接到采购部门的验收通知后，应安排专人负责物资验收工作，并根据物资的特点和要求，准备好相应的验收工具和场地。2.验收人员应熟悉物资的验收标准和方法，了解采购合同的相关要求，确保验收工作的准确性和规范性。（二）验收程序1.物资到货后，验收人员应首先核对物资的名称、规格、型号、数量等信息是否与采购订单和采购合同一致。2.验收人员按照物资的验收标准和方法，对物资的质量、外观、性能等进行检验。对于需要进行功能测试或质量检测的物资，应按照相关规定进行测试和检测。3.验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购部门，并填写不合格物资报告，说明不合格原因和处理建议。4.采购部门收到不合格物资报告后，应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取换货、退货等措施，并追究供应商的违约责任。（三）验收记录1.仓库管理部门应建立物资验收台账，详细记录物资的验收情况，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商名称、验收时间、验收结果等信息。2.验收记录应妥善保存，以备查阅和审计。五、物资存储管理（一）仓库规划与布局1.根据物资的种类、性质、用途等因素，对仓库进行合理规划和布局，划分不同的存储区域，如原材料区、零部件区、办公用品区、低值易耗品区等。2.仓库应设置明显的标识牌，标明各存储区域的名称和存放物资的类别，便于物资的查找和管理。（二）物资入库管理1.验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，将物资按照规定的存储区域进行存放，并填写物资入库单。物资入库单应包括物资名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库时间等信息。2.仓库管理人员应根据物资入库单，及时更新物资库存台账，确保账实相符。（三）物资存储保管1.仓库管理人员应按照物资的存储要求，对物资进行妥善保管。对于易受潮、易变质、易损坏的物资，应采取相应的防潮、防虫、防火、防盗等措施。2.仓库应定期进行盘点，确保物资的安全和完整。盘点工作应包括账实核对、物资清查、库存调整等内容。盘点结果应形成盘点报告，如发现账实不符或物资损坏等情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。3.仓库管理人员应定期对仓库进行清洁和整理，保持仓库环境整洁、通风良好，确保物资存储条件符合要求。（四）物资出库管理1.使用部门根据业务需求，填写物资领用申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，提交至仓库管理部门。2.仓库管理部门接到物资领用申请表后，应审核其真实性和合理性。审核通过后，仓库管理人员根据物资领用申请表，办理物资出库手续，并填写物资出库单。物资出库单应包括物资名称、规格、型号、数量、领用部门、领用时间等信息。3.仓库管理人员应根据物资出库单，及时更新物资库存台账，确保账实相符。六、物资使用管理（一）使用部门职责1.使用部门应合理使用物资，按照规定的用途和操作规程进行使用，避免浪费和损坏。2.使用部门应定期对物资的使用情况进行检查和盘点，及时发现和解决物资使用过程中存在的问题。3.使用部门应将物资使用过程中发现的质量问题或其他异常情况及时反馈给采购部门或仓库管理部门，并协助进行处理。（二）物资使用监督1.公司应建立物资使用监督机制，定期对各使用部门的物资使用情况进行检查和评估。检查内容包括物资的使用是否合理、是否存在浪费现象、物资的维护保养情况等。2.对于发现的问题，公司应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保物资得到合理使用。七、物资处置管理（一）处置范围物资处置包括物资的报废、出售、捐赠等。物资报废是指因损坏、过期、淘汰等原因，无法继续使用或无使用价值的物资；物资出售是指将公司闲置或多余的物资出售给其他单位或个人；物资捐赠是指将公司不再需要的物资捐赠给慈善机构或其他公益组织。（二）处置程序1.物资报废使用部门或仓库管理部门发现物资需要报废时，应填写物资报废申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，提交至采购部门。采购部门组织相关部门对物资报废申请表进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。经审批同意报废的物资，仓库管理部门应按照规定的程序进行报废处理，并填写物资报废清单。物资报废清单应包括物资名称、规格、型号、数量、报废时间、报废原因等信息。物资报废处理后，仓库管理部门应及时更新物资库存台账，确保账实相符。2.物资出售使用部门或仓库管理部门发现物资需要出售时，应填写物资出售申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、出售原因、预计售价等信息，提交至采购部门。采购部门组织相关部门对物资出售申请表进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。经审批同意出售的物资，采购部门应按照市场行情，选择合适的买家，签订物资出售合同。物资出售合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、付款方式、交货时间等内容。物资出售后，采购部门应及时办理收款手续，并将收款情况反馈给财务部门。财务部门应按照规定进行账务处理。3.物资捐赠使用部门或仓库管理部门发现物资需要捐赠时，应填写物资捐赠申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、捐赠原因、受赠单位等信息，提交至采购部门。采购部门组织相关部门对物资捐赠申请表进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。经审批同意捐赠的物资，仓库管理部门应按照规定的程序进行捐赠处理，并填写物资捐赠清单。物资捐赠清单应包括物资名称、规格、型