规范办公室公章管理制度

PAGE规范办公室公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和规范性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司事务需要使用办公室公章的情况。（三）定义1.办公室公章：指公司办公室保管的，代表公司对外行使权力、承担责任的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.印章使用人：指经公司授权，有权使用办公室公章办理相关业务的公司员工。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义出具的各类文件、信函、证明、报表等，如公司正式文件、对外联络函件、营业执照副本、税务登记证副本等证照的加盖。2.代表公司签署各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。3.用于公司对外开展业务活动，如参加招投标、办理资质证书、与政府部门沟通协调等相关事宜的盖章确认。（二）合同专用章专门用于公司签订各类经济合同、业务合同、合作协议等，明确公司与合同相对方之间的权利义务关系，具有明确的法律效力。（三）财务专用章1.用于公司财务核算、资金收付、开具发票等财务相关业务，如财务报表盖章、支票背书、银行开户销户申请等。2.在涉及公司财务往来的各类文件、票据上加盖，以确认财务事项的真实性和合法性。三、公章的保管（一）保管人员办公室指定专人负责公章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉公司公章管理规定。（二）保管地点公章应存放于办公室专门的保险柜或安全可靠的印章保管箱内，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管公章，不得擅自将公章交予他人保管或带出办公室。如因特殊情况需要带出办公室，必须经公司领导批准，并办理相关借用手续，且在借用期间要确保公章安全，用完后及时归还。2.保管人员应定期检查公章的使用情况，确保公章使用记录完整、准确，并及时向办公室负责人汇报。3.如发现公章有损坏、遗失等情况，保管人员应立即向办公室负责人报告，并采取相应的补救措施，如挂失、登报声明等，以防止公章被非法使用。四、公章的使用流程（一）申请1.各部门或员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息。2.申请表应由部门负责人签字确认，涉及重要事项或金额较大的合同协议等，还需经公司相关领导审批同意。（二）审核1.办公室收到《公章使用申请表》后，应对申请事项进行审核，重点审核用章事由是否符合公司规定、文件内容是否真实准确、审批流程是否完整等。2.对于不符合规定或存在疑问的申请，办公室应及时与申请部门或员工沟通，要求其补充相关材料或作出说明，直至审核通过。（三）用章1.经审核通过的申请，由保管人员根据申请表上的用章要求，在指定的文件或材料上加盖公章。盖章时应确保印章清晰、端正，位置准确，不得模糊、歪斜或重叠。2.用章完毕后，保管人员应在《公章使用登记表》上详细记录用章时间、用章文件名称、用章份数、用章人等信息，并由用章人签字确认。（四）归还1.用章人使用完毕公章后，应及时将公章归还保管人员，不得擅自留存或转借他人。2.保管人员在收回公章后，应对公章进行仔细检查，确认印章完好无损，并将其妥善存放于保管地点。五、特殊情况的公章使用（一）紧急情况1.在紧急情况下，如因抢险救灾、突发事件处理等需要立即使用公章，但无法及时履行正常审批流程时，相关部门或员工应电话向公司领导汇报，经领导同意后可先行使用公章，并在事后及时补办审批手续。2.事后补办的审批手续应包括详细的情况说明、用章文件复印件等资料，确保用章行为的合法性和可追溯性。（二）异地用章1.因业务需要在异地使用公章时，应提前与当地相关部门或单位沟通协调，确保用章环境安全可靠。2.异地用章申请除按正常流程填写《公章使用申请表》外，还应附上当地相关部门或单位出具的用章确认函，说明用章的具体事宜和要求。3.异地用章时，应由公司办公室安排专人负责携带公章前往，并在现场监督用章过程，确保公章使用符合规定。用章完毕后，应及时将公章带回公司，并办理归还手续。六、公章使用的监督与检查（一）内部监督1.公司办公室负责对公章使用情况进行日常监督检查，定期查阅《公章使用登记表》，核实用章申请与实际用章情况是否一致，确保公章使用流程规范、记录完整。2.办公室应不定期对保管人员的公章保管工作进行检查，查看公章存放是否安全、保管措施是否到位等，发现问题及时督促整改。（二）审计监督公司审计部门有权对公章使用情况进行审计检查，重点审查公章使用的合法性、合规性以及是否存在滥用公章等违规行为。审计部门可通过调阅相关文件、记录，访谈相关人员等方式进行审计，并出具审计报告。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。如因违规用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任，并接受公司的纪律处分。2.对于擅自使用公章、私刻公章、伪造用章文件等严重违规行为，公司将依法追究相关责任人的法律责任。七、公章的更换与废止（一）更换1.因公章磨损、损坏或样式变更等原因需要更换公章时，由办公室提出申请，经公司领导批准后，按照国家相关规定办理公章更换手续。2.新公章启用前，应将旧公章交回原制发机关销毁，并在公司内部发布公告，明确新公章的启用时间和样式。（二）废止1.当公司注销、合并、分立等原因导致公章不再使用时，应及时办理公章废止手续。2.废止