费用报销及审批管理守则

费用报销及审批管理守则第一章总则为了加强公司费用报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，结合公司实际情况，特制定本守则。本守则适用于公司所有部门及员工的费用报销及审批相关事宜。公司费用报销管理遵循真实、合规、节约的原则。真实是指费用发生必须是真实的经济业务，不得虚构或虚报；合规是指费用的发生和报销必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关规定；节约是指在保障业务正常开展的前提下，尽量降低费用开支，提高资金使用效率。第二章费用报销范围及标准一、差旅费1.定义：差旅费是指员工因工作需要到常驻地以外地区出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等相关费用。2.交通费员工应根据出差任务的紧急程度和实际情况选择经济合理的交通工具。公司高管出差可乘坐飞机头等舱、高铁商务座；中层管理人员出差可乘坐飞机经济舱、高铁一等座；普通员工出差一般应选择高铁二等座、硬卧等交通工具。如因特殊情况需选择更高标准交通工具的，需事先经公司分管领导批准。乘坐飞机的，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费（限每人每次一份），可凭据报销。市内交通费用按出差自然（日历）天数计算，每人每天[X]元包干使用。出差人员由接待单位或其他单位提供交通工具的，不给予市内交通费补助。3.住宿费住宿费按出差目的地的不同，实行分地区、分级别限额标准。一线城市公司高管住宿费标准为每天不超过[X]元，中层管理人员不超过[X]元，普通员工不超过[X]元；二线城市相应标准分别为[具体金额]、[具体金额]、[具体金额]；三线及以下城市相应标准分别为[具体金额]、[具体金额]、[具体金额]。实际发生住宿费支出低于规定标准的，按实际发生额报销；高于规定标准的，超出部分由个人承担。员工到出差目的地有多处办事地点的，经批准可以选择在办事地点适中区域住宿，且住宿费标准可在规定基础上适当上浮，但上浮幅度不得超过[X]%。4.伙食补助费伙食补助费按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天[X]元。出差人员应当自行用餐，如由接待单位统一安排用餐的，应向接待单位交纳伙食费，相关费用可凭据报销，不再享受伙食补助费。二、业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的应酬费用，包括宴请客户、赠送礼品等费用。2.标准业务招待费的支出应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制招待标准和范围。一般情况下，宴请客户的标准为每人每次不超过[X]元；特殊情况需提高标准的，需经公司总经理批准。赠送礼品应根据业务需要和客户的重要程度，合理选择礼品价值和种类，单次礼品费用支出不得超过[X]元。如因特殊业务需求需赠送贵重礼品的，需事先经公司董事长审批。3.审批程序：业务招待费发生前，经办人应填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、事由、人数、预算金额等信息，经部门负责人、分管领导审批同意后方可进行招待活动。如遇特殊情况无法事先填写申请表的，应及时通过电话等方式向相关领导请示，事后及时补办审批手续。三、办公用品费1.定义：办公用品费是指公司购置办公所需的文具、纸张、墨盒等办公用品的费用。2.标准：各部门应根据实际工作需要，合理编制办公用品采购计划，严格控制办公用品的采购数量和金额。公司每季度对各部门办公用品费用进行统计分析，对于费用过高的部门进行预警和审计。3.采购流程：办公用品由公司行政部门统一采购和管理。各部门每月[具体日期]前向行政部门提交下月办公用品需求计划，行政部门根据需求计划进行采购。因特殊情况需临时采购办公用品的，经办人应经部门负责人批准后，到行政部门领取《办公用品临时采购申请表》，按规定程序进行采购。四、车辆费1.定义：车辆费是指公司自有车辆的燃油费、过路费、停车费、维修保养费等相关费用。2.燃油费：公司车辆实行定点加油制度，驾驶员应持加油卡到指定加油站加油。每月底，驾驶员应将加油卡的消费记录打印出来，并与车辆行驶里程进行核对，经车辆管理部门负责人审核后报销。3.过路费和停车费：驾驶员应妥善保管过路费和停车费发票，如实填写报销单，注明行驶路线、事由等信息，经车辆管理部门负责人和分管领导审批后报销。4.维修保养费：车辆维修保养应选择公司指定的修理厂，驾驶员发现车辆异常需维修保养时，应填写《车辆维修保养申请表》，经车辆管理部门负责人和分管领导审批后进行维修保养。维修保养结束后，驾驶员应将维修保养发票、维修清单等相关资料提交车辆管理部门审核，审核通过后报销费用。