差旅费报销管理规范

差旅费报销管理规范公司全体员工（含正式员工、实习生、借调人员及参与公司项目的外部协作人员）因工作需要发生的差旅费用报销，均适用本规范。员工出差前须通过公司OA系统提交《出差申请单》，注明出差目的地、往返时间、具体事由、预计行程安排及各项费用预算（包括交通、住宿、餐饮、市内交通等）。申请单需经直属部门负责人初审，审核内容包括出差必要性、行程合理性及预算合规性；单次预计总费用超过5000元或出差时长超过7天的，需提交分管副总经理审批；单次预计总费用超过2万元或涉及跨国际（含港澳台）出差的，须经总经理最终审批。因紧急任务无法提前提交申请的，须在出差开始后24小时内通过电话或即时通讯工具向直属上级及分管领导报备，并于返回后2个工作日内补填《出差申请单》，未补单或未及时报备的，相关费用不予报销。交通费报销按以下标准执行：交通工具选择须遵循“经济适用”原则，高管（总经理、副总经理级）可选择飞机头等舱/商务舱、高铁商务座、软卧；部门负责人（总监、经理级）可选择飞机经济舱、高铁一等座、硬卧；普通员工（主管及以下）仅可选择飞机经济舱（需提前15天预订，否则按高铁二等座标准报销）、高铁二等座、硬卧或长途汽车。乘坐飞机需提供电子客票行程单及登机牌（无登机牌的需提供航班动态截图）；乘坐火车、汽车需提供原始车票（电子票需打印并标注乘车人信息）；自驾出差的，须提前在《出差申请单》中注明“自驾”并经部门负责人批准，报销时按实际里程数（以导航软件记录为准）乘以1.2元/公里计算油费（含过路费），最高不超过同区间公共交通费用的120%。特殊情况下需升级舱位或选择更高等级交通工具的，须在《出差申请单》中注明原因并经总经理审批，报销时按实际费用扣除原标准费用后的差额部分由个人承担50%。住宿费实行“地区+职级”双限标准：一线城市（北京、上海、广州、深圳）高管上限1800元/晚、部门负责人1200元/晚、普通员工800元/晚；二线城市（省会及计划单列市）高管1500元/晚、部门负责人1000元/晚、普通员工600元/晚；三线及以下城市高管1200元/晚、部门负责人800元/晚、普通员工500元/晚。住宿需选择正规酒店（含连锁酒店、协议合作酒店），报销时须提供酒店开具的增值税发票（需注明住宿时间、房间数量及单价）、入住记录（酒店前台盖章的水单或APP订单截图），发票开具时间须与实际入住时间一致。两人及以上同行且性别相同的，须合住标准间（套房除外），报销总额不超过单人标准的1.5倍；异性同行或因工作需要单独住宿的，需在《出差申请单》中注明原因并经部门负责人批准。餐饮及市内交通费用采用“包干制+实报实销”结合方式：餐饮补贴按自然出差天数计算，一线城市150元/天、二线城市120元/天、三线及以下城市100元/天，无需提供发票；市内交通费（含公交、地铁、出租车）按50元/天包干，需提供至少30%的有效票据（出租车票需注明乘车时间及事由）。若因接待客户或参加会议产生餐饮费用，需单独填写《业务招待费申请单》并经分管领导审批，该部分费用不纳入餐饮补贴，且单次超过800元需总经理审批。出差期间因工作需要使用共享单车的，单次费用不超过5元可凭电子发票报销，单日累计不超过20元。所有报销单据须在出差结束后5个工作日内提交至财务部，逾期提交的需书面说明原因并经部门负责人签字确认，超过30天无合理理由的不予受理。报销时需将原始票据按费用类型分类粘贴，附《差旅费报销单》（需填写出差日期、地点、各费用明细及总额）、经审批的《出差申请单》及《出差总结报告》（需注明工作成果、行程执行差异及未达预期原因）。财务部门审核重点包括：票据真实性（通过税务系统查验电子发票）、金额准确性（与申请预算比对）、标准符合性（核对职级及地区标准）、逻辑一致性（行程时间与票据时间匹配）。审核中发现票据缺失、信息不符或超标准费用，财务人员需在3个工作日内反馈至报销人，报销人须在5个工作日内补充材料或调整金额，否则视为自动放弃该部分费用。特殊情形处理：因不可抗力（如台风、疫情、交通管制）导致行程变更或费用增加的，需提供相关证明（如航空公司延误通知、政府公告）并经总经理审批后，可报销额外产生的合理费用（如改签费、临时住宿费）；出差期间需前往多个城市的，住宿费按各城市实际停留天数分别计算，餐饮及交通补贴按最高标准城市执行；携带外部客户或合作伙伴出差的，其交通、住宿费用需单独列明并附合作协议或接待说明，经总经理审批后可全额报销，但客户住宿标准不得超过公司高管标准；出差当日往返且超过8小时的，可享受50%餐饮补贴及全额市内交通补贴；因工作需要延长出差期限的，需提前24小时提交《出差延期申请单》并经原审批人批准，未提前申请的延长期间费用不予报销。员工须对报销信息的真实性、准确性负责，若发现虚报、冒