印章发放制度规范要求

PAGE印章发放制度规范要求一、总则1.目的本制度旨在规范公司印章的发放流程，确保印章的安全使用和有效管理，维护公司的合法权益，防范潜在风险。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有印章的发放管理，包括但不限于公章、合同章、财务章、法人章、部门章等各类具有法律效力或代表公司特定职能的印章。3.基本原则合法性原则：印章的发放和使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保行为合法合规。安全性原则：建立健全印章安全保管和使用机制，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，保障公司利益不受损害。规范性原则：明确印章发放的流程、审批权限、使用范围等，确保印章管理工作规范有序。责任性原则：明确印章保管和使用人员的责任，对因印章管理不善导致的问题追究相关人员责任。二、印章种类及用途1.公章代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。用于公司各类重要文件、合同、协议、报表等的签署，以及对外报送的各类公文、函件等。具体使用范围包括但不限于公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证照的年检、变更；公司对外投资、融资、担保等重大经济活动的文件签署；公司与外部单位签订的各类合同、协议；公司向政府部门、监管机构、合作伙伴等报送的正式文件等。2.合同章专门用于签订各类经济合同、业务协议等具有明确权利义务关系的文件。确保合同签订过程的严肃性和合法性，明确双方的责任和权益。合同章的使用必须严格按照合同审批流程进行，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.财务章用于公司财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务。如财务报表盖章、支票背书、发票开具、银行账户业务办理等。财务章的使用应遵循财务管理制度和相关审批流程，确保财务资金的安全和准确记录。4.法人章代表公司法定代表人行使权力的印章，主要用于特定的法律文件签署或银行预留印鉴等。法人章的使用需经法定代表人授权，并严格按照授权范围和审批程序进行，确保法人行为的合法性和有效性。5.部门章各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件、通知、报表等的盖章确认。部门章的使用范围仅限于本部门业务相关事项，不得对外用于签订合同、协议等具有法律效力的文件。部门章的使用应遵循部门内部管理规定，并报部门负责人审批。三、印章发放流程1.申请各部门或个人因工作需要申请印章时，应填写《印章申请表》，详细说明申请印章的种类、用途、预计使用范围、使用频率等信息。《印章申请表》需由申请部门负责人签字确认，并加盖部门章（如有），确保申请信息真实、准确、完整。2.审批申请表提交至公司行政部门，行政部门对申请内容进行初步审核，重点审查申请印章的必要性、使用范围是否符合公司规定等。经行政部门初审通过后，申请表流转至公司分管领导审批。分管领导根据公司业务情况和管理要求，对申请事项进行全面评估，做出审批决定。对于涉及重要业务或重大事项的印章申请，需经公司总经理或董事长最终审批。总经理或董事长在审批过程中，应综合考虑公司战略、风险控制等因素，确保印章发放符合公司整体利益。3.制作与发放经审批同意后，行政部门根据印章制作要求，选择具有资质的印章制作单位进行印章制作。制作单位应严格按照国家相关标准和公司提供的样式、规格进行制作，确保印章质量和安全性。印章制作完成后，行政部门对印章进行验收。验收内容包括印章的外观、尺寸、文字、图案等是否符合要求，印章的材质是否坚固耐用，印章的防伪性能是否达到规定标准等。验收合格后，行政部门将印章登记造册，并填写《印章发放登记表》，详细记录印章名称、编号、领取部门、领取人、发放日期等信息。领取人在《印章发放登记表》上签字确认后，行政部门将印章发放给领取人，并告知印章保管和使用的相关规定及注意事项。四、印章保管要求1.专人保管各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉印章管理规定和使用流程。公章、合同章、财务章、法人章等重要印章原则上应由公司行政部门、财务部门或法务部门的正式员工保管，不得委托临时人员或外部人员代管。部门章由各部门指定专人保管，保管人员名单应报行政部门备案。2.保管场所印章应存放在安全可靠的保管场所，如保险柜、专用印章箱等。保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，确保印章安全存放。对于重要印章，应实行双人保管制度，分别掌管保险柜钥匙和密码，确保印章在任何情况下都能得到妥善保管。3.保管记录保管人员应建立印章保管记录，详细记录印章的领取、使用、归还等情况。记录应包括日期、使用部门、使用事项、批准人、领取人、归还时间等信息，确保印章使用情况可追溯。印章保管记录应定期整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。五、印章使用要求1.审批制度印章使用前，必须填写《印章使用申请表》，明确使用事项、使用部门、使用人、使用时间等信息，并按照规定的审批权限进行审批。一般事项的印章使用，由申请部门负责人审批；涉及重要业务、重大金额、法律文件等事项的印章使用，需经公司分管领导、总经理或董事长审批。审批人应认真审核申请事项，确保印章使用符合公司规定和业务要求，对审批结果负责。2.使用范围印章必须严格按照规定的使用范围使用，不得超出授权范围擅自使用印章。严禁将印章用于任何违法违规、损害公司利益的行为。使用部门应在印章使用申请表中明确注明使用范围，并确保实际使用情况与申请内容一致。对于超出使用范围的申请，审批人应予以拒绝。3.使用登记印章使用时，保管人员应在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录印章使用的日期、申请部门、申请事项、批准人、使用人、归还时间等信息。使用登记应及时、准确、完整，确保印章使用过程可查可控。登记记录应与印章保管记录相互核对，确保数据一致。4.现场监印对于重要文件、合同、协议等需要加盖印章的，原则上应在公司内部进行现场监印。监印人员应全程监督印章加盖过程，确保印章加盖位置准确、清晰，与文件内容相符。如遇特殊情况需要在公司外部加盖印章的，应提前评估风险，并采取必要的防范措施，如由专人携带印章前往盖章地点，并全程监督盖章过程等。六、印章停用、销毁规定1.停用情形因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，导致印章不再使用时，应及时办理停用手续。印章停用前，保管人员应清理印章使用记录，确保所有未完成的使用事项已妥善处理。2.停用申请与审批印章保管部门或使用部门应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用时间等信息，并报行政部门审核。行政部门审核通过后，将申请表流转至公司分管领导审批。经分管领导批准后，印章正式停用。3.销毁程序对于停用的印章，原则上应进行销毁处理，以防止印章被非法使用。印章销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、编号、停用原因、销毁方式等信息，并报行政部门审核。行政部门审核通过后，组织相关人员对印章进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存记录。销毁记录应包括销毁时间地点、参与人员、印章名称编号、销毁方式等信息，与《印章销毁申请表》一并归档保存。七、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对印章发放、保管、使用情况进行审计检查，重点审查印章管理制度的执行情况、审批流程的合规性、使用登记记录的完整性等。审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.定期检查行政部门定期对印章保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章保管场所的安全性、保管记录的完整性、使用登记的准确性等。检查过程中发现的问题应及时通知相关部门和人员进行整改，并对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.违规处理对于违反印章发放制度规范要求的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、