第三章费用报销流程一、填写报销单1.员工在费用发生后，应及时取得真实、合法、有效的原始凭证，如发票、收据等。原始凭证应注明费用的详细内容、金额、日期等信息，并加盖开票单位的财务专用章或发票专用章。2.员工应使用公司统一印制的《费用报销单》或《差旅费报销单》，按要求填写报销日期、报销部门、报销人、费用项目、金额等内容。填写时应字迹清晰、内容完整，不得涂改、刮擦。3.对于一次性报销多项费用的，应按费用项目分别填写明细，如差旅费应分别填写交通费、住宿费、伙食补助费等明细；业务招待费应注明招待对象、事由等信息。二、粘贴原始凭证1.员工应将取得的原始凭证按照费用类别和时间顺序整齐地粘贴在《原始凭证粘贴单》上。粘贴时应使用固体胶棒，不得使用液体胶水，确保原始凭证粘贴牢固、平整，便于审核和装订。2.对于较大的原始凭证，如发票、合同等，应折叠成与报销单大小一致的尺寸后再进行粘贴；对于较小的原始凭证，如车票、餐饮发票等，应按照从下往上、从右往左的顺序依次粘贴，确保每张凭证都能清晰可见。3.粘贴原始凭证时，应在粘贴单上注明凭证的张数和金额，以便于核对。三、部门负责人审核1.员工填写好报销单并粘贴好原始凭证后，应将报销资料提交给部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核报销费用的真实性、合理性和必要性，核实费用是否与工作相关、是否符合公司规定的标准和范围。2.部门负责人应在报销单上签署审核意见，注明“审核通过”或“审核不通过”及具体原因。对于审核不通过的报销事项，部门负责人应及时与报销人沟通，说明原因并要求报销人进行修改或补充资料。四、财务审核1.部门负责人审核通过后，报销人应将报销资料提交给财务部门进行审核。财务人员应严格按照国家法律法规、公司财务制度及相关规定对报销资料进行审核，重点审核原始凭证的合法性、合规性，报销金额的准确性，报销流程的完整性等。2.财务人员在审核过程中如发现问题，应及时与报销人或相关部门沟通，要求其提供补充资料或进行修改。对于不符合规定的报销事项，财务人员有权拒绝报销，并向报销人说明原因。3.财务人员审核通过后，应在报销单上签署审核意见，并加盖财务审核专用章。五、分管领导审批1.财务审核通过后，报销资料应提交给分管领导进行审批。分管领导应根据公司的经营管理情况和费用预算，对报销事项进行综合审批，确保费用支出的合理性和必要性。2.分管领导在审批过程中如对报销事项有疑问或异议，可要求报销人或相关部门进行解释和说明。对于重大费用报销事项，分管领导应组织相关人员进行专题研究和决策。3.分管领导审批通过后，应在报销单上签署审批意见。六、总经理审批对于超过一定金额标准的费用报销事项，还需提交给公司总经理进行审批。总经理应从公司整体利益出发，对费用报销事项进行最终审批。总经理审批通过后，报销人方可到财务部门办理报销手续。七、报销付款1.报销人持经各级审批通过的报销单到财务部门办理报销手续。财务人员应再次核对报销单和原始凭证的信息，确保准确无误后，按照公司规定的付款方式进行付款。2.一般情况下，公司采用银行转账方式进行报销付款，将报销款项直接转入报销人的银行账户。对于特殊情况需要支付现金的，应经财务部门负责人批准。3.财务人员付款后，应在报销单上加盖“现金付讫”或“银行付讫”印章，并将报销资料进行归档保存。第四章费用审批权限一、分级审批1.费用报销实行分级审批制度，根据报销金额的大小和费用性质，分别由不同级别的领导进行审批。具体审批权限划分如下表所示：|报销金额范围|部门负责人审核|财务审核|分管领导审批|总经理审批||--|--|--|--|--||[具体金额1]及以下|√|√|√|||[具体金额1][具体金额2]|√|√|√|√||[具体金额2]以上|√|√|√|√|注：以上具体金额根据公司实际情况进行设定。2.对于涉及重大项目、特殊事项的费用报销，无论金额大小，均需经总经理审批。二、授权审批1.公司领导根据工作需要，可以授权他人代为行使审批权限。被授权人应严格按照授权范围和要求进行审批，并对审批结果负责。2.授权审批应办理书面授权手续，明确授权事项、授权期限、授权范围等内容，并报财务部门备案。第五章费用报销的监督与管理一、内部审计1.公司审计部门应定期或不定期对费用报销情况进行审计检查，重点检查费用报销的真实性、合规性、合理性，以及审批流程的执行情况。2.审计部门在审计过程中如发现问题，应及时与相关部门和人员沟通，要求其进行整改。对于涉嫌违规违纪的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。二、财务监督1.财务部门应加强对费用报销的日常监督管理，严格审核报销凭证，确保费用支出符合公司规定。对于不符合要求的报销事项，应及时予以退回并要求整改。2.财务部门应定期对费用报销情况进行统计分析，提出合理化建议，为公司管理层决策提供参考依据。三、违规处理1.对于虚报、冒领、伪造原