印章加盖制度规范要求

PAGE印章加盖制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章加盖行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及公司全体员工在与公司业务相关的各类文件、合同、协议、报表、信函等材料上加盖印章的行为。（三）印章种类及定义1.公司公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权利和承担义务，具有最高法律效力。2.法人章：公司法定代表人个人名章，主要用于特定的业务场景，如银行预留印鉴等。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、资料等的管理，不具备对外法律效力。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关行业标准进行。2.需刻制印章时，由使用部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。3.行政管理部门审核通过后，统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位必须具备合法经营资质，且能够提供质量合格、符合标准的印章产品。4.印章刻制过程中，行政管理部门应全程监督，确保印章内容准确无误、样式符合规定要求。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，详细记录印章名称、启用日期、使用范围、保管人等信息，并报公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政管理部门应及时将印章启用信息通知各相关部门，并在公司内部发布正式公告，明确印章的启用时间、使用范围和管理要求。3.印章启用后，保管人应及时在《印章保管登记表》上进行登记，记录印章的领取时间、启用日期、保管人等信息，并签字确认。三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管职责1.公司公章：由公司行政管理部门指定专人保管。保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，不得随意放置。在使用公章时，必须严格按照规定的审批程序进行操作，并做好使用记录。2.法人章：由公司法定代表人或其授权的专人保管。保管人应根据法定代表人的指示使用法人章，并做好使用登记。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人应严格按照财务制度规定使用财务专用章，确保资金收付安全。使用财务专用章时，必须经过财务负责人审批，并做好相关账务记录。4.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人应在签订合同、协议等文件时，按照规定程序使用合同专用章，并对合同的签订、履行情况进行跟踪管理。5.部门章：由各部门指定专人保管。保管人应负责本部门印章的日常保管和使用，严格按照本部门的规定程序加盖印章，并做好使用记录。（三）保管环境1.印章保管应设置专门的保险柜或保管箱，确保印章存放安全。保险柜或保管箱应具备防火、防盗、防潮等功能。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，避免印章受到潮湿、腐蚀等损坏。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的审批程序使用印章，未经批准不得擅自加盖印章。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务需求，确保印章加盖的文件内容与实际业务相符。（二）使用流程1.填写申请表：使用部门或个人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据印章的种类和使用范围，按照以下审批权限进行审批：公司公章：由公司法定代表人或其授权的公司领导审批。法人章：由公司法定代表人审批。财务专用章：由公司财务负责人审批。合同专用章：由公司合同管理部门负责人或其授权的人员审批。部门章：由各部门负责人审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人应在指定地点使用印章，并对用印文件进行仔细核对，确保用印内容准确无误。用印时，应使用红色印泥，印章应清晰、端正地加盖在文件规定的位置上。4.登记：用印完成后，印章保管人应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息，并签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常审批程序用印时，使用部门或个人应通过电话、短信等方式向有权审批人说明情况，并取得口头同意。事后，应及时补办书面审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，在加盖印章前，应组织相关部门进行会审，确保文件内容合法合规、风险可控。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由使用部门或行政管理部门提出书面申请，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并报公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政管理部门应及时将印章停用信息通知各相关部门，并收回印章。收回的印章应妥善保管，不得随意丢弃或擅自处理。（二）销毁1.对于停用的印章，行政管理部门应定期进行清理，确定需要销毁的印章清单。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，并报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政管理部门应指定专人负责印章销毁工作。销毁印章时，应采用粉碎、熔化等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、监督人等信息，并由监督人签字确认。六、监督与检查（一）监督机制1.公司行政管理部门负责对印章加盖制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对印章保管、使用情况进行抽查。2.各部门负责人应负责本部门印章使用情况的日常监督管理，确保本部门员工严格按照制度规定使用印章。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在指定的保险柜或保管箱内，保管环境是否符合要求，保管人是否严格履行保管职责。2.印章使用情况：检查印章使用审批程序是否规范，用印文件是否真实、合法、有效，用印记录是否完整、准确。3.印章停用与销毁情况：检查停用印章是否及时收回并妥善保管，销毁印章是否按照规定程序进行，销毁记录是否完整。（三）违规处理1.对于违反印章加盖制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承