库存商品管理制度规范

PAGE库存商品管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司库存商品管理，确保库存商品的安全、完整，提高库存商品的周转效率，降低库存成本，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及库存商品管理的部门和人员，包括采购部门、仓储部门、销售部门、财务部门等。（三）基本原则1.准确性原则：库存商品的数量、质量、价值等信息应准确无误，确保账实相符。2.安全性原则：采取必要的安全措施，保障库存商品不受损坏、丢失、变质等风险。3.及时性原则：库存商品的出入库、盘点等操作应及时进行，保证信息的及时性和有效性。4.效益性原则：合理控制库存水平，提高库存周转率，降低库存成本，实现公司经济效益最大化。二、库存商品的分类与编码（一）分类标准根据库存商品的用途、特性、材质等因素，将库存商品分为以下几类：1.原材料：用于生产产品的各种基础材料。2.在产品：正在生产过程中的未完工产品。3.产成品：已完成生产过程，可供销售的产品。4.包装物：用于包装产品的各种材料和容器。5.低值易耗品：价值较低、使用期限较短的劳动资料。（二）编码规则为便于库存商品的管理和识别，对每类库存商品进行编码。编码规则如下：1.编码结构：采用层次码结构，由大类码、中类码、小类码和流水码组成。2.大类码：用一位数字表示库存商品的大类，如1表示原材料，2表示在产品，3表示产成品，4表示包装物，5表示低值易耗品。3.中类码：用两位数字表示大类下的中类，如101表示金属材料，102表示非金属材料等。4.小类码：用三位数字表示中类下的小类，如10101表示钢材，10102表示铝材等。5.流水码：用四位数字表示小类下的具体库存商品，从0001开始依次编号。（三）编码维护1.编码由专人负责维护，确保编码的唯一性和准确性。2.当库存商品的分类或品种发生变化时，应及时对编码进行调整，并通知相关部门和人员。三、库存商品的采购管理（一）采购计划1.采购部门应根据销售订单、生产计划等信息，结合库存状况，制定合理的采购计划。2.采购计划应明确采购商品的名称、规格、数量、采购时间等内容，并经相关部门审核批准。（二）供应商选择1.建立供应商评估体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行评估。2.选择合格的供应商，并与之签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）采购订单下达1.根据采购计划，采购部门向供应商下达采购订单。2.采购订单应详细注明采购商品的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等信息，并经采购部门负责人审核签字。（四）采购验收1.采购商品到货后，仓储部门应及时组织验收。2.验收内容包括商品的数量、质量、规格、型号等，确保与采购订单一致。3.验收合格的商品应办理入库手续，验收不合格的商品应及时与供应商沟通处理。四、库存商品的入库管理（一）入库申请1.采购部门或其他相关部门在商品到货前，应填写入库申请单，注明商品的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.入库申请单经部门负责人审核签字后，提交给仓储部门。（二）入库准备工作1.仓储部门接到入库申请单后，应根据商品的性质和特点，做好入库准备工作，如安排仓位、准备搬运工具等。2.对需要检验的商品，应提前通知质量检验部门进行检验。（三）入库验收1.商品到货后，仓储部门应按照验收标准进行验收，确保商品的数量、质量、规格等符合要求。2.验收合格的商品，验收人员应在入库单上签字确认，并办理入库手续。3.验收不合格的商品，应及时通知采购部门或相关部门处理，不得办理入库手续。（四）入库记账1.仓储部门应根据入库单及时登记库存商品明细账，记录库存商品的入库时间、数量、规格、型号等信息。2.财务部门应根据入库单和发票等凭证，及时进行账务处理，确保账实相符。五、库存商品的存储管理（一）仓位规划1.根据库存商品的类别、特性、出入库频率等因素，合理规划仓位。2.仓位应划分明确，标识清晰，便于库存商品的存放和查找。（二）存储条件1.根据库存商品的存储要求，提供适宜的存储条件，如温度、湿度、通风等。2.对有特殊存储要求的商品，应采取相应的防护措施，确保商品质量不受影响。（三）库存盘点1.定期对库存商品进行盘点，确保账实相符。2.盘点分为定期盘点和不定期盘点，定期盘点一般每月或每季度进行一次，不定期盘点根据实际情况进行。3.盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、时间、范围等内容。4.