生产联系确认制度

PAGE生产联系确认制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司生产过程中的联系确认行为，确保生产信息的准确传递、生产环节的紧密衔接以及生产活动的高效有序进行，避免因信息不畅或沟通失误导致的生产延误、质量问题等不良后果，保障公司生产运营的顺利开展，提升整体生产效益。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及生产的各个部门，包括但不限于生产部门、采购部门、销售部门、质量控制部门、物流部门等，以及与公司生产活动相关的外部供应商、客户等合作方。（三）基本原则1.准确性原则：生产联系确认的信息必须真实、准确、完整，确保各方对生产相关事项的理解一致，避免因信息偏差引发生产问题。2.及时性原则：在生产过程中，涉及联系确认的环节应及时进行，不得拖延，以保证生产进度不受影响。对于紧急生产需求或问题，应优先处理并及时确认。3.责任明确原则：明确各部门及相关人员在生产联系确认过程中的职责，避免出现职责不清导致的工作推诿或失误。4.沟通顺畅原则：建立有效的沟通渠道，确保生产联系确认过程中信息传递的畅通无阻。各方应积极主动沟通，及时反馈问题和需求。二、生产联系确认的主体与职责（一）生产部门1.作为生产联系确认的核心部门，负责协调内部各生产环节之间的联系与沟通。2.依据销售订单、生产计划等，向采购部门确认原材料、零部件的供应情况，确保生产所需物资按时、按质、按量供应。3.向质量控制部门反馈生产过程中的质量问题，配合质量控制部门进行质量检验和改进措施的实施。4.与物流部门协调生产产品的出入库安排，确保产品及时交付或存储。5.负责与外部供应商、客户就生产相关事宜进行联系确认，如订单变更、交货期调整等，并及时将相关信息传达给内部各部门。（二）采购部门1.根据生产部门的需求，及时与供应商联系确认原材料、零部件的采购订单，包括规格、数量、价格、交货期等条款。2.跟踪采购订单的执行情况，及时向供应商反馈生产部门对物资的特殊要求或变更需求，并与供应商协商解决可能出现的供应问题。3.定期向生产部门通报采购物资的到货情况，确保生产部门能够合理安排生产进度。（三）销售部门1.及时向生产部门传达客户订单信息，包括产品规格、数量、交货期等要求，并确保订单信息的准确性。2.与客户就生产过程中的相关问题进行沟通协调，如产品设计变更、交货期调整等，并将客户反馈及时传递给生产部门。3.协助生产部门处理客户投诉和售后服务需求，确保客户满意度。（四）质量控制部门1.参与生产联系确认过程，对生产过程中的质量标准、检验要求等进行明确和沟通。2.在生产前对原材料、零部件进行质量检验，并向生产部门反馈检验结果，确保投入生产的物资符合质量要求。3.在生产过程中对产品进行质量抽检，及时发现质量问题并与生产部门沟通，共同采取措施进行质量改进。4.对成品进行最终质量检验，确保交付给客户的产品符合质量标准。（五）物流部门1.根据生产部门的生产进度和产品交付要求，安排合适的物流运输方式和时间，确保产品能够按时、安全送达目的地。2.与生产部门协调产品的出入库安排，确保库存管理的准确性和及时性。3.及时向生产部门反馈物流运输过程中的异常情况，如运输延误、货物损坏等，并协助生产部门采取相应的解决措施。（六）外部供应商1.按照与公司签订的采购合同，及时、准确地向公司提供符合质量要求的原材料、零部件，并确保按时交货。2.与公司采购部门保持密切联系，及时沟通生产过程中原材料、零部件的需求变更情况，并积极配合公司解决供应过程中出现的问题。3.对公司提出的质量反馈和改进要求，及时响应并采取有效措施进行整改。（七）外部客户1.向公司明确产品的规格、数量、交货期等订单要求，并确保订单信息的准确性和完整性。2.与公司销售部门和生产部门就生产过程中的相关问题进行沟通协调，如产品设计变更、交货期调整等，及时反馈客户需求和意见。3.对公司交付的产品进行验收，并及时反馈验收结果，提出质量改进建议。三、生产联系确认的流程与方式（一）订单下达与接收1.销售部门收到客户订单后，应立即对订单信息进行审核，确保订单内容完整、准确。审核内容包括产品规格、数量、交货期、价格条款等。2.销售部门审核无误后，将订单信息录入公司生产管理系统，并及时将订单下达给生产部门。订单下达时应明确订单的优先级、特殊要求等关键信息。3.生产部门收到订单后，对订单信息进行再次确认，如有疑问或与销售部门沟通不一致的地方，应及时与销售部门核实。确认无误后，生产部门根据订单制定详细的生产计划。（二）生产计划安排与物资需求确认1.生产部门根据订单制定生产计划，明确各生产环节的时间节点、生产任务和质量要求等。生产计划应合理安排生产资源，确保生产进度的顺利推进。2.生产部门依据生产计划，向采购部门确认原材料、零部件的需求情况。采购部门收到生产部门的物资需求后，应立即与供应商联系，确认物资的供应情况，包括规格、数量、价格、交货期等。