学校行政通知制度规范

PAGE学校行政通知制度规范一、总则（一）目的为了加强学校行政管理工作的规范化、制度化建设，确保学校各项工作的顺利开展，提高工作效率和质量，特制定本行政通知制度规范。（二）适用范围本制度适用于学校全体教职员工、学生以及与学校有工作往来的相关单位和个人。（三）基本原则1.准确性原则：通知内容应准确无误，表述清晰，避免产生歧义。2.及时性原则：根据工作需要及时发布通知，确保相关人员能够及时了解信息并做出响应。3.严肃性原则：行政通知具有权威性和严肃性，必须严格执行，不得擅自更改或拖延。4.保密性原则：涉及学校机密信息的通知，应严格按照保密规定进行处理，确保信息安全。二、通知的分类及格式要求（一）分类1.重要通知：传达学校重大决策、重要工作部署、涉及全校师生员工切身利益的事项等。2.一般通知：发布学校日常行政管理工作中的一般性事项，如会议通知、活动安排、工作要求等。3.紧急通知：针对突发情况或紧急任务发布的通知，要求相关人员立即采取行动。（二）格式要求1.标题：准确概括通知的主要内容，一般由发文部门、事由和文种组成。例如：“[学校名称]关于召开[会议主题]会议的通知”。2.主送单位：明确通知的接收对象，写全称或规范简称。3.正文：开头应简要说明通知的目的和依据；主体部分详细阐述通知的具体内容，包括工作任务、要求、时间、地点、注意事项等；结尾可根据需要提出执行要求或希望。4.发文部门：注明通知的发布部门名称。5.发文日期：写明通知发布的具体年月日。三、通知的起草与审核（一）起草1.通知起草应根据工作实际需要，由相关部门或人员负责。起草人应深入了解通知事项的背景和要求，确保内容准确、完整、清晰。2.起草通知时应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。对于专业性较强的内容，应确保术语准确无误。（二）审核1.通知起草完成后，须经部门负责人审核。审核内容包括通知的准确性、完整性、合理性、可行性以及格式是否规范等。2.涉及多个部门的通知，应在相关部门之间进行会签，确保各方意见一致。3.重要通知和涉及全校性工作的通知，需经学校分管领导审核签发；一般通知由部门负责人审核签发；紧急通知可根据情况由相关领导特批后先行发布，事后补齐审核签发手续。四、通知的发布与传达（一）发布渠道1.学校官网：重要通知和一般通知应及时在学校官网发布，方便师生员工和社会公众查阅。2.校内办公系统：通过校内办公系统向教职员工发送通知，实现信息的快速传递。3.电子邮件：对于需要特定人员接收的通知，可通过电子邮件发送。4.公告栏：在学校公告栏张贴重要通知和紧急通知，确保师生员工能够及时看到。5.班级群：班主任负责将涉及学生的通知转发至班级群，确保学生知晓。（二）传达要求1.对于重要通知和紧急通知，发布部门应及时通过多种渠道进行传达，确保相关人员第一时间收到信息。2.传达通知时应明确告知接收对象通知的重要性和时效性，要求其认真阅读并按照要求执行。3.对于涉及师生员工切身利益的通知，应充分听取意见和建议，做好解释说明工作。五、通知的执行与反馈（一）执行要求1.接收通知的单位和个人应严格按照通知要求执行，不得擅自变更或拖延。2.对于通知中明确规定的工作任务和时间节点，应制定详细的工作计划和措施，确保按时完成。3.在执行过程中，如遇到问题或困难，应及时与发布部门沟通协调，寻求解决方案。（二）反馈机制1.各部门和个人在执行通知过程中，应及时将执行情况反馈给发布部门。反馈内容包括工作进展、取得的成效、存在的问题及建议等。2.发布部门应定期对通知的执行情况进行跟踪检查，及时掌握工作动态，对执行不力的单位和个人进行督促整改。3.对于涉及全校性的重要工作通知，学校应建立专门的工作台账，记录通知的发布、执行、反馈等情况，以便进行总结分析和绩效评估。六、通知的存档与管理（一）存档要求1.学校办公室负责对各类行政通知进行统一存档管理，确保通知文件的完整性和可追溯性。2.存档的通知应按照类别、时间顺序进行整理，建立电子和纸质档案。电子档案应进行分类存储，并做好备份工作。3.对于重要通知和涉及学校发展历程的通知，应长期保存；一般通知可根据实际情况确定保存期限。（二）查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅通知档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到学校办公室查阅。2.外单位人员因工作需要查阅学校行政通知档案的，须持单位介绍信，经学校办公室负责人批准，并按照规定办理查阅手续后方可查阅。3.因特殊情况需要借阅通知档案的，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，并按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得擅自转借