规范工商所档案管理制度

PAGE规范工商所档案管理制度一、总则（一）目的为加强工商所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工商所各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工商所全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一原则：工商所档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或人员负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映工商所工作的实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足工商所各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置工商所设立档案管理室，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本所档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管和统计本所的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定向档案行政管理部门和上级主管部门移交档案。5.组织开展档案鉴定、销毁等工作，对已失去保存价值的档案进行妥善处理。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理的效率和水平。7.对本所工作人员进行档案管理知识培训，提高档案意识和业务能力。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案：包括工商所的各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表、人事档案、财务档案等。2.业务工作类档案：如市场监管、行政执法、消费者权益保护、商标广告管理等工作中形成的各类文件、档案、记录、证据等。3.声像电子类档案：包括照片、录音、录像、电子文件等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集齐全。2.对收集到的档案应进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，不符合要求的应及时补充或修正。3.对于重要档案或涉及敏感信息的档案，应采取特殊的收集和保管措施，确保档案的安全。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务工作类、声像电子类等类别。在每个类别下，再根据档案的具体内容进行二级或三级分类。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理室应具备良好的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案保管场所应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用专柜存放，按类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。2.声像电子类档案应进行数字化处理，存储在专用的存储设备上，并备份保存。同时，应建立相应的电子档案管理制度，确保电子档案的安全和有效利用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映工商所主要职能活动和基本历史面貌的，对工商所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映工商所一般工作活动，在较长时间内对工商所工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对工商所工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限一般为5年以下。2.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和工商所的实际情况进行确定，并在档案整理过程中明确标注。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题应及时进行处理，如档案的破损、褪色、霉变等情况，应采取相应的修复措施；对档案的丢失、损坏等情况，应及时报告并查明原因，采取补救措施。3.定期检查应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况、处理结果等，以备查阅。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本所档案管理制度的规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务为本原则：档案利用应以为工商所各项工作服务为宗旨，积极主动地为工作人员提供档案信息支持。3.规范有序原则：档案利用应按照规定的程序和手续进行，确保档案利用工作的规范、有序。（二）利用范围1.本所工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理室办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本所档案时，应持有单位介绍信，并经本所负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及敏感信息的档案，应严格履行审批手续。3.涉及司法案件等特殊情况需要查阅档案的，应按照司法机关的要求办理相关手续。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限等信息，并经本所负责人批准。2.档案管理人员应按照批准的借阅期限和范围提供档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应的责任。（五）档案复制1.因工作需要复制档案的，复制人员应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、日期、复制用途等信息，并经本所负责人批准。2.档案管理人员应按照批准的复制范围和要求进行复制，并对复制件进行核对和登记。复制件应加盖档案管理室印章，注明“复制件”字样。3.复制人员应妥善保管复制的档案，不得擅自扩大复制范围或用于其他用途。如发现复制的档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，准确判断档案的价值。2.客观公正原则：鉴定工作应客观公正，不受任何主观因素的影响，确保鉴定结果的准确性和可靠性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对工商所工作、国家建设和历史研究的利用价值。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的实际情况判断其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断其价值的高低。3.效益评估法：评估档案利用所产生的效益，判断其保存价值。（四）销毁程序1.经过鉴定，确认为失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经档案鉴定小组审核，并报本所负责人批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁，并确保销毁过程的安全。销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。4.档案销毁过程中产生的音像资料等，应妥善保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅和利用，为工商所各项工作提供更加快捷、准确的档案信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，将其转换为电子文件，并进行图像处理、数据录入等工作，建立数字化档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合本所档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。3.数据备份与恢复：建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的存储设备上。同时，制定数据恢复预案，确保在数据出现故障时能够及时恢复。4.安全防护：采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全防护措施，保障档案信息系统的安全运行，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作