3.采购部门与供应商确认物资供应情况后，及时向生产部门反馈。如出现供应问题，采购部门应与供应商协商解决方案，并及时向生产部门通报协商进展情况。（三）生产过程中的联系确认1.在生产过程中，生产部门应定期召开生产协调会议，与采购部门、质量控制部门、物流部门等相关部门沟通生产进度、物资供应、质量状况、物流安排等情况，及时解决生产过程中出现的问题。2.生产部门在生产过程中发现质量问题或其他异常情况时，应及时向质量控制部门反馈。质量控制部门接到反馈后，应立即对问题进行分析和处理，并将处理结果及时反馈给生产部门。3.生产部门根据生产进度和物资供应情况，及时与物流部门协调产品的出入库安排。物流部门应根据生产部门的要求，提前做好运输准备工作，确保产品能够按时、安全运输。（四）产品交付与确认1.生产部门完成产品生产后，应通知质量控制部门进行成品质量检验。质量控制部门按照质量标准对成品进行检验，检验合格后出具质量检验报告。2.生产部门根据质量检验报告和物流部门的运输安排，组织产品交付。产品交付前，生产部门应与物流部门共同核对产品的数量、规格等信息，确保交付产品与订单要求一致。3.物流部门将产品交付给客户后，应及时向生产部门反馈交付情况，包括交付时间、交付方式、客户反馈等信息。生产部门收到物流部门的反馈后，应及时与销售部门沟通，确认客户是否已收到产品并对产品满意。（五）沟通方式1.内部沟通采用公司内部生产管理系统作为主要沟通平台，各部门应及时在系统中录入生产相关信息，如订单下达、生产计划安排、物资需求确认、质量检验结果、产品交付情况等，确保信息共享和实时更新。定期召开生产协调会议，由生产部门主持，各相关部门参加。会议主要讨论生产进度、物资供应、质量状况、物流安排等方面的问题，协调解决生产过程中出现的困难和矛盾。建立即时通讯工具群组，方便各部门之间及时沟通和交流生产过程中的紧急问题和突发情况。2.外部沟通与外部供应商、客户主要通过电话、邮件、传真等方式进行联系确认。重要事项应采用邮件方式进行沟通，并留存相关记录，确保沟通信息的可追溯性。定期与外部供应商、客户进行面对面沟通会议，总结合作情况，讨论存在的问题和改进措施，加强双方的合作关系。四、生产联系确认的记录与档案管理（一）记录要求1.各部门在生产联系确认过程中，应及时、准确地记录相关信息。记录内容应包括联系时间、联系对象、联系事项、沟通结果等关键要素。2.记录应采用书面形式或电子文档形式保存，确保记录的完整性和可读性。对于重要的生产联系确认事项，应同时保存相关的支持文件，如订单文件、检验报告、沟通邮件等。3.记录应按照时间顺序进行整理和归档，便于查询和追溯。（二）档案管理1.设立专门的生产联系确认档案管理岗位或指定专人负责档案管理工作。档案管理人员应具备良好的档案管理知识和技能，熟悉生产联系确认的流程和要求。2.生产联系确认档案应分类存放，建立清晰的档案目录和索引，便于快速查找和使用。档案分类可按照订单类别、供应商类别、客户类别等进行划分。3.档案管理人员应定期对生产联系确认档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。对于超过保存期限的档案，应按照公司档案管理制度进行妥善处理。4.生产联系确认档案应作为公司生产运营管理的重要资料，为公司的生产决策、质量追溯、客户服务等提供有力支持。未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、销毁档案资料。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立生产联系确认监督小组，由公司高层管理人员担任组长，各相关部门负责人为成员。监督小组负责定期对公司生产联系确认制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组通过查阅生产联系确认记录、现场走访、部门汇报等方式，了解各部门在生产联系确认过程中的工作情况，发现问题及时提出整改意见。3.各部门应积极配合监督小组的工作，如实提供相关资料和信息，不得隐瞒或虚报生产联系确认过程中的问题。（二）考核办法1.建立生产联系确认工作考核指标体系，对各部门及相关人员在生产联系确认过程中的工作表现进行量化考核。考核指标包括信息准确性、沟通及时性、问题解决效率、客户满意度等方面。2.考核结果与部门及个人的绩效挂钩，对于在生产联系确认工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励，如绩效加分、奖金奖励等；对于工作不力、导致生产问题或客户投诉的部门和个人，给予相应的处罚，如绩效扣分、罚款等。3.定期对生产联系确认工作考核结果进行总结和分析，针对存在的问题及时调整考核指标和考核方式，不断完善生产联系确认工作的考核机制。六、附则（一）解释权本制度由公司生产