盘点过程中，应认真核对库存商品的数量、质量、规格等信息，如实记录盘点结果。5.盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结，发现问题及时处理。（四）库存安全管理1.加强库存商品的安全管理，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。2.配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查和维护。3.对库存商品的出入库进行严格登记，确保库存商品的安全。六、库存商品的出库管理（一）出库申请1.销售部门或其他相关部门根据业务需要，填写出库申请单，注明商品的名称、规格、数量、用途等信息。2.出库申请单经部门负责人审核签字后，提交给仓储部门。（二）出库审批1.仓储部门接到出库申请单后，应进行审核，确保出库申请的合理性和合法性。2.对涉及重要物资或大额出库的申请，应报经公司领导审批。（三）出库发货1.仓储部门根据审批后的出库申请单，组织发货。2.发货时，应认真核对商品的名称、规格、数量等信息，确保与出库申请单一致。3.发货后，应及时办理出库手续，登记库存商品明细账。（四）出库记账1.财务部门应根据出库单及时进行账务处理，记录库存商品的减少情况。2.定期对库存商品的出库情况进行统计和分析，为库存管理提供决策依据。七）库存商品的成本核算（一）成本核算方法1.采用先进先出法、加权平均法等方法对库存商品进行成本核算。2.成本核算方法一经确定，不得随意变更，如需变更，应经公司领导批准，并在财务报表附注中予以说明。（二）成本核算流程1.采购部门应及时将采购发票等凭证传递给财务部门，财务部门根据发票金额和采购数量计算采购成本。2.仓储部门应定期将库存商品的出入库情况统计报表传递给财务部门，财务部门根据报表数据计算库存商品的发出成本。3.财务部门应定期对库存商品的成本进行核算和分析，确保成本核算的准确性和合理性。八、库存商品的盘点盈亏处理（一）盘点盈亏的确认1.盘点结束后，盘点人员应根据盘点结果编制盘点报告，详细记录库存商品的实际数量与账面数量的差异情况。2.经核对无误后，确定盘点盈亏的金额和原因。（二）盘点盈亏的处理流程1.对于盘盈的库存商品，应查明原因，如属于收发计量错误、未及时入账等原因造成的，应及时调整账务，并将盘盈商品登记入账。2.对于盘亏的库存商品，应查明原因，如属于自然损耗、管理不善、被盗等原因造成的，应根据不同情况进行处理：属于自然损耗的，经批准后计入管理费用；属于管理不善造成的，应由责任人赔偿，赔偿金额计入其他应收款，剩余损失计入管理费用；属于被盗等原因造成的，应及时向公安机关报案，并根据保险合同等规定进行索赔，索赔金额计入其他应收款，剩余损失计入营业外支出。（三）盘点盈亏处理的审批1.盘点盈亏处理方案应报经公司领导审批。2.经批准后的盘点盈亏处理方案，财务部门应及时进行账务处理，确保账实相符。九、库存商品的报废处理（一）报废申请1.库存商品因损坏、变质、过期等原因无法使用或销售时，相关部门应填写报废申请单，注明报废商品的名称、规格、数量、报废原因等信息。2.报废申请单经部门负责人审核签字后，提交给仓储部门和财务部门。（二）报废鉴定1.仓储部门和财务部门接到报废申请单后，应组织相关人员对报废商品进行鉴定，确定是否符合报废条件。2.对价值较高的报废商品，应邀请专业机构或专家进行鉴定。（三）报废审批1.经鉴定符合报废条件的商品，报废申请单应报经公司领导审批。2.批准后的报废申请单，仓储部门应及时组织报废处理。（四）报废处理1.报废商品应及时清理出库，并进行妥善处理，如变卖、销毁等。2.报废处理过程中，应做好记录，包括报废商品的名称、数量、处理方式、处理时间等信息。3.财务部门应根据报废处理情况及时进行账务处理，将报废商品的账面价值予以核销。十、库存商品的信息化管理（一）库存管理系统1.建立库存管理系统，实现库存商品信息的电子化管理。2.库存管理系统应具备库存商品的出入库管理、库存盘点、成本核算、报表生成等功能。（二）数据录入与维护1.仓储部门和其他相关部门应及时将库存商品的出入库等信息录入库存管理系统，确保数据的准确性和及时性。2.定期对库存管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全与权限管理1.加强库存管理系统的安全管理，设置用户权限，确保数据的安全性和保密性。2.对系统操作人员进行培训，提高其操作技能和安全意识。十一、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对库存商品管理情况进行监督检查，确保制度的执行情况。2.对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。