社区共享会议室制度规范

PAGE社区共享会议室制度规范一、总则（一）目的为了规范社区共享会议室的使用，提高会议室资源的利用效率，满足社区居民、企业及各类组织的会议、培训、交流等活动需求，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有共享会议室的使用管理，包括但不限于社区活动中心会议室、写字楼内共享会议室等。（三）基本原则1.公平公正原则：所有符合条件的使用者在会议室使用机会上享有平等权利，按照规定的流程进行申请和使用。2.高效利用原则：充分发挥会议室的功能，提高使用频率，避免资源闲置浪费。3.安全规范原则：确保会议室使用过程中的安全，遵守相关法律法规和行业标准，规范使用行为。二、会议室使用申请（一）申请主体1.社区居民可申请用于家庭聚会、小型学习交流等活动。2.社区内企业可申请用于商务会议、培训、项目讨论等。3.社区内各类社会组织可申请用于组织活动、会议等。（二）申请方式1.线上申请：通过社区官方网站、微信公众号或专门的会议室预约系统进行申请。申请人需填写详细的申请信息，包括使用时间、使用时长、使用人数、会议主题等。2.线下申请：申请人可到社区管理办公室领取申请表，填写后提交申请。（三）申请时间1.常规使用申请需提前[X]个工作日提交，以便管理部门进行统筹安排。2.紧急使用申请可在提前[X]小时提交，但需说明紧急原因，管理部门将根据实际情况尽量协调安排。（四）申请审核1.管理部门收到申请后，将在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括申请信息的完整性、合理性，以及是否与会议室使用规定相符合。2.对于不符合要求的申请，管理部门将通知申请人并说明原因，申请人可根据反馈意见进行修改后重新提交申请。三、会议室使用安排（一）排期原则1.根据申请时间先后顺序进行排期，优先满足紧急且合理的申请。2.对于多个申请在同一时间段冲突的情况，管理部门将根据会议室使用的优先级进行协调安排，如重要性、使用人数等因素。（二）使用通知1.申请审核通过后，管理部门将通过短信、邮件或系统消息等方式通知申请人申请结果及具体的使用安排，包括会议室地点、使用时间等信息。2.申请人应在收到通知后及时确认，并按照通知要求做好使用准备。如因特殊情况需要变更使用时间或取消申请，应提前[X]个工作日通知管理部门。四、会议室使用规则（一）使用时间1.使用者应严格按照申请批准的时间使用会议室，不得提前或推迟进入。如需延长使用时间，应提前[X]小时向管理部门申请，经批准后方可延长。2.每次使用时长一般不得超过[X]小时，如有特殊情况需延长，需经管理部门同意，但最长不得超过[X]小时。（二）使用人数1.会议室使用人数应符合会议室的容纳标准，不得超员使用。具体容纳人数根据会议室的规模在会议室显著位置进行标识。2.如因特殊情况需要超员使用，需提前向管理部门说明并获得批准，同时应确保安全疏散通道畅通，配备必要的安全设施。（三）使用行为规范1.保持会议室整洁卫生，使用完毕后应将桌椅摆放整齐，清理桌面垃圾，关闭电器设备电源。2.爱护会议室设施设备，不得随意损坏、拆卸或移动。如有损坏，应及时向管理部门报告并照价赔偿。3.遵守会议秩序，不得在会议室内大声喧哗、吸烟、随地吐痰等。手机调至静音或关机状态，如需接听电话，应到会议室门外进行。4.不得在会议室墙壁、桌椅等设施上随意张贴、刻画。（四）设备使用1.会议室配备的投影仪、音响、麦克风、电脑等设备，使用者应按照正确的操作方法使用，如有疑问可向管理部门寻求帮助。2.使用设备过程中如发现故障，应立即停止使用并通知管理部门，不得自行拆卸维修。五、会议室安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于良好的备用状态。2.严禁在会议室及周边区域堆放易燃、易爆物品，保持疏散通道畅通无阻。3.使用者应熟悉会议室的安全出口位置和逃生路线，如遇火灾等紧急情况，应按照应急预案有序疏散。（二）电气安全1.会议室的电气设备应符合安全标准，由专业人员定期进行检查维护，确保无漏电、短路等安全隐患。2.使用者不得私拉乱接电线，不得超负荷使用电器设备。（三）人员安全1.进入会议室的人员应遵守安全规定，不得进行危险行为。2.如在使用过程中发生人员受伤等意外情况，应立即采取急救措施，并通知管理部门和相关医疗机构。六、会议室维护与管理（一）设施设备维护1.管理部门定期对会议室的设施设备进行检查、维护和保养，确保其正常运行。2.对于损坏的设施设备，及时安排维修或更换，记录维修情况和更换部件信息。（二）环境卫生管理1.安排专人负责会议室的日常清洁工作，保持会议室地面、桌面、门窗等清洁卫生。2.根据使用情况定期对会议室进行全面清洁消毒，预防传染病传播。（三）资产管理1.建立会议室资产台账，详细记录会议室的设施设备、办公用品等资产信息。2.定期对资产进行盘点清查，确保资产账实相符。七、费用管理（一）收费标准1.社区居民使用会议室原则上免费，但对于超出规定时长或造成设施设备损坏的情况，将按照一定标准收取费用。2.社区内企业和社会组织使用会议室，根据使用时长、使用人数等因素制定收费标准，具体收费标准如下：使用时长在[X]小时以内，收费[X]元/次；使用时长超过[X]小时，每超出[X]小时加收[X]元；使用人数超过[X]人，每超出[X]人加收[X]元。（二）费用支付1.费用支付方式包括现金、转账、支票等，具体支付方式由管理部门与使用者协商确定。2.使用者应在使用完毕后[X]个工作日内完成费用支付，逾期未支付的，管理部门将采取相应措施催缴。八、监督与考核（一）监督机制1.管理部门定期对会议室使用情况进行检查，包括使用记录、设施设备状况、环境卫生等方面。2.设立意见箱和投诉电话，接受社区居民、企业及社会组织对会议室使用管理的监督和投诉，及时处理反馈相关问题。（二）考核办法1.对会议室使用管理工作进行年度考核，考核内容包括申请处理效率、使用安排合理性、设施设备维护情况、环境卫生状况、费用管理等方面。2.根据考核结果对相关工作人